Készítjük az ülés jegyzőkönyvét

A cikkből megtudhatja:

• ami a fakitermelést jelenti;
• hogyan történik a naplózás;
• hogyan kell helyesen összeállítani az ülés jegyzőkönyvét.

Az ülések jegyzőkönyve minden ülés elválaszthatatlan része. A jegyzőkönyv nyomon követi a közgyűlésen hozott összes döntés végrehajtását. Ezenkívül figyelembe veszi az összes fontos információt, elfelejtve, hogy melyikre hivatkozhat erre a dokumentumra.

Leggyakrabban a szervezet titkársága a felelősséget vállalja. Tudnia kell a fakitermelési rendszert annak érdekében, hogy maximalizálja az esemény hatékonyságát. Többek között elkészíti az előkészített dokumentumokat, beszámolókat, napirendet, a résztvevők listáját, jelentésekkel ellátott szövegeket stb. Az eseményen létrehozott protokoll durva tervezet. Az értekezlet után a tervezetet szerkesztik, feldolgozzák és három nap múlva megjelenik a kész feldolgozott dokumentum.

Nézzük meg tehát azt a kérdést, hogy mi az ülések rögzítése és hogyan valósul meg.

Olvassa el a témát az elektronikus folyóiratban

Naplózás létrehozása

A protokoll sajátosságainak megértése érdekében fontos tudni, hogy miért van szükség a szervezet tevékenységeire, annak lényegére és jelentőségére

a cég számára. Segítségével jelentős kérdések merülnek fel, amelyeket a találkozó résztvevői felvetettek. Emellett a megvitatott és elfogadott határozatok jelennek meg, a felelős személyeket kinevezik, és az egyes feladatok határidejét előírják. Ezek a főbb, a protokollban rögzített pontok, amelyek a vállalat sikeres működéséhez szükségesek. Meg kell jegyezni, hogy a dokumentum két változatban jeleníthető meg: rövid vagy teljes formában.

Rövidebb kitöltés esetén csak a felvetett kérdéseket, a résztvevők nevét és a meghozott döntéseket veszik figyelembe. Az ilyen formátum kiválasztása leggyakrabban az ülés hatékonyságát jelenti.

Ellenkező esetben a választás az ülés egész folyamatának részletesebb ismertetésén esik át, a feltüntetett összes replika, vélemények, kérdések és álláspontok jelennek meg, az egész esemény képe világosabban mutatható ki.

Általánosságban elmondható, hogy a jegyzőkönyv egy rövid dokumentum, amely tükrözi az ülés lényegét. A dokumentum egyértelműsége és helyessége attól függ, hogy a vita során elfogadott döntések érvényesek-e vagy sem. Ezért fontos, hogy a fakitermelési rendszert felelősségteljesen megközelítsük. annak kialakításánál, figyelembe véve az összes árnyalatot dokumentum írásakor.

A találkozó nagyszámú résztvevőjével lehetetlen protokoll nélkül is eljárni. Ilyen helyzetben valószínű, hogy valaki hallgathatja az egyes feladatok megoldását, elfelejtheti végrehajtásának konkrét feltételeit, vagy nem hallja a felelős személyek nevét. Ebből következik, hogy a találkozók felvételeinek létrehozása segít abban, hogy az emberek nagy csoportja tájékozódjon a teljes tárgyalás folyamatában, és tisztázza az esemény kimenetelét.

A közgyűlési jegyzőkönyv létrehozása minden résztvevő számára lehetővé teszi, hogy mindenki megismerje a dokumentumot, és figyeljen a legérdekesebb kérdésekre. Csak ebben az esetben a vállalat vezetője nyugodt és magabiztos lehet abban, hogy az ülésen részt vevő összes munkavállalónak szükséges és egységes megértése volt a vállalat jövőbeni tevékenységeiről.

A mai napig számos naplózó rendszer létezik:

1. speciális programok segítségével;
2. gyorsírás;
3. egyszerű rekord.

Bármely protokollt számozni kell. Az egyes dokumentumok számozása az évente tartott ülések számától függ. Ajánlott egy olyan intézkedési terv kidolgozása, amelyet az év során vagy legalább hat hónapon keresztül kell végrehajtani. Ebben az esetben minden protokollnak megvan a saját sorozatszáma az eseménytől.

Például, ha az új naptári év első ülése protokollt írna. akkor az lesz az 1. szám, és így tovább. A karbantartást a naptári év elejétől kell elvégezni. És a következő évben a számozás újra el kell kezdődnie. Ez egy nagyon kényelmes lehetőség a dokumentumkezelésre. Annak érdekében, hogy elkerüljük a különböző évek azonos számú protokollszámú zavarodottságát, a tavalyi dokumentumokat az archívumba kell helyezni (természetesen csak akkor, ha minden megoldás megvalósul).

Az ülés rögzítésének módja

Fontos, hogy a megadott szám után a kérdés maga az "O" előszóval kezdődik ("Névjegy"). A kérdés nevét az oldal közepére kell nyomtatni, és győződjön meg róla, hogy hangsúlyozza a sort. A sor alatt fel kell tüntetni azon alkalmazottak nevét, akik részt vettek a kérdés megvitatásában. Akkor meg kell neveznünk a meghozott döntést.

A protokoll helyes végrehajtása

Mindenekelőtt tudni kell, hogy a protokoll olyan dokumentum, amely szervezeti és adminisztratív dokumentációra vonatkozik. Ez a dokumentum adminisztratív és jogi feladatokat lát el. Ezért a kollegiális menedzsmentben a protokoll a legfontosabb adminisztratív dokumentum, és gyakran többoldalas dokumentumként készül. Az első oldal kitöltésekor is használnia kell a szervezet közös formáját. Közös nyomtatvány hiányában a dokumentumot egy A4-es lapon kell elkészíteni, amely részletesen mutatja a közös formát.

Abban az esetben, ha az első oldal kitöltésére szolgáló nyomtatványok hiányoznak, akkor el kell fogadni a szükséges feltételeket hosszirányban a lap közepén.

Jegyzőkönyveket lehet készíteni minden szervezetben, ahol vannak testületek, bizottságok, stb. Tevékenységük feladata, hogy megvitassák az érdeklődésre számot tartó kérdéseket az üléseken, találkozókon és a közös döntéshozatalban. A kötelező adatok regisztrálásakor számos jellemző van, valamint bizonyos szabályok további részletek kiadására. Minden sajátosságot és tervezési alapelvet a jelenlegi jogszabályok követelményei vagy egy adott irányítási helyzet határoz meg.

Mindenesetre a tervezés minden tulajdonsága az általános algoritmuson alapul, amelyet a tervezés és a design az adminisztratív dokumentumok egyik fő típusaként hozta létre.

Naplózási találkozók minta