Számviteli dokumentumok vezetése
Általános szabályként a feldolgozott elsődleges dokumentumok, amelyek egy adott számviteli nyilvántartásba tartoznak (pl. Készpénz-nyilvántartások, banki dokumentumok), elkülönített mappákban vannak elrendezve időrendi sorrendben.
A 402-FZ törvény 29. cikkében foglaltaknak megfelelően a számviteli szolgáltatásban keletkező, a benne létrehozott és felhalmozódott dokumentumok megőrzése érdekében eltérő célra van szükség.
- Elsődleges számviteli dokumentumok jelennek meg, számviteli (pénzügyi) kimutatások ellenőrzési jelentéseket kell tartani az ő gazdasági egység határidőn belül megfelelően létrehozott vállalati szabályok állami levéltár, de nem kevesebb, mint öt évvel a bázisévhez képest.
- Dokumentumok számviteli politika, a szabványok a gazdálkodó és egyéb kapcsolódó dokumentumok szervezését és fenntartását számviteli nyilvántartás, beleértve az eszközöket reprodukciót elektronikus dokumentumok és hitelesítése elektronikus aláírás kell tartani a gazdasági alany legalább öt éven belül, amelyben hogy a legutolsó számviteli (pénzügyi) kimutatásokat összeállították.
- A gazdasági egységnek biztosítania kell a számviteli dokumentumok biztonságos tárolási feltételeit és a változásokkal szembeni védelmet.
- A cég vezetőjének megváltoztatásakor biztosítani kell a számviteli dokumentumok átadását. A könyvelési dokumentumok átruházásának sorrendjét a vállalat határozza meg önállóan.
Elsődleges dokumentumok, számviteli nyilvántartások, számviteli beszámolók és mérlegek áthelyezés előtt a levéltár kell tárolni a beszámoló külön helyiségekben, vagy zárt szekrényben felelőssége mellett a felhatalmazott személyek által a főkönyvelő.
A szigorú elszámoltathatóság formáit biztonságban kell tartani széfeken, fém szekrényekben vagy speciális helyiségekben.
A készpénzes megbízásokat, az előzetes jelentéseket, a kapcsolódó iratokkal kapcsolatos bankszámlákat időrendi sorrendben kell kiválasztani és összefonódni.
A különféle dokumentumok (munkaszámok, váltási jelentések) megtarthatatlanok maradnak, de mappákba kerülnek, hogy elkerüljék veszteségüket vagy visszaélésüket.
Az elsődleges dokumentumok, számviteli nyilvántartások, számviteli beszámolók és egyenlegek megőrzése, nyilvántartásba vétele és az archívumba való átvitel a cég fő könyvelője.
A dokumentumok tárolási idejétől függően a következő tárolási típusokat különböztetik meg:
Az aktuális (ideiglenes) tárolás azt jelenti, hogy a dokumentumok végrehajtása megtörténik, de bizonyos körülmények között ismét szükségesek a tanulmányok, a tisztázások vagy az újbóli vizsgálat elvégzéséhez. A folyószámláról vett dokumentumok tárolását archiválásnak nevezik.
Dokumentumok átvitele az archívumba
A cég archívuma állandó és átmeneti (több mint 10 éves) tárolási esetekkel egészül ki.
A cég elektronikus dokumentumai csak akkor kerülnek archiválásra, ha már nem használják az operatív munkát. Az elektronikus médiában lévő dokumentumok kiválasztásához hozzon létre egy szakértői megbízást. A továbbított elektronikus dokumentumok kiválasztásakor
archív tárolásra a szakértői bizottságot a következő kritériumok vezérlik:
- a dokumentumok jelentőségét, teljességét (teljességét);
- a dokumentumok hitelessége (teljesség és megbízhatóság);
- a dokumentumokban az információk megkettőzésének hiánya.
Küldje el a szöveges elektronikus dokumentumok archiválását a cégnek PDF / A formátumban kell lennie. Szintén legalább ötévente egyszer meg kell vizsgálnia az elektronikus dokumentumok fuvarozói státuszát, és hogy a dokumentumok maguk is reprodukálhatók-e.
A dokumentumok az állami vagy az önkormányzati archívumban tárolási szerződés alapján is átruházhatók.
A fegyelmi büntetésekről, az éves fizetett szabadságról, a tanulmányi szabadságról, a szolgálati és a rövid távú üzleti utakról szóló rendeleteket legalább öt évig megtartották.
Azok a bizonylatok, amelyek megerősítik a biztosítási díjak kiszámítását és kifizetését a költségvetésen kívüli forrásokból, a biztosítót hat évig meg kell őrizni.
A dokumentumok tárolásának határidejét követően azokat el kell pusztítani.
Dokumentumok megsemmisítése
Dokumentumok kiválasztása a szakértői bizottság elpusztítására. A szakértői bizottság magában foglalhatja a társaság alkalmazottait (titkár, könyvelő, tisztviselő stb.).
A dokumentumok megsemmisíthetők a következőképpen:
- Átszállítás az újrafeldolgozáshoz (selejtezés). A feldolgozásra (ártalmatlanításra) szolgáló okmányok átruházása, a hajóraklevél kiadása, amely tartalmazza az átadás napját, az értékpapír súlyát és számát;
- önmegsemmisítő dokumentumok - égetés, aprítás aprító stb.
A megsemmisítés módját a törvény tartalmazza.
Könyvelés Szakmai Press