Az archiváló helyiségekre vonatkozó követelmények
Az archívum épületeire és helyiségeire vonatkozó követelményeket az alaprendelet 4.2. Az első és legfontosabb érdemes figyelembe venni, hogy a levéltár nem engedélyezett romos épületek, fából készült épületek, az épületek egy nyers fő, pince, padlás kályha fűtés. Az adaptív épületekben levő irattári dokumentumok tárolására szolgáló helyiségeket el kell különíteni.
Jelenleg létrehozunk egy archívumot szervezetünkben. Mit kell figyelembe venni az archív szobának megválasztásánál és elkészítésénél, amelyben dokumentumainkat a jövőben tároljuk?
Az archív dokumentum tárolására alkalmas épület (helyiség) kiválasztásakor vegye figyelembe, hogy az archívum teljes működtetéséhez az alábbi külön helyiségekre van szükség:
2) fogadási helyek, dokumentumok ideiglenes tárolása, dokumentumok akklimatizálása;
3) a dokumentumok használatára szolgáló helyiségek;
4) az archívum munkatársai (szoba).
Ha nem tudja kiosztani archiválni több helyiség és a teljes fájlt kell elhelyezni, ugyanabban a szobában, meg kell osztani, hogy a válaszfalak elválasztó legalább egy dokumentumtár a munkaterületet.
A szervezet archívuma egy speciálisan felépített vagy dokumentált épületben vagy egy különálló épületben található. Ezt a helyiséget tűzbiztonsági szempontból távolítsuk el a veszélyes tárgyaktól. Ilyen például benzinkutak, parkolóhelyek, garázsok. Nem szabad olyan tárgyat, amely szennyezi a levegőt az archívum épületének (helyisége) közelében.
Ideális eset az archívum elhelyezése egy speciálisan épített épületben, de gyakrabban, nem pedig a levéltári dokumentumok tárolásához a szervezetek adaptálják a már rendelkezésre álló épületet vagy helyiségeket.
Melyek az archívum főbb követelményei?
Az archívum főbb követelményei:
Kérjük, vegye figyelembe: A dokumentum tárolását nem javasolt az alagsorban és az épület felső szintjén, vagy a tetőtérben
Természetesen kivételek a szabály lehet: például, ha egy pince száraz, és a fűtés és a gépi lélegeztetés, amely két-három alkalommal légcsere óránként, és a normál hőmérséklet és páratartalom mellett lehet létrehozni a felső emeleten.
Különleges követelményeket írnak elő az elektromos vezetékekre: rejtettnek kell lennie, dugaszoló aljzatok - zárt, hordozható elektromos berendezéseknek gumi szigetelő zsinórral kell rendelkezniük. Az általános és a padló kapcsolókat a raktárhelyiségeken kívül kell elhelyezni.
Befejezve a belső tároló végezzük, nem agresszív, nem porzó anyagok és rendszerek és tűzoltó járművek használt semleges, biztonságos anyag dokumentumokat. Tárolásnál tilos a tűz, fűtőberendezések használata, idegen tárgyak elhelyezése.
HR menedzserként dolgozom. Nem sokkal ezelőtt a szervezetünkben helyet adtak az archívumnak. Minden szabványnak megfelelõen felszerelte. A következő hónapban menedzserünk az épület üzembe helyezését tervezi. Azt tanácsolta nekem, hogy készüljek, de nem tudom, hogyan kell helyesen eljárni. Mi az eljárás az archívum működtetésére szolgáló helyiség üzembe helyezéséhez?
A szervezet archívumához szükséges épület (helyiség) alkalmasságára vonatkozó végleges döntést az Állami Tőzvédelmi Felügyelet, valamint az egészségügyi és járványügyi állomás következtetéseinek figyelembe vételével végzik. Csak megfelelő vizsgálatot követően az archívum a szervezet átalakított épületébe vagy helyiségeibe kerül.
Egy ilyen vizsgálat szükséges annak megállapítására, tűzállósági épületek vagy helyiségek, a tartósság, a nagy struktúrák, valamint az erejét közbenső padló, mivel a potenciális terhelés, és azok állapotát a fűtés és szellőzés. Ez végzi képviselői a szervezet (a szabály, file alkalmazottak), tűzvédelmi, biztonsági, építőipari, egészségügyi-járványügyi és egyéb speciális szolgáltatások. A vizsgálat eredményei alapján egy vonatkozó jogi aktust állítanak össze.