Word processzor
TEXT PROCESSOR WORD. A FORMÁK KÉSZÍTÉSE ÉS A DOKUMENTUMOK MEGSZÜNTETÉSÉRE VONATKOZÓ TECHNOLÓGIA
Az űrlapokat úgy tervezték, hogy a sablonok előkészítésével csökkentse a tömeges alkalmazások feldolgozásához szükséges munkaerőköltségeket. Az űrlap konstans (változatlan) és változó (változó, amikor adatok beírása) része a dokumentumoknak.
Az űrlap tartalmazhatja:
- tetszőleges szöveg;
- grafikák (rajzok, ábrák);
- szövegmezők (szöveg, dátumok, számított értékek);
- mezők listákkal (előre javasolt alternatívák kiválasztása);
- kapcsolók (mezők jelzővel a szöveges vonalak vagy futó makrók kívánt értékeinek jelölésére).
Mindezen elemekhez használhatja a normál formázást.
A változó mezők (szöveg, lista, jelölőnégyzetek) testreszabhatók az Űrlapok eszköztár űrlapmezőjén található Beállítások gombra kattintva. Egy mező számára megadható az alapértelmezett mezőben megjelenő típus, formátum és szöveg. A mezők az állapotsoron megjelenő súgószövegekkel vagy az F1 gomb megnyomásával vagy mindkét esetben különféle szövegekhez kapcsolhatók.
Az űrlap létrehozása után be kell állítania annak védelmét, hogy megakadályozza az állandó rész megváltoztatását (csak a változó mezőkben adhat meg adatokat). Jelölést adhat a védelem megszüntetéséhez.
A képernyőn megjelenő űrlapminták mezők kiemelve jelennek meg. Űrlap-sablon nyomtatásakor nem láthatóak.
Néha meg kell adni egy összetett dokumentumot, amely tartalmazza a fő szöveget, változások nélkül vagy bizonyos számú ügyfél számára szánt kis változtatások esetén, valamint egy változó változatot tartalmazó forrás, amely minden kliens számára egyedi. Az ilyen dokumentumok automatikus létrehozásának folyamatát egyesítő dokumentumoknak nevezzük.
Az állandó információ és a forrást tartalmazó fő dokumentum - a változó információ adatbázisa - összevonásának informatikai eszköze kényelmes, amikor ugyanolyan típusú dokumentumokat nyomtat, vagy e-mailen vagy faxon eljuttat.
- Alapdokumentum (formanyomtatvány, formanyomtatvány, levél, utasítás), amelynek szövegében a helyettesítés vagy egyesülés különleges területei szerepelnek;
- egy adatforrás, vagyis egy fájl, amely minden ügyfél számára személyre szabott információkat tartalmaz. A forrás lehet relációs adatbázis (lista) a különböző szoftvereszközök vezérlése alatt.
Egyesíti a dokumentumokat az Eszközök menü Merge parancsával.
Az egyesítés folyamatát három szakaszban végezzük:
1. A fő dokumentum előkészítése. A fődokumentum elkészíthető:
Az egyesítés fő dokumentuma új ablakban hozható létre, vagy meglévő Word-dokumentumot használhat.
Az Összefonódás parancs végrehajtása után ugyanaz a párbeszédpanel jelenik meg a képernyőn. Ugyanaz az ablak jeleníthető meg a "Create File" (Fájl létrehozása) parancs és a "Mail and Faxes" (Levél és faxok) fülön a Mail Wizard (Levélvírus) választásával. A megjelenő ablakban jelölje be az Egyesítendő betűk lehetőséget. Az utóbbi kiválasztásakor megjelenik az Egyesítés ablak.
Az Egyesítés ablakban kattintson az Új gombra, és válassza ki a fő dokumentum típusát a felbukkanó menüből. Most a fődokumentum hozható létre, de összeolvadási mezők nélkül, amelyek az adatforrás létrehozása után válnak elérhetővé.
2. Az adatforrás előkészítése.
Az adatforrás a fő dokumentum egyesítés értékét tartalmazza. A leggyakrabban használt források a Word táblázatok, az Excel táblázatok, az Access adatbázisok stb. Az új források létrehozhatók táblázatos struktúrájú vagy lekérdezett Word szöveges dokumentum formájában a Microsoft Queryben.
Miután rákattintott az Adatbevitel gombra a felbukkanó menüből, jelölje ki az adatforrást. Megállapítja:
- Adatforrás létrehozása - ha új adatforrás készült az egyesítéshez;
- Nyílt forráskódú adatok - ha létező adatforrást használ.
Egy új adatforrás csak Word szöveges dokumentum formátumban hozható létre.
Ha meglévő fájlt használ adatforrásként, adja meg a fájlnevet, az adatformátumot, a fájlkonverziós módot.
Ha az első szakasz átugrása az egyesítés előkészítése során, akkor kattintson a Szerkesztés gombra, menjen a fő egyesítésű dokumentumba, és helyezze el mind a tartós információkat, mind a mezőt. A parancs végrehajtásakor megjelenik az egyesülési eszköztár. A panel gombjaival beállíthatja a fő dokumentumot és az adatforrást, valamint kezelheti az egyesítés folyamatát.
A fődokumentum egyesítéséhez az adatforrással kattintson a Merge (Merge) eszköztár Merge (Merge) gombra. Az egyesítés folyamatának ellenőrzéséhez kattintson a Hibakeresés gombra, és adja meg az ellenőrzés módját:
- csak hibajelentést készítsen;
- összetett dokumentum létrehozása, a hibák jelentése a felismerések során;
- összetett dokumentum létrehozása és hibák bejelentése.
Az egyesítés eredménye a fő dokumentum típusa: a nyomtatott dokumentum vagy fájl, az e-mail üzenet, a fax az Összefonódás a listában található Célablakban van kiválasztva.
Ha az összetett dokumentumok kimenete e-mailen vagy faxon történik, akkor további konfigurációt hajtanak végre. Az egyesítés dokumentum külön e-mail üzenetként vagy szöveges üzenetként beágyazott Word-dokumentumként is elküldhető.
Fõdokumentum létrehozásához használhatja az összes rekordot vagy a forrásfelvételek egy részhalmazát egy adott számtartományban. A forrásfelvételeket a feltételeknek megfelelően kiválaszthatja - a Felvétel kiválasztása gomb megnyitja a feltételek ablakot. Az egyedi feltételek logikai operátorokkal és / vagy kapcsolódhatnak egymáshoz.
A kimeneti összetett dokumentumok rendelése a Rendezési lapok lapon megadhatja a mezőket és a rendezés irányát - a megadott mezők növekvő / csökkenő sorrendjében.
Az egyesüléshez készített fő dokumentum lehetővé teszi a fordított átalakulást - egy szabályos Word dokumentumba. Ehhez az Összefonódás párbeszédpanelen válassza a Fő dokumentum lehetőséget, és válassza a legördülő listából a Konvertálás a sima dokumentum pontot.
Feladatok és tesztek a témában "Szövegszerkesztő: Formák létrehozásának és dokumentumok egyesítésének technológiája"
Tanórák: 2 Feladatok: 9 Vizsgálatok: 1