Az irodai munka az óvodai dhowban
Üzleti levelezés. Üzleti levelek
A hivatalos levelezés általános jellemzői
1. A hivatalos levelezés általános jellemzői
A vezetői tevékenységekben folytatott információcsere végrehajtása érdekében a leggyakoribb a hivatalos vagy üzleti levelek levélben vagy faxon történő elküldése.
Az üzleti levelek megfogalmazásakor és feldolgozásakor a következő követelményeknek kell teljesülniük:
- a levél A4 vagy A5 formátumú levélpapírra készült, és a szervezet vezetője vagy helyettesei aláírják a rájuk ruházott hatáskörüknek megfelelően; A levelet helyesen, pontosan kell összeállítani, bruttó blotok és korrekciók nélkül;
- a levél tartalmától függetlenül meg kell állapítani a hivatalos-üzleti stílust, hogy objektív információkat tartson fenn az eseményekről, legyen elegendő érv a szükséges esetekben - az anyagok tisztázása és kiegészítése.
A levelezéshez a szervezetek, a strukturális egységek és a tisztviselők fejlécét használják. A szerkezeti egység formanyomtatványa abban az esetben alkalmazható, ha a szerkezeti egység vezetője jogosult betűjeleket írni.
A levelek formái kétféle formátumúak lehetnek: А4 (210х297) vagy А5 (148х210 mm), a betű szövegének méretétől függően.
A betű típusától és tartalmától függően a szöveg egyszerű vagy összetett lehet. Az egyszerű betűk egy vagy két részből állnak: bejegyzés és befejezés. A komplex betűk a kompozíciós tervben tartalmaznak egy bevezetést, a fő rész (bizonyíték). Végül.
A következtetés tartalmazza a levél legfontosabb célját (kérelem, javaslat, emlékeztető, igény, vélemény stb.).
A levél formája a következőket tartalmazza:
- Az Orosz Föderáció Állami Jelképe (az Orosz Föderáció vagy város tárgya);
- a szervezet emblémája (a jelkép jelenlétében nincs feltüntetve);
- a szervezet (vállalkozás) kódja az OKPO által;
- az anyavállalat neve (ha van ilyen);
- a szervezet neve (vállalkozás);
___________-ig
Az üzleti gyakorlatban a vállalatok, szervezetek, osztályok - a tisztviselők formái egyre inkább használatosak. Ilyen formában, a cégnév helyett egy bejegyzést jeleznek, például "az Orosz Föderáció Szövetségi Határszolgálatának igazgatója".
A tisztviselők formái abban az esetben alakulnak ki, ha az osztályok és tisztviselők vezetői joga van a dokumentumok aláírásához.
A szabvány a fejléces fejlécekre vonatkozó elrendezés két változatát javasolja - hosszirányú és szögletes.
A longitudinális forma feltételezi a dokumentum fejlécének követelményeit a lap tetején a középponttal együtt, ami megegyezik az egyes sorok eltávolításával a bal és jobb margókkal.
A követelmények longitudinális elrendezését gyakoribb formában és szögletes formában - a fejléces fejléceknél használják.
Minden formanyomtatványnak legalább a következő területeket kell tartalmaznia:
- bal - legalább 20 mm;
A levél szövegének tömörnek, következetesnek, meggyőzőnek és helyesnek kell lennie. A levél szövege általában nem haladja meg az egy oldalt.
A levél szövege leggyakrabban egy bevezető és egy fő részből áll.
A betűk a következő megjelenítési formákat használják:
- az első személyből többes számból ("mi irányítjuk a koordinációt", "kérjük megfontolni");
- az első személy szinguláris ("kérem a listát", "szükségesnek tartom");
- a harmadik személytől egyedülálló ("a bank nem ért egyet", "a vállalati objektumok").
Ha a levél a hivatalos levélpapírra készült, a szöveget az egyszemélyes személy 1. személyéből adják meg. Közvetlenül. Szükségesnek tartom.
Formája címe többes szám első személy a legtöbb esetben előnyös forma egyes szám első személyben, mint írni, általában a véleményét fejezi ki a kollektív alany - szervezetek, intézmények, cégek, annak ellenére, hogy aláírt egy személy - a fej. Azonban vannak olyan fajták betűk és helyzeteket, hogy lehet használni a kezelési formát az egyes szám első személyben, például a meghívók, ajánlólevél.
Kedves elnök úr!
Kedves Mr. Dmitriev!
Kedves Pavel Nikolaevics!
Ebben az esetben a levél végén, a szöveg alatt, az udvariasság végső képletét használják. "Tisztelettel", utána pedig a tisztviselő aláírását egy külön sorban készítik el.
Nem ajánlott levélben, hogy egyszerűsítse a feldolgozási műveletek betűk és megvalósításuk felgyorsítása, hogy fontolja meg a két vagy több különböző kérdések, a levél legyen egy cél tartalmi, azaz a. e. a levelet, hogy figyelembe kell venni, csak egy kérdés, vagy több kérdést, de szorosan összefügg.
A levél mennyisége nem haladhatja meg a gépírás két oldalát; kivételes esetekben megengedettek a legfeljebb öt oldalas írógéppel ellátott betűk.
Az A4-es levélpapírra írt levélnek címnek kell lennie a szöveghez:
A szerződéses kötelezettségek megsértése esetén
A tudományos és technikai segítségnyújtásról
A levél címét nem lehet összeállítani, ha a levél szövege kicsi. A komplex tartalom betűjében a szöveg címe kötelező.
Ha a levél egy válasz, akkor a levél fejléc jelzi a levél számát és dátumát, amelyre a választ kapja
_____________ _______
A levéleket a szervezet vezetője, helyettesei a rájuk ruházott hatáskör keretén belül, valamint a független, strukturális alosztályok vezetői aláírják, ha ezt a jogot biztosítják,
A levélnek meg kell jegyeznie az előadóművészt, amely a lap alján van feltüntetve, a fej alá vagy a lap hátoldalán.
Az aláírt betűk bármilyen korrekcióját vagy kiegészítését nem szabad engedélyezni. A levél dátuma az aláírás dátuma.