Hol és hogyan tárolja a dokumentumokat
I. Sokolova
Hol és hogyan tárolja a dokumentumokat
A szervezet levéltárakba történő átvitelének előkészítése a főbb szakaszokra oszlik:
- ügyek kialakulása;
- ügyek nyilvántartása;
nbsp-; a dokumentumok értékének vizsgálata.
Az ügyek kialakulása az évnek az aktuális naptári évre (az esetek kivételével, amelyek egy éven belül nem teljesített dokumentumokat tartalmaznak) kezdődik, az esetek jóváhagyott nómenklatúrájának megfelelően.
A dokumentumok az esetekben a tárolási feltételeknek megfelelően alakulnak. Azok a dokumentumok, amelyek hosszú távúak - több mint 10 évig - a tárolási időszakot a jövőben archiválni és átruházni az állami tárolásra. Ilyen dokumentumok a következők:
- a munkaszerződések és a hozzájuk kapcsolódó kiegészítő megállapodások;
- szerződéses megállapodások;
- a számla könyve, a dolgozók átvétele, áthelyezése;
- személyzeti megbízások (befogadás, átutalás, elbocsátás, bónusz);
- a személyzeti táblázat;
- személyi kártyák (f.T-2) alkalmazottak;
- a munkavállalók személyes adatai;
- veszélyes munkakörülmények között termelt munkavállalók jegyzéke;
- a káros foglalkozásokban dolgozó munkavállalók tablettái és felszerelései;
- munkahelyi balesetek esetén jár el;
- az alkalmazottak személyes számlái vagy a fizetési bérszámfejtések nyilvántartása.
A dokumentumok értékének vizsgálata során a lejárt tárolási időszakokkal rendelkező eseteket megsemmisítésre szánják, és az állami tárolásra való átirányításra kerülnek.
Dokumentumok betétek, kialakult az ügyben, és feltéve, hogy teljes regisztráció: bejelentés esetén, vagy burkolat, számozás lapok elkészítése megbízhatósági címkék üzlet, elkészítése belső nyilvántartási dokumentumok nyilvántartása az elemtartó fedelét.
A tárolás feltételeitől függően az esetek teljes vagy részleges nyilvántartása kerül végrehajtásra. A teljes esetek állandó, átmeneti (több mint 10 éves) tárolásra és személyzetre vonatkoznak. Esetekben átmeneti (legfeljebb 10 éves) tárolás alá részleges távolság, miközben nem szabad folytatni peresistematizatsiyu dokumentumok valójában nem számozott lapokat és az ügy nem lesz megbízhatósági felirattal.
Sajnos, amikor eljutnak az állami archívumhoz, a dokumentumok eltérő, gyakran rendezetlen állapotban vannak, ami jelentősen csökkenti informatív értéküket és a teljes körű használat lehetőségét.
Ebben az esetben az archívum munkatársai kénytelenek lesznek megkezdeni munkájukat az esetek további értékesítéséhez az értékük vizsgálatából, az eset újbóli kialakításában és a létező tudományos és referencia berendezés fejlesztésében vagy fejlesztésében.
Ezek a tényezők meghatározó szerepet játszanak az állami levéltárak megpróbálásában a nyilvántartáskezelés kezdeti helyes megfogalmazásáért, szervezéséért és kezeléséért, valamint a dokumentumok aktuális dokumentumok tárolásának egyszerűsítésében.