A mappa fedőlapjának elkészítése
Tárolja az 5 éves EK-t.
A fájlmappákban lévő fájlok végrehajtása sajátos sajátosságokkal bír. Az ilyen mappát ismételt felhasználásra szánják, így az ügy dokumentumairól szóló valamennyi információt egy rövid formában egy eltávolítható szórólapra rögzítik, amelyet egy speciális "zsebben" helyeznek el a borító borítóján. Ezek a "zsebek" különböző méretűek lehetnek: a gerinc tetején lévő kis cellától a mappa gyökér teljes formátumáig.
Dokumentumok és fájlok online tárolása
A fájlok archívumban történő benyújtását megelőzően nyilvántartásaikat az esetek nómenklatúrájának megfelelően tartják; az esetek jelenlétének és előkészítésének tükröződnie kell az átvételi és szállítási cselekményekben, amikor a strukturális egységek irányítása megváltozik.
A tokokat zárható irodai szekrényekben kell elhelyezni. A dokumentumok keresési sebességének javítása érdekében az esetek sorrendje szerint az esetek nómenklatúrája szerint, függőlegesen, balról jobbra, felülről lefelé, és a gyökérvonalak kifelé. A használat gyökerét az esetek digitális feljegyzése jelzi. A szekció nómenklatúrájának másolata a kabinethez van csatolva.
Üzleti szükségesség esetén az ügyvezetés engedélyével az ügyek ideiglenes felhasználásra állíthatók a vállalkozás egyéb strukturális alosztályaiba és a külső szervezetekre. A kibocsátott ügyre - helyettes esetre kártyát állítanak ki.
A külső szervezetek esetében az esetek a törvények szerint kerülnek kiadásra.
Kivételes esetekben az állandó tárolásról szóló dokumentumok lefoglalása kivételes esetekben engedélyezett, és a vállalkozás vezetőjének engedélyével a dokumentum hitelesített másolatának és az eredeti példány kiadásának indokairól szóló jogi aktus esetén el kell hagyni.
Dokumentum információk. amelyet automata dokumentációban gépi olvasható formában használnak, a merevlemezen 365 nappal a számítógépbe való belépés után kell tárolni. Az időszak lejártát követően az adatokat áthelyezik egy hajlékonylemezre vagy mágneses szalagra.
A hajlékonylemezen tárolt adattárolási periódust az állami bizottságok, minisztériumok, minisztériumok és egyéb intézmények, szervezetek, vállalkozások tevékenységi körében kialakított szabványdokumentumok szerint állítják be, a tárolási időszakokat jelző (M. 1989). Ha a tárolási időtartam meghaladja az 5 évet. tanácsos az információ lefordítása papírra.
A szerkezeti egységek alkalmazottai személyes felelősséget vállalnak hivatalos dokumentumaik biztonságáért.