A legnépszerűbb alcsoport áttekintése
1.1 Microsoft Access
A Microsoft Access egy interaktív relációs adatbázis-kezelő rendszer (RDBMS) a WINDOWS számára. Ez egy olyan program, amelyet az Ön által telepített kapcsolatoktól függően tárolhat és visszakereshet. Az egér használata egyszerűsödik. A héj grafikai képességei nagyszerű benyomást keltenek a kiváló minőségű jelentések és nyomtatványok készítésében. Mindez az igaz típusú betűtípusok támogatásával és az OLE-objektumok (Objektum összekapcsolása és beágyazása) beépítésével a WINDOWS környezetben. OLE - egy objektum egy olyan információra utal, amely az eredeti formában marad. Az OLE-objektum EXCEL-képes, ecsetpiramis vagy hangfájl lehet.
Az Access program újdonsága a Cue kártya. Ez egy olyan képzési rendszer, amely a felhasználónak ajánlásokat nyújt arra, hogy miként léphet fel a valós helyzetből az alkalmazásproblémák megoldásakor. Ha ismeri az angol nyelvet, a felhasználó mindig tudomást szerez arról, hogy mit tegyen.
Az Access lehetővé teszi a felhasználók számára különböző formátumú adatbázisok kezelésére szolgáló mechanizmusokat is. Például közvetlenül hozzáférhet a dBASE, Paradox vagy Btrieve adatbázisokhoz, anélkül, hogy azokat az Access által használt formátumba konvertálná. Az Access csomag tartalmazza az Access Basic nyelvet (a Visual Basic nyelv beépített dialektusa), amely lehetővé teszi speciális adatbázis-kezelő rendszerek kialakítását.
Most folytassuk az Access rendszer részletesebb megvizsgálását. A rendszer fő koncepciói vagy tárgyai: táblázatok, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és modulok. Természetesen a fő koncepció az adatbázis.
Adatbázis létrehozásához a következő lépéseket kell végrehajtania:
Aktiválja a Microsoft Access ablakot, és válassza a Fájl menü Új adatbázis irányelvét (vagy kattintson az Új adatbázis gombra az ikonsorban). A Microsoft Access megjeleníti az Új adatbázis párbeszédpanelt, és automatikusan megadja az adatbázisának nevét, amelyet helyettesíthet.
A Fájlnév sorban írja be az adatbázis nevének változatát. Legfeljebb 8 karaktert tartalmazhat szóköz nélkül. A Microsoft Access automatikusan kiegészít egy kiterjesztést. MDB az adatbázis nevére, ha nem.
Ha az adatbázist egy adott helyre szeretné tárolni, válassza ki a megfelelő könyvtárat a Könyvtárak listában.
Kattintson az OK gombra.
A Microsoft Access létrehoz egy üres adatbázis fájlt, és megnyitja az Adatbázis ablakot.
Az adatbázis különböző típusú objektumokkal tölthető le, és műveleteket végezhet velük. Az adatbázis azonban az oszthatatlan entitásként végezheti el a műveleteket. Az ilyen típusú műveletek - az adatbáziskezelési műveletek - koncentrálódnak az Access alkalmazás ablakának File menüjébe vagy az adatbázis ablakába.
Ha a felhasználó befejezte az adatbázissal való együttműködést, zárja be a Fájl menü Close Database direktíva parancsára, kattintson duplán az adatbázisablak vezérlő menüjének gombjára vagy a Ctrl + F4 billentyűk megnyomásával.
Az adatbázis létrehozásának következő lépése az lesz, hogy feltöltsék, vagyis objekteket hozzon létre és hozzárendelje a szükséges tulajdonságokat. Bármi legyen is az adattípus, akkor egy vagy több táblában kell tárolnia.
A táblák az adatbázisban található információk bemutatásának fő formái. Táblázat nélkül nem készíthet formát, lekérdezéseket és jelentéseket táblázatok alapján összeállíthat.
A rekordban szereplő minden mezőnek olyan adattípusa van, amely meghatározza az e mezőben tárolt információk típusát. Az adattípus az Adattípus oszlopba kerül, és a rendelkezésre álló típusok listájából választható ki.
Módosíthatja a kész specifikációt. Az adatbázis indítása előtt azonban meg kell próbálnia az összes korrekciót a specifikációhoz, mert az adatbázisban töltött mezők paramétereinek megváltoztatása adatvesztést vagy hibát okozhat.
A Hozzáférés-táblázatban az OLE felületet támogató egyéb alkalmazások objektumokat ágyazhat be, és ezeket az objektumokat szülőprogramjaikkal társíthatja.
Amikor beágyaz egy objektumot, az Access mentse az objektumot a táblázatban. Ha duplán kattint az egérrel az objektumra, elindítja azt az alkalmazási programot, amellyel gyártotta - módosíthatja az objektumot. Miután befejeződött a szülőprogrammal végzett munka, a módosított formában lévő objektum a táblázatba kerül.
Egy másik program által létrehozott adatbázisban található táblákat importálhat az Access-be, és exportálhatja az Access-táblákat is, és mentheti azokat olyan formátumokban, amelyek más adatbázis-kezelő alkalmazások számára érthetők. De mielőtt elkezdi importálni vagy exportálni közvetlenül, be kell állítania a megfelelő importálási vagy exportálási beállításokat.
A lekérdezések az adatkészlet kiválasztására és szűrésére szolgálnak. Lehetővé teszik, hogy az adatbázisból csak azokat a szükséges információkat válasszák ki, amelyek egy adott kritériumnak (feltételnek) felelnek meg, és egy adott probléma megoldásához szükségesek. Például a beszállítókkal és az általuk kínált termékekkel kapcsolatos információkra lehet szüksége. Létrehozhat egy lekérdezést, mint például: "Milyen termékeket szállítanak a moszkvai szállítók" vagy "Aki a St. Petersburg cigaretta beszállítóitól eladta a legnagyobb tételt az utolsó negyedévben". Az ilyen lekérdezéshez az Access program által végzett feldolgozás eredménye a Dynaset nevű táblázat. Ez a táblázat a fő táblából (vagy több táblából) kiválasztott adatblokkot tartalmazza, amelyek megfelelnek a lekérdezési kritériumoknak. A Dynaset egy dinamikus, ideiglenes adatkészlet, így minden alkalommal, amikor a lekérdezés végrehajtásra kerül, a "friss" táblázatadatok alapján újra épül fel.
Kétféle lekérdezés létezik:
QBE lekérdezések (Query by Example-Query minta szerint). A felhasználó megadja azokat a meghatározásokat, ha az egyes paramétereket a tervezési ablakban megadja promptokkal (mintákkal).
SQL lekérdezések (strukturált lekérdezési nyelv). A felhasználó utasításokat és funkciókat fogalmaz meg, leírást készítve. QBE-kérés A hozzáférés könnyen lefordíthatja a megfelelő SQL-lekérdezést. A fordított művelet szintén nem nehéz. Általában az Access esetében nem számít, hogy milyen típusú lekérdezést használ a felhasználó.
Lekérdezéseket hozhat létre a Query Designer alkalmazással vagy a Query Designer használatával. Azonban az első módszer felgyorsítja a speciális lekérdezések típusát.
A kiválasztási kritériumok azok az utasítások, amelyek alapján a felhasználó megmondja az Access-nak, hogy mely adatok blokkokat kell kérni és a Dynaset-ban megjeleníteni. A kritériumok egy vagy több kérelem mezők számára megadhatók.
A felhasználó használhatja a lekérdezést adatblokkokkal végzett számítások elvégzésére. Mindegyik mezőben megadhat egy olyan funkciót, amely feldolgozza a mező tartalmát. A feldolgozás eredménye a Dynaset. A feldolgozási függvényt a Total vonal adja meg, amely a képi menü "sigma" görgőjének megnyomása után jelenik meg. A funkciót ebben a sorban lehet kiválasztani a lehetséges értékek listájának bővítésével.
A kérés megtervezése után végrehajtható, ha az egérgombbal a felbukkanó ponton található ikonsorban vagy a Lekérdezés menüben a Run utasítással hívja meg a parancsot. A Hozzáférés a Dynaset által kérésre kiválasztott blokkokat mutatja táblázatos formában.
Az Access belsejében strukturált SQL lekérdezési nyelvet használva a felhasználó a kritériumok és számítások struktúrájában a lehető legegyszerűbb lekérdezéseket készíthet. Ugyanez a nyelv lehetővé teszi a kérelmek feldolgozását. Az SQL lekérdezés olyan állítások sorozata, amelyek magukban foglalhatják a kifejezéseket és a hívásokat az összesítő funkciókhoz.
Ha a felhasználónak rendelkeznie kell egy kifejlesztett lekérdezési projektgel és a következő munkamenetek során, mentenie kell a Fájl menü Mentési irányelvével. Ha a projekt először kerül mentésre, az irányelvre való hivatkozás után megjelenik a Mentés másként párbeszédpanel. Ebben a menüpontban meg kell adni egy nevet a kérésnek, amely alatt menteni fog és bekerül a lekérdezési listába az adatbank ablakában. A lekérdezési név nem lehet ugyanaz, mint az asztal neve.
Ha ezt a kérelmet már egyszer mentette, és a felhasználó választotta a Save direktívát, a régi verziót egy új, módosított lekérdezési projekt váltja fel. Ha a változások nem rontják az előző verziót, de meg kell menteni egy másik lekérdezésbe, akkor hívja a Save As (Mentés másként) direktívát, és az új projektet mentse el. A lekérdezés táblázatnézetének mentéséhez válassza a Fájl menü Mentés lekérdezése parancsát. Ez az irányelv mentette a meglévő lekérdezés projektjének módosításait, és az aktív verzióval helyettesíti a lekérdezés korábbi verzióját. A lekérdezés első alkalommal történő mentéséhez vagy az aktív lekérdezés másolatának létrehozásához, amelyről a Dynaset látható a képernyőn, válassza a Lekérdezés mentése irányelvként lehetőséget.
A kiválasztási kérelmekkel együtt az Access is végrehajthat cselekvési kérdéseket, paraméteres lekérdezéseket és táblázatos lekérdezéseket.
Egy űrlap egy kitöltendő űrlap vagy egy maszk, amely fel van töltve az adatkészleten. Az űrlap-formanyomtatvány lehetővé teszi, hogy egyszerűsítse az adatbázishoz való feltöltési folyamatot, ami lehetővé teszi az alacsonyabb képzettséggel rendelkező személyeknek az információk bevitelét. Az űrlapmaszk lehetővé teszi az adatbázishoz hozzáférő felhasználók számára rendelkezésre álló információk mennyiségének korlátozását.
Az egyes vezérlőelemek és formák megjelenését, szerkezetét és működési módjait ezen objektumok jellemzőinek értékei határozzák meg. Az objektumok jellemzői a jellemzők ablakán keresztül érhetők el a felhasználó számára. Egy elem tulajdonságainak megadásához vagy módosításához meg kell jelölnie, és a Nézet menüből hívja le a Tulajdonságok direktíváját.
Az eszközablak megjelenítéséhez válassza az Eszköztár lehetőséget a Nézet menüben. Minden egyes eszköz, vagyis az általa létrehozott vezérlő / tervező elem saját sajátossági ablakával rendelkezik, és egyben a megfelelő vezérlőelem standard beállítása listán szerepel.
Az űrlapon szereplő mezők a mezők listájából választhatók ki, amelyek a képernyőn megjelenő mezők listáján láthatók, miután elérte a Mezők listáját a Nézet menüben.
Formanyomtatvány tervezésénél be lehet illeszteni vezérlőelemeket. Minden egyes vezérlőelem társítható a táblázatban található olyan objektumokkal, amelyeken az űrlap alapul.
A Microsoft Access több módot kínál az adatbázisból származó információk lekérdezéséhez lekérdezés, űrlap vagy jelentés használatával. Kiválaszthatja a legmegfelelőbb módszert.
A jelentések hatékony módszert jelentenek a rendszeres használatra vonatkozó információk nyomtatásához. Jelentést készíthet, és mentheti későbbi felhasználásra. A jelentéstervezet változatlanul marad, de minden alkalommal, amikor megkapja a jelenlegi adatok kinyomtatását.
Jelentéseket készíthet a Jelentéskészítő segítségével vagy anélkül. A konstruktor nagyban fel fogja gyorsítani a jelentés létrehozásának folyamatát, mivel ez a fő feladat lesz az Ön számára.
A jelentés prototípusában integrálhatja a vezérlőelemeket a tervezési folyamatba. A jelentés prototípusába beépített vezérlő elemek címkék, feliratok és illusztrációk tervezésére használhatók.
A jelentés vezérlő elemeinek beágyazásához a Szerszámosláda eszköztár (View / Toolbox opció) jelen kell lennie a képernyőn. Az eszköz menüben a létrehozandó vezérlőelem gombja van kiválasztva. Ezután kattintson az egérrel a prototípus jelentés helyére, ahol a vezérlőelemet el kell helyezni. A Hozzáférés elhelyezi a kiválasztott elemet, hozzárendelve az alapértelmezett szabványos értékeket (méret, szín stb.).
A vezérlőelem jellemzői standard értékének megváltoztatásához hivatkozhat a tulajdonságok ablakára, amely korábban már megjelölte az egyedi elemet.
A jelentés függő vezérlőeleme a megfelelő táblázat mezőjéhez van társítva. A függő vezérlőelem segítségével adatot adhat meg a mezőben vagy a kijelzőn, és frissítheti azokat a jelentésben.
A vezérlőelem kétféle módon kapcsolható össze:
Ha a felhasználó akar létrehozni Access automatikusan vezérlőelem társított táblához a jelentés, akkor használja a bejegyzések listája a táblázatban. A képernyőn látható, ha a Nézet / Mező lista opció be van állítva. Kezelése elem felhasználásával készült a lista mezők, ez ugyanaz a tulajdonság értékek, mint a mező asztal, amelyhez társul. A kötés végrehajtásához a kiválasztott mezőt vagy mezőket a listáról a jelentésbe kell vonni. Ott kell mozgatni a kurzort arra a helyre, ahol lennie kell, a bal felső sarokban a vezérlőelem (de nem a cím a mező vezérlőelem), majd engedje fel az egérgombot. A Hozzáférés a mezõlistában kijelölt mezõk számára létrehozza a hozzá tartozó vezérlõelemet (szövegmezõ).
Ha egy már létező, nem kapcsolódó vezérlőelemet vissza kell kapcsolni a mezőhöz, akkor ezt a jellemzőikkel lehet elvégezni. Ebben az ablakban, miután a vezérlő elemet a jelentés prototípusába jelölte, ennek az elemnek a jellemzői szerepelnek. Amikor megadja a társult mező nevét ebben az ablakban, akkor a kötési érték a ControlSource jellemző értéke.
A jelentést kétféle módon mentheti:
Csak a projektet, a jelentésszerkezetet mentve, adatok nélkül.
A Fájl menüből válassza ki az Irányelvek mentése parancsot.
Ha a jelentés nem lett megadva, írja be a nevet a Jelentés neve sorban.
Az eredmény mentése, a teljes jelentés - a projekt az adatokkal együtt - olyan fájlban, amelyet más támogatott Windows-alkalmazásokban, például a Microsoft Excel-ben is használhat.
A Fájl menüből válassza a Kimenet pontot.
Kövesse a Kimenet párbeszédpanelek utasításait.