Hogyan kell dolgozni a pr-ügynökséggel?
Nem titok, hogy a PR-ügynökségek professzionalizálása, függetlenül a "promóció" mértékétől, néha sok kívánnivalót hagy maga után.
Ezen a területen, amelyet nehéz mérni, nagyszámú PR'a pihenőhajó elvált. Ezért sokan inkább rendszeres pr-menedzserekkel dolgoznak. ami sokkal olcsóbb és. sokkal kevésbé hatékony.
Munka pr-ügynökséggel. meglehetősen nyereséges lehet. Elég, hogy megtudja az alapvető szabályokat.
Határozza meg pontosan, hogy mit szeretne
A legnehezebb dolog az, hogy megértsd, mit akarsz elérni. Nagyon gyakran a vállalat menedzsmentje még csak nem is nagyon feltételesen fogalmazza meg céljait. Gyakran van olyan helyzet, amikor a különböző felsővezetők átgondolatlanul ellentétes célokat és célokat mutatnak be. Ennek eredményeképpen a vállalat céljának megfogalmazása olyan bérelt PR-ügyintézőkhöz van rendelve, akik nagyon bizonytalan elgondolással rendelkeznek az Ön vállalkozásának sajátosságairól.
Valószínűleg próbálják "kérni" neked, rengeteg időt fognak eltölteni, kerékpározni, amikor már dolgozhatnak az Ön számára. És még mindig nem tud megfogalmazni egy 100% -os meccset a célod ötletével. És ez nem feltétlenül jelenti a szakszerűtlenségüket - feladataik nem a keresztrejtvények megoldása.
Ne féljen a legmerészebb célokat megfogalmazni, de ugyanakkor győződjön meg arról, hogy azok valósak és korreláltak a vállalat üzleti tervével. Ne felejtsük el, hogy a PR nem varázsló. Nem fogják tudni a társaságot a legmagasabb rangú és leginkább a mágikus pálcával idézni. Őknek együtt kell dolgozniuk.
Ha a munkacsoport résztvevőinek célkitűzései eltérnek egymástól, írjon több célt, de legfeljebb háromra. Mindenesetre egy ötletnek kell egyesülnie.
Tehát meghatároztuk a célt és megértettük, hogy pontosan mit akarsz "kijutni". Most ki kell választania a megfelelő partnert. Ez az egyik legnehezebb szakasz - a pr-szolgáltatási piac kínálata egyértelműen meghaladja a keresletet. Először tegyük fel a top 10 ügynökség listáját. Ez nyílt információ, amely gyakorlatilag bármilyen releváns internetes erőforráson érhető el. Ne feledje, hogy a "felcsapódó" pr-ügynökség. akiknek már van neve maguknak, néha véletlenül dolgozhatnak. Ez nem a szabály! Mindig tartsa ezt szem előtt.
Ezért a kulcsszereplők listáján kívül készítsen jegyzéket a kis- és középvállalkozásokról. Nagyon gyakran köztük van egy igazi gyémánt. Céljuk, hogy maguknak nevezzenek, és nem fognak bajba hozni saját jót. Ezenfelül az ilyen ügynökségeknél gyakran erős erővel és energiával rendelkező fiatal szakemberek dolgoznak ezen a területen. A kis- és közepes méretű ügynökségeknél a HR-menedzserek egyszerű, de nagyon hatékony motivációs rendszert alakítanak ki - a menedzser minden sikeres projektről lenyűgöző készpénzbónuszt kap. Hidd el nekem, az anyagi motiváció mindig a legjobb módja annak, hogy javítsuk a munka minőségét.
Tehát két listát készítettél: nagy és közepes / kis ügynökségek. Kommunikáljon kollégáival, tanulmányozza az ügynökségek weboldalait, olvassa el a véleményeket. A bennfentes információ gyakran sokkal informatívabb, mint hivatalosan a webhelyen.
Válasszon ki több céget a listáiból, és jelentessen be ajánlatot. Fáradjon, hogy többé-kevésbé egyértelműen azonosítsák a feladatokat (már megfogalmazták), és írja be a TOR-t. Az érdeklődők, akik részt vesznek a pályázatban, elküldik a TOR-nak. Ne hagyja figyelmen kívül.
Határozza meg a javaslatok benyújtásának határidejét, és várjon. Ügyeljen az ügynökségek tevékenységére: milyen gyakran hívják, hogyan beszélnek, milyen kérdéseket tesznek fel. Minden apróság indikatív lehet. Érdemes megjegyezni egy érdekes minta: annál inkább a menedzser kérdéseket tesz fel - megfelelő, persze! - minél több ez az ügynökség érdemel figyelmet.
Privát találkozó ütemezése
Szóval, kapsz minden ajánlatot. Tanulmányozza a dokumentumokat. Próbálja kiszűrni a "vizet". Minél konkrétabb a megfogalmazás és a javaslat, annál inkább az ügynökségnek kell növekednie a szemében. Ügyeljen az írástudásra. A prezentáció grammatikai hibái elfogadhatatlanok.
Személyes megbeszélést kell folytatnia a pályázatban részt vevő valamennyi ügynökséggel. Kérje meg a menedzsert, hogy szóbeli módon vezesse le a bemutatót a közönség előtt. Hívja meg az összes érdekelt felet a prezentációban. Látod, hogy a menedzser beszél, hogy mennyire biztosak járatos a témában, mint egy mérföldkő a saját szövegét - valójában a helyzet, hogy a bemutató írás asszisztensek, és a „színpadon” tettek közzé különböző emberek számára. Ne habozzon kérdéseket feltenni, ha nem értesz valamit. Rögzítse.
Ismerje meg a menedzsert!
Tehát úgy döntöttél, és kiválasztottam egy partnert, akivel dolgozni fog. Nagyon fontos, ha a pr-promócióban dolgozik, hogy megbízzon a vezetőjében. A bizalom itt az alapjainak alapja. Ezért egy ügynökség kiválasztásakor nagy szerepet fog játszani a vezetővel dolgozó vezető személyiséggel. Legalább szimpátiát kellene éreznie iránta. Ideális esetben a kapcsolatoknak pozitívnak és nagyon megbízhatónak kell lenniük. Elvégre elmondod neki a vállalkozásod "sötét" oldaláról, minden problémáról és buktatóról. És vele tárgyalni, hogy bemutassam ezt vagy azt - esetleg kellemetlen számotokra - egy esemény.
Javaslom, hogy írjon egy záradékot a kereskedelmi titkok nyilvánosságra hozataláról a szerződésben. Az emberekbe vetett bizalom természetesen erény, de ebben az esetben fel kell jegyezni.
A pályázat eredményeinek bejelentése után személyes találkozót töltsön a menedzserrel, beszéljen vele, esetleg informális légkörben. Határozza meg a fő munkamódszereket, még egyszer mondja el, mit szeretne kapni, módosítsa terveit és vágyait, válassza ki a promóció optimális koncepcióját.
Légy őszinte. Ebben a szakaszban feladata, hogy objektíven leírja a vállalat erősségeit és gyengeségeit. Ne feledje: a pr-manager most a partnere. Legyen olyan őszinte, mint őszinte, és tájékoztassa a vállalat minden eseményéről.
Tudja meg, milyen ügynökségi projekteket tervez az Ön kezelője az Önén kívül. Valószínűleg senki nem hozza nyilvánosságra ezt az információt. Ne feledje, hogy a pénz megtakarításáért egy ügynökség egy ügyvezetője egyszerre 3-4 projektet tarthat, néha egy asszisztens hiányában is. Ügyeljen arra, hogy megtudja, mi a munkatársa. Ne feledje, hogy minél több projekt van, annál kevesebb figyelmet fordítanak a tiédre. Különösen, ha viszonylag költségvetési szempontból van.
Ügyeljen arra, hogy a vitatott pontokat mondja ki. A szerződésben az Ön számára nem lehet egyetlen "fehér spot". Minden elemnek nagyon világosnak kell lennie. Nem szabad eltérni. Miután tanulmányozta a szerződést, adjon egy kollégának. A "friss" megjelenés feltárhat egy pontatlanságot, amit kimaradtál.
Határozza meg magának, hogy tud-e elég figyelmet fordítani az ügynökséggel és a médiával folytatott kommunikációra, és figyelemmel kíséri az egész folyamatot. Ha nem, koordinátort kell kineveznie az Ön részéről, és fel kell hatalmaznia a felhatalmazást a döntéshozatalra ebben a kérdésben. A kezdeti szakaszban egyetért azzal, hogy a koordinátor összehasonlítja veletek legnehezebb problémákat, a többi dönt a saját belátása szerint. A jövőben lehetőség nyílik arra, hogy teljes mértékben lemondjon a PR-ről az osztályán dolgozó kérdésről.
Mindenesetre az ügynökségnek pontosan tudnia kell, hogy ki felelős a munkáért. Ideális esetben az egész folyamatot két embernek kell koordinálnia: az ügynökség vezetője és a vállalat vezetője. A személyes találkozót szervezni kell és bemutatni kell egymásnak. Óvatosan tanulmányozza a becslést
A becslések összehangolása az egyik legkomolyabb kérdés egy pr-ügynökséggel való együttműködésben. Készülj fel arra, hogy minden szolgáltatás esetében az ügynökség legitim felajánlást - átlagosan 15% jutalékot - bocsát ki. Ezzel el kell fogadni.
Nem szabad egyeztetni a másikval. Számos ügynökség, a jutalék mellett, az úgynevezett közvetlen költségekre fordít. "Rejtett" jutalék. Egyszerűen fogalmazva, egy árat vásárol, és eladja egy másiknak. Ez majdnem általános gyakorlat.
Az Ön feladata, hogy szorosan figyelemmel kísérje költségeit, és összehasonlítsa az egyes sorokat az Ön által megadott becsléssel. Kérjen további információkat, kérje meg a vállalkozó cég pontos nevét, kérjen olyan sortok dekódolását, amelyeket nem ért. Ez a pénzed, és minden joga van ennek az ügynek az ésszerű merevségére.
Különösen figyelmet kell fordítani a következő pontokra:
Elkezdett dolgozni a pr-ügynökséggel. Elkészült az előzetes szakasz, minden stratégiát és tervet megírtak és átadtak, megismerkedtél a menedzserrel. A következő hétköznapok kezdődnek. Ez a mindennapi életben Önnek kell a leginkább a munkát végezni. Ne lepődj meg! Egy ügynökséggel kötött szerződés megkötése nem az, hogy üljön le, és várja meg, hogy a vállalat népszerűsödjön. Önnek is dolgoznia kell.
Beleegyezd, hogy milyen kérdésekben bármikor aggódhatsz, és hogy mi a jobb, ha más emberrel foglalkozol. Ha koordinátort kinevezett, akkor pontosan oszd meg egymás között a felelősséget és tájékoztassa a menedzsert.
Válaszolj a levelekre e-mailben. Egyetértek a menedzserrel, hogy a legfontosabb és sürgős, amit az Outlook speciális piros zászlójával jelöl. Így könnyebb lesz kiszűrni az érdektelen figyelmeztető üzeneteket számos napi bejövő levél között.
Világosan megfogalmazza a feladatokat
A homályos és tisztázatlan nyelv - akadályozó tényező a menedzserrel való kommunikációban. Régóta az üzletében jár, és tudod a legkisebb részleteket. Úgy tűnik számodra, hogy egyértelműen és egyértelműen felvetette a problémát, de valójában nem feltétlenül egyáltalán. Ugyanakkor a menedzser csak zavarba ejtheti a kérdést, attól tartva, hogy inkompetensnek tűnik.
Próbálja meg a feladatokat a pr-ügynökségnek a lehető legegyértelműbbé tenni. Ezután a vezetők kevés időt töltenek a helytelen feladatokra vonatkozó javaslatok előkészítésével.
A munkafolyamat során nagyon gyakran vannak olyan helyzetek, amikor szükség van a pr-stratégia menetének korrigálására. A vállalat és az üzleti élet egy élő szervezet, amely mind a belső, mind a külső hatásoktól függ. Egyezzenek meg egy havi (vagy havi) találkozóval az ügynökség vezetője és az Ön részéről érkező összes érdekelt fél között. Ezen a találkozón újra meg kell mondani, hogy az ügynökségnek milyen fő feladatokat kell viselnie, és szükség esetén módosítania kell őket a jelenlegi helyzetnek megfelelően.
És az újságírók olyanok, mint a nyitott vállalatok, amelyek nem félnek beszélni. Tiszteletből kifolyólag, még nehéz helyzetekben is, igyekszünk rendkívül lojálisnak lenni.
És még egy fontos pont. "Nyitott" nem jelenti azt, hogy valóban feltárja a média méhének teljes igazságát. Hozzon létre a nyitottság megjelenését. Egyértelműen meg kell értened, hogy mely témákban semmilyen körülmények között nem fogsz beszélni, és amelyek komplex kérdésekre fognak válaszolni.
A Pr-ügynökségeknek van egy szolgáltatásuk - Kérdések és válaszok (QA). Ez a képzés a nemkívánatos kérdések megválaszolására szolgál. Ügyeljen arra, hogy ezt a szolgáltatást használja. A pr-menedzserek gyakran újságírói környezetből származnak. Teljesen tökéletesen tudják, hogy az éles témák milyen kérdéseket tehetnek a média képviselőiből. Egyszer megkérdezték és tapasztalták.
A kezelőhöz, aki veled dolgozik. Ön fizet a pénzét, és joga van ahhoz, hogy ezt a feladatot egyértelműen és professzionálisan teljesítse. Kérdezzen jelentéseket az elvégzett munkáról. Írja le a szerződésben, hogy a jelentések havonta kerülnek bemutatásra, megjelölve az eddig elfogyasztott munkák típusát és a közzétett publikációk sajtónyilvántartását.
Beszélj előre a jelentés formátumával, hogy a menedzser ne vesztegesse az időt arra a változatra, amelyet nem fogadott el. Adja meg pontosan, hogy pontosan mit szeretne látni a jelentésben. Határozza meg magának a munka minőségének értékelésére vonatkozó kritériumokat. Kérjen magyarázatokat homályos és homályos készítményekre. A szerződés teljesítésének követelése. Ha a szerződés 2 sajtóközleményt tartalmaz, kétnek kell lennie, és nem egynek. Azonban ne tegye a menedzsert a kerékbe, és ne hagyja jóvá vagy ne elhalasztja a sajtóközlemény írását és terjesztését. Új feladatok megfogalmazása, új információs okok vizsgálata, konzultáljon a menedzserrel.
Ideális esetben fel kell hívnia egy menedzsert minden nap. Ütemezzen egy órát magának, hogy hívja az ügynökséget. Optimális - minden nap a munkanap kezdete előtt.
Felhívhatja minden héten, például pénteken. Teljes képet kell kapnia a munka előrehaladásáról.
Ne vegye el a jelentéseket
Jelentésekre van szükség. Ismét megismétlem, hogy a jelentések optimális szabályszerűsége minden hónapban. Nem gyakrabban. Ne feledje, az igazgató sok időt tölt egy jelentést készíteni. Többet tudsz képzelni. És elköltheti a cégét a médiában.
- költségbecslések
- újságírókkal
- a menedzser torlódása
- Gondosan tanulmányozza a becsléseket, a költségeket magyarázza a vállalkozókkal kötött záródokumentumokkal
- Tanulj meg, hogy udvariasan kommunikáljak az újságírókkal, és ne tekintsenek rájuk, mint alkalmazottai
- Tudja meg, milyen projektekben van a kezelője, és hány asszisztens van
Julia Volodina, projektvezető, Agency PR Inc. (DDB Oroszország Csoport)