A nyilvántartó hivatalokban a nyilvántartásba vételre és könyvvizsgálatra vonatkozó könyvelési feltételek,
I. A nyilvántartásba vétel könyvének nyilvántartása és nyilvántartása
a polgári státuszt és a metrikus könyveket a hivatalban
1.1. Anyakönyvi vannak kiválasztva, folyóiratok könyvek időrendben anyakönyvi hivatal, amely tárolja a nyilvántartást a megyei (városi), és a régión belül abc sorrendben - a falusi tanácsok az emberek helyettesei.
A polgári jogi aktusok nyilvántartására szolgáló iratokat két példányban teszik közzé, amelyek közül az egyik az első példányt tartalmazza, a második pedig a polgári nyilvántartások második példányát tartalmazza.
Mindegyik könyvről 250-300 lap egy polgári státusú rekord egy naptári évben koncentrálódik. Ha egy év alatt egyfajta nyilvántartás kiderül, kicsi lesz, több évig engedélyezhető a jogi aktusok nyilvántartásba vétele.
1.2. Az első példányok könyvek polgári nyilvántartás, összeállított területén a kerületi (városi), beleértve a végrehajtó bizottságok vidéki (elszámolási) szovjetek, valamint nyilvántartások születések, tárolja az archív osztály (iroda) anyakönyvvezető a végrehajtó bizottság a kerületi (városi) Népi Képviselő Tanács.
A második példányt a könyv a regisztrációs cselekmények anyakönyvi és regiszterek születésszám összeállított Köztársaság területén, terület, régió, város (városok köztársasági alárendelés) tárolja az országos, regionális, tartományi, városi (városok köztársasági alárendelés) Anyakönyvi Hivatal levéltárában.
A metrikus könyveket rendszerezték és bontották az archív adattárakba a vallási istentisztelet korábbi egységeinek kronológiai sorrendjében.
1.3. Az első példány az alapvető rekordokat a dokumentumokat, amelyek alapjául szolgáló regisztrációs kapott a Szovjetunió Külügyminisztérium, tárolódnak az archívumban osztályának az anyakönyvvezető a végrehajtó bizottság a moszkvai városi tanács Népi képviselőház és a második példányt - az archívumban osztályának az anyakönyvvezető a végrehajtó bizottság a moszkvai Regionális szovjet Népi képviselőház .
1.4. A volt orosz konzuli hivatalok metrikus könyvei (1916-ig) a Leningrádi Népbiztos Városi Tanácsának titkárságának nyilvántartó hivatalának archívumában vannak tárolva.
Anyakönyvekben és könyvek polgári nyilvántartás, összeállított létrehozását megelőzően a szovjet hatalom konzuli intézmények polgári Lettország, Litvánia és Észtország, tárolja az archívumban a mindenkori vezetés köztársasági Anyakönyvi Hivatal szerint az Igazságügyi Minisztérium az uniós Köztársaságban.
Anyakönyvekben az orosz templomok Mandzsúriában időszakban 1901-1921 tárolja az archívumban osztályának az anyakönyvvezető a végrehajtó bizottság a Primorszkij regionális Tanács a Népi Küldöttek.
Anyakönyvekben örmény egyházak Kars régió Surmali megye forradalom előtti Oroszországban tartják az archívumban a Nemzeti Civil nyilvántartó Hivatal Igazságügyi Minisztérium Örményországban.
Az első példányok nyilvántartások születések ezred egyházak, egyházi, templomok, mecsetek és zsinagógák elkészített területén a kerületi (városi), amelyek az archívumban tárolt részleg (iroda) anyakönyvvezető a végrehajtó bizottság a kerületi (városi) A Tanács a Népi Küldöttek, a második példányt - a nemzeti, regionális, regionális, városi (republikánus alárendeltség) városok archívuma.
1.5. A polgári jogi aktusok nyilvántartásának könyvei szükségszerűen összefonódnak és egy egyszerű fekete ceruzával vannak számozva.
Minden polgári helyzet nyilvántartási könyve a jóváhagyott űrlap alapján megfelelő címlapon kezdődik <1>.
<1> A címlap formája csatolt - 1. számú melléklet.
A címlap után a könyv tartalmát a melléklet tartalmazza <2>. A tartalomjegyzék abc sorrendben megadott nevek kerületek, városok, falu, város tanácsa, amelynek tagjai az anyakönyvi és lapszám a könyv, ha a nyilvántartások által összeállított anyakönyvvezető hatóságai kerületek, városok, végrehajtó bizottsága falusi tanácsok.
<2> A könyv tartalmának formáját csatolják - N 2. Függelék.
A fenti kötet gerincén fel van tüntetve a polgári státuszról szóló nyilvántartás típusának hagyományos jele <3>, a nyilvántartások kezdeti és végső időpontja, a könyvek száma a nyilvántartás szerint, a nyilvántartások összeállításának körzetek (városok) nevei.
<3> Feltételes jelek csatolva - 3. számú melléklet (nem látható).
A könyv végén egy külön üres lapon egy szó szerinti felirat, amelyben a számozott oldalak számát ábrák és szavak jelzik.
Az igazoló feliratot alá kell írni a nyilvántartó hivatal (iroda) vezetője vagy a nyilvántartó hivatal vezetője, és le kell zárni. A könyv véglegesítése után a nyilvántartásba bejegyezték a nyilvántartásba vételt és a nyilvántartást <4>.
<4> A könyvek könyve mellékelve van - 4. számú melléklet (nem látható).
1.6. Osztályok (iroda) anyakönyvvezető a végrehajtó bizottságok kerületi (városi) szovjetek és a végrehajtó bizottságok falusi tanácsok az emberek helyettesei, elérve a rekord az anyakönyvi törvény a születés, a halál, a házasság és a válás, feltétlenül töltse ki minden írjon kártyát két példányban <5>.
<5> A kártyák formáit csatolják - N 5., 6., 7., 8. függelék (nem látható).
Az egyik példányt a kártyán tárolt részleg (iroda) anyakönyvvezető a végrehajtó bizottság a kerületi (városi) A Tanács a Népi Küldöttek, a másik küldött a köztársasági, területi, regionális, városi (városok köztársasági alárendelés) archív hivatalvezető együtt a második példányt a dokumentumfilm rekordokat.
A kártyák az alfabetikus kártya fájl egészének összeállítására szolgálnak a körzet, a város, a régió, a szél, a köztársaság körül.
Az anyakönyvi elfogadásának (örökbefogadás) jár apasági eredetű, nevét és apai az osztály (iroda) anyakönyvvezető a végrehajtó bizottság a kerületi (városi) A Tanács a Népi Küldöttek és a nemzeti, regionális, tartományi, városi (városok köztársasági alárendelés) A nyilvántartó hivatal archívuma betűrendes könyv <1>.
<1> Az ábécéi könyvben feltüntetik azon személy (személyek) vezetékneve, neve és utóneve, amelyen az írásmód, a tanúsítvány nyilvántartási száma és a nyilvántartásba vétel dátuma szerepel.
1.7. A polgári nyilvántartási könyvek és a metrikus könyvek biztonságának biztosítása érdekében mikrofilmek lehetnek.
II. A polgári nyilvántartási könyvek tárolási feltételei
állami és metrikus könyvek, valamint a rend
átvitelük az állami archívumba
2.1. Book of civil regisztrációs születések és tárolják a részlegek (iroda) anyakönyvvezető a végrehajtó bizottság a kerületi (városi) szovjetek, és a levéltár az anyakönyvvezető 75 év elteltével az előkészítése.
Végén 75 éves az első példányok könyvek regisztrációs cselekmények anyakönyvi és regiszterek születések részlegek (komódok) az anyakönyvi cselekmények a végrehajtó bizottság a kerületi (városi) A Tanács a Népi Küldöttek kerülnek a köztársaság, a területi, regionális, városi (városok köztársasági alárendelés) archív anyakönyvvezető.
Archív anyakönyvvezető befejezi a könyvet hiányzó bejegyzéseket, és felváltja a javíthatatlanul sérült bejegyzéseket a könyv kapható rendszerleíró fájlt, feldolgozás után a könyveket szerint az alapvető rendelkezéseket az egységes állami ügykezelő rendszer (EGSD) továbbítja azokat az elhelyezésre kerülő Országos Levéltár.
2.2. Republikánus, területi, regionális, városi (városok köztársasági alárendelés) Anyakönyvi Hivatal levéltárában át a Állami Levéltár a könyv polgári nyilvántartás a születések és a leltár a jóváhagyott formában <2> és jóváhagyott formában elfogadja a szállítást <3>.
<2> A leltár formanyomtatványa mellékelve van - 9. számú melléklet (nincs feltüntetve).
<3> A könyvek kézbesítési igazolásának formája csatolva van - 10. számú melléklet (nem látható).
Az állandó tárolási dokumentációs anyagok jegyzékét négy példányban állítják össze, és a szakértői ellenőrző bizottság elnöke jóváhagyja.
Az állami archívum anyagátvételének igazolása két példányban készült.
A leltár három példánya és egy tanúsítvány egy példánya az állami archívumban marad, a leltár negyedik példánya és a tanúsítvány második példánya visszaadható a nyilvántartó hivatalnak.
A nyilvántartásba vételi és a könyvvizsgálati könyveket a nyilvántartó hivatal segítségével kell az állami archívumhoz továbbítani.
2.3. A polgári nyilvántartási könyvek és a metrikus könyvek államarchívumra való átruházását követően a nyilvántartó hivatal nyilvántartásában lévő könyvek fennmaradó második példányai megsemmisülhetnek. Törvény elosztásáról a megsemmisítése a könyvek a polgári regisztráció és a regisztrációs könyvek által jóváhagyott a fejét a republikánus vezérelt nyilvántartó hivatal vezetője a nyilvántartó hivatal a Miniszterek Tanácsa Autonóm Köztársaság, a végrehajtó bizottság, regionális, városi (városok köztársasági alárendelés) A Tanács a Népi Küldöttek.
2.4. Amikor felhívja a polgárok számára, hogy a levéltár nyilvántartási hivatal a kiadását ismételt bizonyíték abban az esetben, ha a cselekmény az anyakönyvi már át tárolásra az Állami Levéltár, az anyakönyvvezető archív kérések a közlevéltár a megfelelő példányt a anyakönyvi törvény, amelyben a kiállított tanúsítványt, és kiadja a kérelmezőnek.
III. A nyilvántartó hivatal archívumai
3.1. A polgári státuskönyvek, valamint a metrikus könyvek biztonságának és a szükséges munkakörülmények megteremtésének biztosítása érdekében a ZAGS archívum egy speciálisan felszerelt helyiséggel rendelkezik.
Az archívumot el kell különíteni más helyiségekből és az egészségügyi és műszaki kommunikációból, száraznak és garantálni kell az áradásoktól.
A nyilvántartásba vételi könyvek és a metrikus könyvek tárházait leválasztják az archív munkateremből. Az archívumok első emeleti ablakai fémrácsokkal vannak bezárva.
A kályhák és kémények telepítése az archívumban nem engedélyezett.
Mesterséges világítás csak elektromos.
Az archívumok számára fenntartott helyiségeknek meg kell felelniük az aktuális tűzvédelmi előírásoknak.
A padlás archívumaként történő felhasználása és a pincék levéltári anyagainak tárolására szolgáló nem igazított adatok használata tilos.
Hiányában a különleges létesítményeket az archív osztály (iroda) anyakönyvvezető a végrehajtó bizottság a kerületi (városi) A Tanács a Népi Küldöttek a könyv polgári nyilvántartás születések és tárolni kell a fém szekrények.
3.2. A penészgombával borított dokumentumokat elszigetelik és fertőtlenítésre küldik. A polcokat, amelyeken az érintett anyagokat tárolták, és a polcok közelében lévő falak területét 3% -os formalinoldattal mossák és szárítják.
3.3. Archives vannak felszerelve fém állványok. Polcok vannak szerelve távolságban a 10 - 15 cm-re a falakon; Ha a végén a polcok mellett a falak, meg korlátokat, amelyek nem teszik lehetővé stack könyvek polgári nyilvántartás egy falhoz. A távolság a padlótól az alsó polcon a rack legyen 10 - 15 cm magasságú állvány -. 2,2 méter, a távolságot a polcok - 40 cm. A szélessége fő folyosókon közötti állványok lehet akár 1 - 1,2 m, a fennmaradó részeket - 70-80 cm ., hogy csökkentse a fény hatására a levéltári polcrendszerek könyvek ajánlott telepíteni falak merőleges fal között, a ablaknyílások.
A helytakarékos archiváláshoz ajánlott a mobil fém állványok használata.
IV. A polgári nyilvántartási könyvek tárolására vonatkozó rendszer
állami és metrikus könyveket a nyilvántartó hivatalok levéltárában
4.1. Az archívumban speciális tárolási mód van beállítva, azaz bizonyos technikai, egészségügyi és higiéniai feltételek, amelyek biztosítják a polgári státusz és a metrikus könyvek nyilvántartási könyvének legjobb biztonságát, valamint a velük szükséges munkakörülményeket.
4.2. Az archívumokban ajánlott állandó hőmérsékletet fenntartani +14 és +20 ° C között, a levegő relatív páratartalma 50 és 60% között.
A szabályozás a hőmérséklet és a páratartalom a archívumkészlet hőmérő és páratartalom vagy pszichrométerek szerint jelzések, amelyek intézkedéseket hoznak, hogy a normál hőmérséklet és páratartalom.
4.3. Az archívumok védelme porból szükséges:
a) biztosítsa az archívumok maximális tömítettségét és a szellőzőrendszert porszűrőkkel felszerelve;
b) rendszeresen porszívóval porszívózni és nedves tisztítással 1% formalinoldattal nedves padló tisztítására legalább hetente egyszer;
c) Az ablakok és ablakok archívumának szellőztetése közben húzza meg gézzel, 50% -os glicerin oldattal nedvesített állapotban, és alaposan ki kell húzni;
d) az archív szoba gondos feldolgozására havonta kerül sor egy egészségügyi napra.
4.4. Az archívum helyisége tiltja a dohányzást, a fűtőkészülékek használatát és az idegen tárgyak tárolását.
4.5. Az archívum ajtaja nyitva van, lezárva vagy lezárva a nem munkaidő alatt. A pecsétet vagy pecsétet a nyilvántartó hivatal vagy az archívumért felelős alkalmazott archívuma tartja; Az archívumot kinyitják és bezárják jelenlétükben; az archívum (óvja, riasztás) külső védelme kötelező.
4.7. Abban az esetben, tűz, árvíz vagy egyéb természeti katasztrófa, valamint például rosszindulatú behatolás archív illetéktelen személyek kell elkészíteni részvételével képviselői az illetékes hatóságok (tűzoltóság, belügyeibe, műszaki ellenőrzés, nyilvántartás, stb), és védelmi intézkedések levéltári anyag.
4.8. Megfelelő könyvek tárolási feltételek polgári regisztráció és a regisztrációs könyvek levéltárában részleg (iroda) anyakönyvvezető a végrehajtó bizottság a kerületi (települési) tanácsai emberek helyettesei, a regionális, tartományi, városi (városok köztársasági alárendelés) levéltári nyilvántartó hivatal terheli a végrehajtó bizottság a mindenkori szovjet Népi képviselőház , a nemzeti levéltárak a regisztrációs iroda - a Miniszterek Tanácsának az autonóm köztársaságok, valamint a szövetségi köztársaságokban nem oszlik tartományok, - az Igazságügyi Minisztérium az uniós ÁLLAMI köztársaságok.