Hogyan írjunk feljegyzést

Lépések szerkesztése

1. rész: A feljegyzés előkészítése

Ha valamilyen fontos dolgot (munkán keresztül) el kell mondania néhány embernek, akkor küldjön nekik egy emlékeztetőt. Még akkor is elküldheti azt egy személynek, ha az információ átadásának tényét dokumentálni kell.

• Mindazonáltal egyes esetekben jobb, ha csak a szükséges emberekkel beszélsz.
• Ezenkívül bizonyos információkat írásban nem lehet átadni. [2]

Ne használj informális nyelvet. A jegyzet nyelvének egyszerűnek, de hivatalosnak kell lennie. [6]

• Ne írjon ilyen megjegyzést: "Hello! Végül pénteken! Szeretnék elmesélni egy fontos kérdésről. "
• Ehelyett írj így: "Ez a megjegyzés tájékoztatni fogja Önt a 319-es projekt munkájának előrehaladásáról".

A szolgáltatás megjegyzésében tartsd be a semleges hangot - ne legyen túl érzelmes és szubjektív. Mindent megtesz annak érdekében, hogy támaszkodjon a tényekre és bizonyítékokra. [7]

• Például ne írj így: "Úgy gondolom, mindnyájan boldogabb leszünk, ha pénteken dolgozunk, amit akarunk."
• Ehelyett végezzen felmérést arról, hogy minden alkalmazott szeretne pénteken öltözni a mindennapi ruhájukban, és hogy ez hogyan befolyásolja a vállalati etikát.

Használjon jelzést. Ha bizonyítékot szeretne adni vagy hivatkozni szeretne a forrásra, győződjön meg arról, hogy a megfelelő kifejezéseket használja.

• Például: "Adataink szerint. "Vagy" Az elvégzett vizsgálatok azt mutatják. ”. [8]

Válassza ki a megfelelő betűtípust és méretét. A szervizjegyzetnek könnyen olvashatónak kell lennie, ezért ne használjon túl kicsi betűtípust; 11 vagy 12 a szabványos betűméret.

• Válasszon egy egyszerű betűtípust is, például a Times New Roman. Ne írja a jegyzetet egy vicces vagy frilly betűtípushoz, például a Comic Sans-t (nevetni fogsz, ha megcsinálod!). [9]

A szolgáltatási feljegyzések egy sornyi távolsággal vannak megírva. Hagyjon üres sort a bekezdések és a szakaszok között. [11]

• A bekezdésekben ne illesszen be. [12]

A megjegyzés megnevezése. Az üzleti levelezés általános gyakorlata a főbb dokumentumok.

• Például az oldal tetején írjon egy "Megjegyzés" vagy "Office-emlékeztető" -et. [13]
• A név középre helyezhető, vagy az oldal bal szélére nyomva. A legjobb, ha megnézzük a korábban kapott emlékeztetőket, és másoljuk a formátumot.

A jegyzet címzettjeinek listáján meg kell adni a teljes neveket és pozíciókat. Még akkor is, ha egy rövid lábad van a főnökeiddel, az üzleti levelezésben jobb, ha egy hivatalos hangnemben maradsz. Például "Vladimir" -nak nevezheted, amikor az irodájába lépsz, de a szolgálati jegyzetben "Dmitriev úrnak" vagy "Vladimir Nikolaevicsnek" nevezzük.

• Tartsa szem előtt ezt a jegyzet címzettjének összeállításakor - adja meg a teljes nevet és címet.

Ha levelet küldenek egy másik vállalat személyéhez, nagyon fontos meghatározni a kapcsolat megfelelő formáját. Szánj időt arra, hogy információt találj erről a személyről; valószínűleg a cégének honlapján is megtehető.

• Például ha egy személy rendelkezik doktori címmel, mindenképpen jelezze ezt.
• Ezenkívül feltétlenül keresse meg az adott személy által elfoglalt pozíciót, és jelezze a feljegyzésben.

A szolgáltatási feljegyzésekben általában nincs üdvözlet. De ha akarod, a jegyzet szövegét elkezdheti a "Kedves Mr. Dmitriev" vagy "Kedves Kollégák" -al. [17]

• A jegyzetnek rövidnek és tájékoztatónak kell lennie, így a üdvözlés elhagyható.

Írjon be egy bevezetőt a jegyzetbe. Ebben nyilvánvalóan írja le és küldjön emlékeztetőt.

• Például: "Írok. ”. [18] A feljegyzés nyitó részének tartalmaznia kell az általa tartalmazott információk rövid áttekintését. [19]

A bevezető résznek rövidnek kell lennie. Nincs szükség részletekre és egyéb részletekre.

• A bevezető rész több rövid mondatból áll (rövid bekezdés). [20]

Döntse el az alapvető információk bemutatásának stílusát. Ezt 2-4 bekezdésben kell feltüntetni. A prezentáció stílusa magától az információtól függ.

• Például a jelentések fontossági sorrendben vagy a folyamatok felosztása szerint adhatók meg. [21]

A szolgáltatási feljegyzést szakaszokra (bekezdésekre) kell felosztani, hogy az olvasó könnyen meg tudja osztani az információkat; Ezenkívül a részek segítenek nekik a fontos pontok azonosításában. [22]

Nevezzen minden egyes szakaszt; A bekezdés címének egyértelműen fel kell tüntetnie az abban foglalt információkat.

• Például törölhet egy megjegyzést a következő irodai lépésekről a következő szakaszokban: "Az iroda új helyzete", "Csomagolási eszközök és dokumentumok használati utasításai", "Mozgó ütemterv". [23]

Az egyes mondatok első mondata megmondja az olvasóknak, hogy mit fogunk megvitatni ebben a fejezetben. [24]

• A feljegyzés külön paragrafusait vagy részeit a vizsgált témakör konkrét pontjára kell összpontosítani. [25]

Fontos pontok kijelöléséhez hozzon létre egy listát vagy listát. Ez segít az olvasóknak a kulcsfontosságú pontokon való összpontosításra és az információk gyors olvasható és asszimilálására. [26]

A jegyzet mérete nem haladhatja meg az 1-2 oldalt.

• Ez a memória szabványos mérete egyetlen sornyi távolsággal és üres sorral a bekezdések között.

Ha szeretné, tegye a nevét vagy az aláírását a jegyzet végén (de ezt nem kell tennie). Ebben az esetben nézze meg a többi alkalmazotttól kapott emlékeztetőket.

• Ha aláírják a maradékokat (például: "Tisztelettel, Ivanov AA"), ugyanezt tegyék.
• Ha nem szeretne aláírni a jegyzetet, akkor a dokumentum végén a betűket is beillesztheti. [29]

Tegyen fel emlékeztetőt az alkalmazásokról, ha táblázatot, grafikonokat vagy jelentéseket csatol a jegyzethez. Ehhez a dokumentum végén írja például a "Függelék: 1. táblázat" c. Részt. [30]

• A mellékleteket feltétlenül fel kell tüntetni a feljegyzés fő szövegében. [31]
• Például, ha az új irodába való közelgő lépésről írsz, akkor írhatsz valami ilyesmit: "A negyedév végére kívánjuk befejezni a lépést. Lásd az 1. táblázatban részletes menetrendet. "