A költségvetés túllépése 10% -kal - mit tegyünk?
Brad Egland
A projektmenedzsment pénzügyi szempontja kétségtelenül összetett. A minap olvastam egy közös projekt 107000000. kormány és az IBM a Pennsylvania állam, amely zárva volt túllépése miatt a költségvetés 57% -kal. Szörnyen hangzik, de a helyzet teljesen valós, ha nem fordít elég figyelmet a költségvetésre. És ez nem számol több száz olyan tényezőre, amelyek jelentősen befolyásolhatják a projekt pénzügyi "egészségét".
Először is, beszéljünk a projekt sikerességének kritériumairól, és mi is elfogadható a költségvetés feleslegében. Van költségküszöb a szervezet számára? Számomra és azokkal a vállalatokkal együtt, akikkel együttmûködtem, a munka végén 10% -kal meghaladta a költségvetést. Bizonyos esetekben előfordul és felette, de személyesen nem próbálom alacsonyabban csökkenteni a sávot. Kezdjük 10% -ot - te és a projektmenedzsment osztályod megfélemlíted ezt az értéket?
Tartsa szem előtt a költségvetést, és ne lépje túl a költségeket több mint 10%
Úgy vélem, hogy a projekt nagyon fájdalommentes, hogy túlélje a becslést 10% -kal. Ennek a rendelkezésnek a megszüntetése esetén némi menedzsment és csapatmunka szükséges, talán még az ügyfél is - de általában ez mindig lehetséges. És, ha sikerül a projekt költségvetésének, amilyennek lennie kell - megjósolni és finomítani előrejelzések minden héten, hogy a legfrissebb adatok a pénzügyi kimutatások - csak ahhoz, hogy megértsük, milyen szinten van, és ügyeljen arra, hogy ne lépjék túl a 10% -ot ( a vis maior kivételével).
Tegyük fel, hogy minden jól megy, és bármely feltétel mellett elfogadható 10% -ot meghaladó mértékig tarthat. Az aktuális adatok alapján előrejelzést készít, és úgy tűnik számodra, hogy ez a mutató nem változik a munka befejezéséig. Megtennék mindent, hogy csökkentse ezt a százaléket?
A végén, arra kell törekednünk erre - nem tudja megjósolni, hogy milyen egyéb előre nem látható körülmények beavatkozhat a pénzügyi állapotát a projekt, súlyos problémákat okozva. Be kell készíteni arra, hogy ilyen körülmények között a projekt végén, ha nincs ideje a korrekciós intézkedéseket. Próbálja meg most megvédeni a projektet. Véleményem szerint három kulcsfontosságú módszer van, amelyek segítenek abban, hogy a projektet az eredeti terv szerint visszaadja a főáramba.
1. Vizsgálja meg az eredeti munka lehetséges változásait
Ez nem könnyű, mert az ügyfelek nem szeretik megváltoztatni kezdeti terveiket. Ha azonban látni fogja a lehetséges opciókat, képzeld el őket kedvező fényt a projekt nagyobb pénzügyi haszna tekintetében. Ha a helyzetértékelés az ilyen változások helyes változása után válik, növeli a bevételeket és a nyereséget, és lehetővé teszi, hogy a költségvetést összhangba hozza a tervvel. Nem is képzelheti el, hogy ezek a változások mennyire befolyásolhatják a projekt pénzügyi helyzetét.
2. Release források
Ha csapatának egy része alulterhelt, szabaddá tegye őket a projekten való munkától. Hetente, a projekthez néhány extra munkaórát jelentenek, ami szintén költségvetési túllépéshez vezethet.
3. Vegyünk kevesebb időt a projekt irányítására
Végül találtam egy másik hatékony módszert a költségek csökkentésére: tartsd távol a távolságot. Időm fizeti az egyik legmagasabb arány, ezért kiadások a projekt menedzsment nem több, mint 4-5 órát egy héten, azt jelentősen csökkentheti a költségeket. Ha távolról kezelheti a projektet, anélkül, hogy elveszítené a hatékonyságot és felügyelné a helyzetet, használja ezt a módszert.