A szerződéses munka optimalizálásának tapasztalata (a befejezett projekt leírása)

Natalia Sokolova, a termelési rendszerek fejlesztési igazgatója

Artem Charykov, menedzser

A vállalkozásoknál végzett szerződéses munka általában minden funkcionális függõséget foglal magában. Számos olyan résztvevő, akik gyakran ellentétes érdeklődéssel rendelkeznek, gondos gondolkodást igényelnek az eljárások és a megalapozott interakciós mechanizmusok révén. Sokan - ez egy problémás terület, amelynek változása rendkívül nehéz.

Például a vezető szerelő a vállalkozás szükségességét szerződést kötöttek gyorsabban, ahogy rosszul tervezett szükséges szolgáltatás, biztonsági szolgálat szükségességét több alkalommal ellenőrzi a pénzügyi szolgáltatás nyújtója ellenőriznie kell, hogy a költséghatékonyság és a kívánatos pénzt takarít meg. A fő feladat itt az egyensúly a résztvevők érdekeinek a szerződéses munkát és közös cél elérése.

Ebben a cikkben a CiG Business Consultants a sikeres projekten alapuló szerződéses munkák optimalizálására vonatkozó megközelítésekről beszél a nagy petrolkémiai vállalatnál.

Nem lehet túlbecsülni a szerződéses munkák optimális szervezésének fontosságát, mivel sürgősen szükség van minden vállalkozásra:

• ellenőrzi a szerződések megkötésének célszerűségét és az ügyfelek kiválasztásának érvényességét -
• eljárásokat annak biztosítására, a lehető leggyorsabb összehangolását szerződések, optimalizálja a listákat a Concorde Egyezmény, azzal a céllal, hogy, egyrészt, hogy minimálisra csökkentsék a hibák kockázatának azok letéti és, másrészt - csökkenti az idő, hogy soglasovaniya-
• ellenőrzi a szerződések végrehajtását, beleértve a pénzügyi kötelezettségek teljesítését -
• különböző forrásokból származó szerződések dokumentációját képezik a kockázat minimalizálása és az érdekelt felek számára hozzáférhetővé tétel céljából.

A szerződéses munka szervezésének komplex megközelítése

Ezen problémák megoldására CIG Business Consulting tanácsadói alkalmazni egy olyan átfogó megközelítés a szervezet szerződéses munka, amely magában foglalja a több szakaszban történik: elfogadták a döntést arról, hogy a megállapodás aláírására és átadni a szerződés teljesítése az archívumban.

Ábra. Megközelítés a szerződéses munkák optimalizálásához

Minden szakaszban a szerződéses munkamódszereknek saját céljuk van. Például a szakaszában a kiválasztási eljárás során az ügyfél legyen a kockázatok minimalizálása érdekében a visszaélés a vállalat és a kockázatok miatt a rosszhiszemű az ügyfél, illetve a jóváhagyási lépcső és a szerződés aláírása - annak biztosítása, gyors kiürülését már meghozott döntések. A gyakorlatban a vállalatok megpróbálják minimálisra csökkenteni a visszaélések kockázatát több megállapodási megállapodással, ahelyett, hogy nyilvános eljárásokat vezetnének be a partnerek kiválasztására. Ez egy lassú, bürokratikus megbékélési eljáráshoz vezet, amely nem védi a vállalkozásokat a visszaélésektől.

A szerződéses munka szervezésének problémái

Általánosságban elmondható, hogy a szerzõdéses munkák szervezési problémái megegyezõek a közepes méretû vállalkozások esetében, évente több tucat szerzõdéssel dolgoznak, és évente több ezer szerzõdésû nagyvállalatoknál. A különbség a megnyilvánulásuk mértékében van. Ezzel a tanácsadó megkezdi munkáját a vállalkozásban.

Példaként egy kivonat található a tanácsadói jelentésből a nagy petrolkémiai üzem szerződéses munkájának megszervezésével kapcsolatos problémákról:

§ szigorúan egymást követő sorrendben van, párhuzamos cselekvések nélkül. A jogi osztályon keresztül a szerződéstervezetet kétszer tartják: az eljárás kezdetén és az összes tisztviselő jóváhagyása után. Ugyanakkor a szerződéses formanyomtatványnak való megfelelés ellenőrzésére a többlépcsős engedélyezési eljárás végén kerül sor.

§ nincs felhatalmazás: a fejét a vízumegyezmény tervezet ellenőrizze beosztottjait. Így az egység, amely kezdeményezte a szerződés, hagyja jóvá a projekt 3 fő, CFO - 6 fő, a jogi osztály tervezet által kötött megállapodás proxy - 2 személy (jogi tanácsadó és az egyik munkaközösségvezetők), a tervezet által kötött megállapodás Főigazgató - 5 (!) embereket.

§ határidőket állapított halad a szerződés monitoring eljárás nehézkes, ezért nem működik: A vezetői konzultáció után minden hivatalos személyesen vegye fel a megállapodás-tervezet az irodában bélyegző dátumát és idejét az áthaladás szakasz összehangolása és koordinálása átadása egy másik személynek. A felelős végrehajtó (leggyakrabban - az osztály vezetője) futárként jár el. Ha van egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer, csak papírhordozókat használnak.

§ A megállapodás feltételei nem irányulnak. a jóváhagyások időtartama nem vállal felelősséget. Senki sem kezdeményez büntetést.

Ennek eredményeként kevesebb, mint 40% -a kötött szerződések az állami eljárások és az átlagos hossza színpad jóváhagyása és a szerződések aláírása a növény a következő: adásvételi - 15 napon belül, a szolgáltatás / szerződés - 27,5 nap.

A Tanácsadó által javasolt egyik kulcsfontosságú döntés a felelős végrehajtók bevezetése. Ezek olyan alkalmazottak, akik teljes körű tájékoztatást kapnak a szerződésről, felelősek a szerződés előkészítéséért és megkötéséért, valamint a szerződéses kötelezettségek teljesítéséért.

A vállalaton belüli felelős vezetők bevezetése eredményeképpen létrejön az egyéni munkaszerződések megvalósításának személyes felelőssége.

Kivonat a szerződéses munkák szabályaitól:

• felügyeli az elsődleges és egyéb szükséges dokumentumok (ideértve a szerződés feltételeiben említetteket is) megfelelő végrehajtását a vállalkozás-
• időben nyújtja be a szerződés szerinti településekre vonatkozó dokumentumok illetékes szervezeti egységeit (számlák kifizetése, számlázása és átvétele) -
• haladéktalanul tájékoztatja a döntéshozókat, és függessze fel az az ő érdekében kötelezettségvállalásokat most, ha a feltételek teljesítésének kötelezettsége miatt a szerződés teljesítése már fél és az ügyfél nem teljesítette a (késleltette a végrehajtás).

A következő kulcsfontosságú döntés az ügyfelek kiválasztásának hivatalos eljárási rendszere. többek között:

• a szerződő fél nem alternatívája egy adott szerződésre vonatkozó
• az ügyfelek nyilvános kiválasztására vonatkozó eljárások (pályázat, árverés, ajánlattétel) -
• a felső szintű vezetők pénzügyi felelősségének határain belül a szerződések megkötésére vonatkozó eljárás, az ügyfelek kiválasztására irányuló közbeszerzési eljárások feltétel nélküli elsőbbségével.

Az ügyfelek alternatív / nem alternatívaként történő megosztása lehetővé teszi a nyilvános eljárások megfelelő alkalmazását, egyszerűsítve a nem alternatív ügyfelek eljárását.

Kivonat a szerződéses munkák szabályaitól:

E rendelet alkalmazásában a fő kritériumok. Az alábbiak lehetõvé teszik az egyének nem alternatívaként való besorolását:

• az áruk (munkák, szolgáltatások) az egyedülálló technológiával készültek (kivitelezhetők), vagy egyedi tulajdonságokkal rendelkeznek,
• egy személy egy természetes monopólium, aki hivatalosan az FAS Oroszországgal vagy az Oroszország-
• a személy az egyetlen hivatalos viszonteladója egy olyan személynek, aki megfelel e cikk "a" és "b" alpontjainak követelményeinek, és amelyet a köztük lévő szerződés ír elő -

A nem alternatív fogalommeghatározás ellenőrzésének biztosítása érdekében az alábbi eljárást kell alkalmazni:

• a nem alternatív ügyfelek listáját a gazdálkodó részlegek,
• a biztonsági részleg ellenőrzi a "stop információ" jelenlétét
• a szakosodott szakemberek csoportjának érvényességének és ellenzésének ellenőrzése,
• amelyet a legmagasabb vezetői vagy testületi vezetői testület hagy jóvá.

A vezetők pénzügyi felelősségvállalási rendszerének használata biztosítja a minimális pénzügyi kockázatokkal járó szerződésekre vonatkozó vezetői döntések gyorsaságát.

Kivonat a szerződéses munkák szabályaitól:

A pénzügyi felelősség korlátja a szerződések bizonyos pénzügyi volumene, amelyen belül a funkcionális terület igazgatója jogosult arra, hogy a versenytárgyalási eljárások nélkül függetlenül válasszon az ügyfélnek.

Minden vezető, aki egy határ pénzügyi felelősség, köteles biztosítani, hogy minden üzleti döntéseinek őket a cég nevében, hűségesek hozott a helyes utat, és maximalizálja az arány a bevételek / ráfordítások.

• egy szerződés esetében (egy adott szerződés megkötésének maximális összege) -
• (az év során a szerződések megkötésének maximális összege).

A pénzügyi felelősség korlátozása csak az ilyen típusú szerződésekre vagy szerződési csoportokra vonatkozó határértékek esetén alkalmazható.

Számos szerződéssel a felső vezetésnek nincs ideje és alapos ismerete a tárgykörről, hogy ellenőrizhesse az ügyfelek kiválasztását. A javasolt rendszer ellenőrzi az ügyfelek kiválasztására vonatkozó döntéseket, figyelembe véve a formalizáció és a gyors döntéshozatal közötti egyensúlyt. A rendszer tartalmaz egy mechanizmust szabályozó számának aránya kötött szerződések az állami eljárások száma és a megkötött szerződések határán belül a pénzügyi felelősség: miközben csökkenti a pénzügyi kötelezettség korlátozza egyre nagyobb hányada kötött szerződések az állami eljárások és fordítva.

A következő kulcsfontosságú döntések befolyásolják a tárgyalások szakaszát és a szerződések megkötését.

A szerződések standard formáinak széles körű alkalmazása lehetővé teszi számukra a koordináció egyszerűsített eljárásainak használatát. kiküszöbölve a felesleges koordinációt.

Kivonat a szerződéses munkák szabályaitól:

A koordináló egységek összetételét a szerződés típusától függően kell meghatározni, valamint a jóváhagyott szabványos formanyomtatvány használatának az elkészítése során.

A jóváhagyott formanyomtatványon előállított szerződéssel, amely nem társult, ahhoz vízumra van szükség:

• Felelős előadóművész-
• Felelős vezető-
• Gazdasági Tervezési és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal.

A szabványos szerződési formák hatékony alkalmazásának egyik feltétele a változásoktól védett dokumentumok létrehozása.

Egyéb olyan határozatok, amelyek felgyorsítják a jóváhagyási eljárást:

• a szerződések megkötésére vonatkozó felelősség határainak rögzítése, amely alapján a tisztviselő csak a szerződés azon kikötéseit vizsgálja, amelyek a felelőssége határain belül vannak.
• a projektmegállapodást az egyik meghatalmazott alkalmazott koordinálja az egység nevében. a jóváhagyás jogát, melyet a vállalkozás-
• minden szerződési tervet először a pénzügyi és gazdasági egység, az utolsó a jogi osztály, az összes többi koordináló egység egyetért a megállapodás tervezetével párhuzamosan hatáskörében -
• A szabványos formában elkészített szerzõdés-tervezet egyetlen szerelési egységben való megszerzésének ideje nem haladhatja meg a 8 órát. és abban az esetben, ha a dokumentum "Sürgős" feljegyzést tartalmaz - 4 óra-
• A dokumentumok megvizsgálásának ideje a koordináló egységek hatékonyságának egyik mutatója. A koordináló egység vezetője köteles csökkenteni a várakozási idő várakozási idejét jóváhagyásra.

A dokumentum "lógása" kockázatának kiküszöbölése érdekében a megállapodás egyik résztvevője magában foglalja a folyamatok más résztvevői számára átadandó mechanizmusokat. A meghatalmazottnak ki kell jelölnie egy helyettest a távollét idejére, és át kell ruháznia a munkavállalókra vonatkozó felelősséget bizonyos kérdésekkel kapcsolatban.

A fent leírt kulcsfontosságú megoldások, más, specifikusabb megoldásokkal együtt, lehetővé teszik a vállalkozások számára a következő eredményeket: