A levéltári készlet összeállításának szabályai - a stadopedia
Leltár összeállításakor az elsődleges dokumentum az esetek nyilvántartása. A leírás elkészítése előtt ellenőrizni kell az ügyek címének megfeleltetését az abban foglalt dokumentumokhoz, az ügy helyességéhez, az ügyiratok helyességéhez.
A készlettervezés szabályai (alapkövetelmények):
ü számozott tároló egységek a leltár által termelt szisztematikus-CIÓ esetekben, míg abban az esetben, többkötetes esetekben minden esetben, vagy kerül be a listában a saját számát edi-Nica tárolás;
ü a leltárban lévő tároló egységek rendszerezésének meg kell felelnie a nómenklatúra szerinti esetek rendszerezésének;
ü a jegyzék leíró cikkeit pontosan kitöltik; levelezés az abban foglalt esetek fejlécével;
ü ha bevezetjük a leltár esetben ugyanazon címszó az első rekord tartalmazza a teljes nevét az ügy, az összes többi homogén nye esetben jelzett szó ugyanaz, mint az összes többi adták nye a leltárban kell tenni teljes egészében;
ü minden új készletlapon a cím teljes egészében reprodukálódik, még akkor is, ha folytatódik az ügy homogén neve;
ü A készlet "jegyzet" oszlopa a nyugdíj vagy a fizikai állapot megjelölésére szolgál;
ü A megyei archívum leltárát az intézmény strukturális egységeinek nyilvántartása alapján, az intézmény egységes alapjának rendszertani struktúrája alapján fontosságuknak megfelelően állítják össze;
ü dokumentumok több éve egy ügyben szerepelnek, a nyilvántartásba az ügy megalkotásának napjáig szerepelnek;
ü a leltárban szereplő esetszámozás nem haladhatja meg a négyjegyű számot, az utolsó szám 9999;
ü az esetek rendszerezése a leltárban előnyösen időrendi sorrendben, de belül az intézmény struktúrája szerint;
ü minden kitöltött készlet megkapja a számát az alaplapon és a készletnyilvántartásban;
ü előkészítése során leltárt intézmények alapján a készletek a szerkezeti levonni: 2 példányban a lista a strukturális hadosztály, 4 példányban az éves összevont leltár, részben latnak a megyei levéltárak, 2 példányban a leltár hosszú ideig (több mint 20 év) tárolására, 3 példányban a lista lich-láb szerkezete ;
ü előkészítése során leltárt a személyzeti (l / s) dokumentumok benne a következők: először van a megrendelések l / s, akkor - listák l / s, majd a kártyát venni l / s, a személyes fájlok, személyi számlák és elszámolási nyilatkozatok bérek, munkakönyvek, balesetek esetén;
ü A személyes fájlok betűrendben kerülnek szisztematizálásra, és a tulajdonos elbocsátásának évében szerepelnek a leltárban;
ü Az állandó, hosszú távú raktározás és a személyzet nyilvántartását külön számuk szerint tárolják.
Az intézmény leltárának felépítése:
ü az éves strukturális leltár a strukturális felosztásban készül;
ü Az éves konszolidált készletet egy megyei archívum állítja össze;
ü az okmányok és leírások átadását követően az állami levéltárakban az intézmény - az állandóan tárolt tartalékokat és a személyzetet - összevont leltár tartalmazza.
ü címoldal;
ü tényleges leltár;
ü a rövidítések listája;
ü konverziós táblázatok;
ü terminológiai szótár;
A címlap az archívum teljes neve, a befektető neve, az alap neve, az alap számai, a készlet, a készlet neve és a készletben szereplő dokumentumok végső időpontjai.
A tartalomjegyzékben felsoroljuk a Leltár részeit a fiktív számok bruttó számozással.
Az előszóban az adománygyűjtő, az alap adatait, a dokumentumok tartalmának és tartalmának összefoglalóját jegyzik, a leltár referenciaeszközeinek listáját adják meg.
A rövidítések listája abban az esetben jelenik meg, ha jelen van a leltárban a specifikus, csak egy adott intézményre jellemző, a szavak és kifejezések rövidítése.
A mutatók a leltár tárgyi koncepcióit feltárják a szükséges magyarázatokkal és a tárolóegységek feltüntetésével. Lehetséges téma, név, földrajzi, időrendi, egyéb mutatók. Az igényektől függően lehetnek süketek vagy megjegyzések.
A fordítási táblázatokat a raktárkészlet feldolgozása során használják az új tárolóegységek számának a régiekre történő átvitelére. Bennük az új és a régi leltár számát egyidejűleg jelzik, így megkönnyítve az új leltárral való együttműködést.
A bibliográfia meghatározza az alapítvány dokumentumainak használatának mértékét, tájékoztatja kiadványaikat, megemlíti azokat nyomtatott és nem nyomtatott anyagokban, beleértve a tudományos referenciakötetet is.
A terminológiai szótár az alapító specifikus kifejezések esetében kerül bevezetésre, a jegyzékben és a benne levő dokumentumokban.
Leaf-tanú bejelentett teljes leltár adatait, számát a számozott oldalak száma pedig az ő tárolóegység, az elsőtől az utolsó számuk, a változás-neniya részeként a leltár. A tanúlapot a leltár feltalálója írja alá. A készlet belső változásaival ezeket a változtatásokat rögzíti.