Hogyan szervezzen archív dokumentumokat az oktatási intézményben?
Annak érdekében, hogy biztosítsa a dokumentumok megőrzését, amelyeknek a tárolási ideje nem járt le, az oktatási intézménynek archívumot kell létrehoznia.
Milyen dokumentumokat kell elhelyeznem az archív tárolásra?
Először is, e dokumentumok egy oktatási szervezet, amely szerint tett, másrészt ezek a dokumentumok nem szükséges a napi tevékenységek, és harmadszor, ezek a dokumentumok is szükség lehet a jövőben (pl kérhetik a szabályozó hatóságok).
Mit tegyek, ha archívum létrehozása mellett döntöttem?
Először is, meg kell, hogy egy helyi jogszabály, amely meghatározza a sorrendben továbbítása a dokumentumokat a levéltár az oktatási szervezet és dokumentum-megőrzési politika. Másodszor, meg kell készíteni a szobába, ahol a véletlen sérülés a dokumentumok csak minimális lenne (nincs ablak, nem a legfelső emeleten, a maximális távolság a csatornába, és vízellátó rendszerek, az alacsony hőmérséklet és a páratartalom, a jelenléte a tűzoltó készülékek, tűzoltó ajtó).
A szoba kiválasztása során figyelembe kell venni, hogy néhány dokumentumot évtizedekig tárolnak (például a személyzet dokumentumait), ezért védeni kell őket a gombától (penész), azaz Kényszerített szellőzést (légkondicionáló) és szisztematikus tisztítást igényel.
Mit kell megadnom a dokumentumok archív tárolásáról szóló rendeletekben?
1) a dokumentumok vizsgálatának eljárása (érték és relevancia, értékelési kritériumok, felelősség, gyakoriság, tárolás időzítése);
2) az okmányok elfogadására vonatkozó eljárást;
3) a dokumentumok megsemmisítésére irányuló eljárás, amelynek a tárolási ideje lejárt.
A helyi jogi aktusban kívánatos meghatározni a tranzakciók lefolytatásának időpontját dokumentumokkal (például dokumentumok vizsgálata - a negyedik utolsó hetében).
Ezenkívül a rendeleteknek figyelembe kell venniük, hogy egyes dokumentumok elektronikus formában is létrehozhatók - az ilyen dokumentumok esetében meg kell adni saját tárolási és megsemmisítési szabályait.
Hogyan lehet osztályozni az oktatási intézmény archívumában tárolt dokumentumokat? Optimális opció - az eltarthatósági idő szerint:
- 10 év vagy annál rövidebb eltarthatóságú dokumentumok;
- 10 évnél hosszabb eltarthatósági és tartós eltarthatósági dokumentumok.
Külön dokumentumok szükségesek annak érdekében, hogy véletlenül ne pusztítsák el az állandó eltarthatósági időt.
Például a legtöbb szerződést (az állami (önkormányzati) szerződések) kell tartani legalább öt évig lejárta után (például ha a szállított áruk, a pénzügyi kötelezettség, gépjármű lízing és szállítási szolgáltatások, megállapodást egészségügyi (különösen, hogy tartsa az alkalmazottak orvosi vizsgálata) és a fizetett szolgáltatások nyújtására irányuló egyéb szerződések). Azonban néhány szerződések állandó eltartható - ez alapvetően célzó megállapodások rendelkezésére tulajdonság (például költségvetési oktatási intézmény engedélyével az alapító adja busz).
Hol tárolja a dokumentumokat?
A legjobb megoldás - fém állványok ajtókkal (kívánatos, hogy az ajtók zárva legyenek a kulccsal). Ha nagy szükség van a dokumentumok rendszerezésére, fiókokkal ellátott szekrények tárolhatók.
Egyéb cikkek téma szerint
Navigáció rekordok szerint
Hello Alexander! Legutóbb e-mailünk kezdte, hogy megkapja a leveleket, de nagyon hasznosak a munkában. Sok új és hasznos. Nagyon köszönöm.
Sándor! Helló
Köszönöm önöket az óvodáknak és az iskoláknak nyújtott segítségért.
A jövőben együtt fogunk működni.
Köszönjük ismét.