Az irattári ügyek alapjai
A dokumentumok kézhezvételének nyilvántartását az irattári iratok minden egyes beérkezésének számlájára, valamint az archívum dokumentumok mennyiségére és felépítésére kérik, amelyek az adott kronológiai időtartamra és a leírásuk feltételeire vonatkoznak.
Az irattári dokumentumok kézhezvételének nyilvántartása általában az alábbiak alapján történik:
a tárolási iratok elfogadásáról és átruházásáról szóló igazolás;
a személyes eredetű levéltári dokumentumok tárolására vonatkozó aktus.
Archiválási dokumentumok is regisztrálva vannak az archiválási munkák egyes típusai számára:
- a könyvelési dokumentumok egyeztetése, ami a tárolt irattári dokumentumok számában (a számviteli dokumentumok technikai hibáira vonatkozó jogi aktus) hibákat eredményezett;
- és ellenőrizze az állami levéltári dokumentumok, amelyek során az érzékelt eltünt vagy hiányzó betűvel számok / tároló elszámolási egységeket (cselekmény felderítésére levéltári dokumentumok nem kapcsolódó fájl stb nyilvántartásba.);
- a levéltári dokumentumok helyreállítása, amely után egy ügyet több esetben felosztanak (az ügy megosztására, az ügyek egységesítésére, az ügyiratokban levő új irattári dokumentumok beillesztésére);
- az irattári dokumentumok leírását, az esetek nyilvántartásának feldolgozását, az iratok feldolgozását, amelyen a raktárkészletek / számlakivonatok egységeit lehet osztani (vagy az egyes irattári dokumentumok leírását, feldolgozási készleteket).
A dokumentumok kézhezvételének nyilvántartására vonatkozó eljárás befejezése:
Az irattári nyilvántartást az irattári dokumentumok minden kezdeti és ismétlődő beérkezéséről következetesen rögzíti, beleértve a dokumentumok kézhezvételének nyilvántartásában szereplő kimutatott és elszámolatlan dokumentumokat is:
A beszámolási év minden egyes beérkeztetése sorszámot kap a bruttó sorozatban, függetlenül attól, hogy az átvétel az első vagy a második, és egy vagy több alap dokumentuma.
Meghatározza az adás dátuma levéltári iratok, a szervezet neve / egység, amelytől a beérkezett dokumentumokat, a nevét, számát és időpontját a dokumentumot, amely az elfogadott dokumentumokat a Btk rendelhető Alap neve (ha az Alap kapja az első alkalommal, a neve az alap szerepel felvételét követően a listán az alapok ) a jegyzékben szereplő bejövő dokumentumok határidejét jelzik. Ha nem regisztrált dokumentumok érkeztek, az irat kézhezvételének könyvelési könyve 6. oszlopában "nem ismertetett" jelzést készítenek.
Is rögzített a beérkezett dokumentumok száma a tároló egység, abban az esetben nem dokumentált iratok átvételét (placers), adja meg a lapok száma 1. Ha egy anyag különböző (menedzsment dokumentáció, a tudományos és műszaki dokumentációt. Fotókat, elektronikus dokumentumok) egyedileg meghatározott számú tároló egységek és le nem írt anyagok minden típus).
Jelzi a beérkezett dokumentumok leírásának státuszát (kielégítő / nem kielégítő), a fizikai állapotot (bejegyzést vagy kötést, fertőtlenítést stb.)
Ha az átvétel több forrásból származó dokumentumból áll, az egyes alapok adatait (pénzalapok, alapszámok stb.) Egy új sorból kell rögzíteni ugyanarra a sorozatszámra. Ha az alap első alkalommal érkezik, akkor az alap számát a szám hozzárendelése után az alapok listájára helyezzük.
Szükség esetén kiegészítő információkat kell bevinni a dokumentumok bevételeinek nyilvántartásába (a Megjegyzés oszlopban), például az alap átnevezéséről, a nyugdíjas anyagokról a dokumentumok másik archívumba történő továbbítására stb. (ebben az esetben az indulási aktus megjelent).
Minden alkalommal, amikor az archívum az archívumba kerül, felkerül az alapok listájára.
Az alapok listája dokumentum. a tárolásra elfogadott levéltári alapok nyilvántartásba vételére, számok hozzárendelése számukra, a raktárban tartott vagy elhagyott levéltári alapok elszámolása;
Az alapok listájában az archív alapot csak egyszer rögzítik, az archívum első alkalommal. A levéltári alapokat az alapok listájába nem lehet letétbe helyezni, még mielőtt levéltári dokumentumai tárolásra kerülnének.
Az alapok listája a pénzeszközök sorozatszámát mutatja be bevételeik időrendi sorrendjében. Az alapok listájához az archívalaphoz rendelt szám tartozik annak számlaszámához, mögötte tárolódik minden számviteli dokumentumban. A bruttó szekvenciák számát az archiválási alapok figyelembe vételére használják. A szobák elveszett, át más archívumok levéltári források és levéltári gazdaságok számát tartalmazza az egységes levéltári alap, levéltári dokumentumok, amelyeket korábban már használt, akkor nem lehet rendelni az újonnan beiratkozott levéltári gyűjtemények.
A közös levéltári alapokat és az archív gyűjteményeket általános okokból számolják el. Az önállóan korábban nyilvántartott levéltári alapokból létrehozott közös archív alapot az összetételében szereplő egyik levéltári alap számához rendelik.
Az alap első beérkezésének dátuma a fájlok első archiválási benyújtásának dátuma. Az archivált archív archívum számára ez a dátum a létrehozásának dátuma.
Az archív alap neve szerepel az alapok jegyzékében az esetek, dokumentumok történeti bizonyítvány vagy címlapja alapján. Az archívum neve az adománygyűjtő ügynökség teljes és hivatalosan elfogadott rövidített (zárójelben) neve, amely alárendeltségét, helyét és a létezés extrém dátumát jelzi. Ha a befektető neve megváltozott, az alapítvány vezetékneve szerepel azon alapok listáján, amelyen az archívum elfogadásra került.
A név a kombinált levéltári alap áll a generikus név a benne levéltári források, a nevét, a szervezet és a vezetés az általános nevek alárendelt szervezetek a névsorát követő szervezetek. Minden olyan szervezet egyedi neve, amelynek archív dokumentumai szerepelnek a közös archívumban, valamint átnevezésük szerepel az alaplapban.
A személyes származás archív alapjának neve a személy nevét és kezdőbetűit, álnevét, címét, rangját, címét tartalmazza; a család vagy család irattári alapjának neve - a család vagy család fő tagjainak vezetéknevétől és kezdőbetűitől, valamint címek, rangok, címek. A családtagok vagy klánok vezetéknevét, nevét, védjegyét, címét, rangját, címét, családi kapcsolatait az alaplap tartalmazza.
Az archív gyűjtemény neve jelöli a megalakulásának jeleit (és adott esetben a gyűjtő gyűjtőjét).
A levéltári dokumentumok nyugdíjazása esetén a nyugdíjazásra vonatkozó megjegyzés szerepel, és a dokumentum számát és dátumát, amely alapján leesik.
Az egyesült levéltári alap létrehozása esetén az alap számát és nevét, amelybe a dokumentumok szerepelnek. Az alap másik archívumba való áthelyezése esetén az archívum neve szerepel
Az alapok listája egy kemény burkolatból áll, a lapok száma, a tanúlap összeállítása.
Az alapok listájának újranyomtatását csak az illetékes archívum területén működő illetékes végrehajtó testület engedélyével lehet elvégezni. Ebben az esetben az alapok jegyzékének tartalmaznia kell az összes olyan levéltári alap létszámát, nevét és indokait, amelyek számát tiltják.