Hogyan szervezzünk egy elektronikus archív dokumentumok
Hol történt a megállapodás a kék mappa tetején álló polc a jobb sarokban? „Fogadjunk, hogy nem csak azt kell feltenni ugyanazt a kérdést, és mindez azért, mert az alkalmazottak gyakran kell könyvelési műveletek levéltárosok. Megszabadítja őket a „dokumentumfilm” aggályok e-nyilvántartó rendszer.
Az igazi mozgás a pénzügyi és az áruk és anyagok gyakran zajlik éppen alapján eredeti papír, amelyek feltétlen előnyt a „digitális” példányban. Ugyanakkor később szkennelt statisztikák 85 százaléka ilyen dokumentumok, az információ nem vész el, és az elektronikus, éppen ellenkezőleg, vannak nyomtatva. Tekintettel arra, hogy a dokumentumok tárolására különböző formákban, és ennek következtében a különböző helyeken, ott van a probléma a „kettősség” archív dokumentumokat. Elvileg semmi baj, de csak azokban az időszakokban, amikor a dokumentumok „porosodik” a polcokon és a többi elektronikus mappákban. Ez körhinta kezdődik benyújtását jelentő off-site és a helyszíni szemle, a szerkezetátalakítás és más jelentős események. Könyvelők néha szükséges hímez egy sor papírokat, hogy egy másolatot, újra öltés. Ebben az esetben minden egyes egység általában tárolja a dokumentumokat. Ennek eredményeként, hogy megkapjuk a szükséges „elsődleges” vonatkozó egyetlen szerződés vagy a projekt, amire szükség van, hogy különböző rendszerek és archívum.
Elfogadom, ez sokkal kényelmesebb, ha minden dokumentum tárolni egyetlen archívumban. Van speciális szoftver, amely lehetővé teszi, hogy az összes számviteli dokumentumok egy helyen. Ezen kívül minden engedélyezett dolgozói férhetnek hozzá, és gyorsan megtalálja a kívánt példány elektronikus formában, és nyomtassa ki nyomtatott formában minden aláírások és pecsétek.
Azonban, ha érdemes megjegyezni, hogy az ilyen termék különösen alkalmas arra, hogy a nagy cégek vagy szervezetek, amelyek több távoli irodák számára. Logikus, hogy a cégek számára, amely több embert, hanem a „régi vágású” a szkennelést és tárolja azokat egy nyilvános szerveren.
sikeres tapasztalatok
Mivel az elektronikus archiválási működik a gyakorlatban? A rendezvény ideje alatt, a szakértők osztották meg tapasztalataikat a végrehajtása a tárolórendszer. Tehát, Natalya Zhurba, menedzser, felvázolta a kihívásokat, amelyekkel a vállalat előtt volt egy egységes adattár dokumentumok, továbbá azt mondta, hogy megváltozott, amióta bevezették az új rendszert.
Ez földrajzilag szétszórt cég, nagy fiókjai és leányvállalatai. A távoli üzleti egységei több száz dokumentum keletkezik naponta, amelyek rögzítik a számviteli rendszerben. A végén az egyes jelentési hónap elsődleges számviteli kapcsolatos dokumentumokat az érintett ügyleti jegyzőkönyv választjuk időrendben és prospektusok.
A cég nagy, és mivel elég gyakran szükség van, hogy összegyűjti a papírt távoli ágak összeállításához dokumentumok az adóhivatal vagy alkossanak meg bármelyike projekt. Ebben az esetben az elszámolást a „hímezni” mappát az „elsődleges”, hogy egy példányt a példányt, majd tegye vissza a helyére, és újra öltés. A munka meglehetősen időigényes, mivel gyakran hibát talál a design: néhány példányban kell ismételni, mások nem annak a ténynek köszönhető, hogy a vezetők és projektvezetői ideje nem mondják, hogy a számviteli osztály.
Ebben az esetben például, kérésére ellenőrzés a társaság köteles készíteni a szükséges dokumentumokat tíz napon belül. Ahogy az idő, hogy hozzon létre egy gyűjtemény tesztelni, és biztosítsa valamennyi esetben ilyen rövid idő alatt? Majd felidézni a helyzetet, hogy történt az Open Society „Dalsvyaz”, a szervezet kell bemutatni az ellenőrzés dokumentv 14 millió öt nap (abban az időben a cselekvés korábbi normák az adótörvény).
Ahhoz, hogy egy időben elég nehéz, különösen, ha figyelembe vesszük, hogy a vállalat nagy mennyiségű és összetett rendszer. De ahhoz, hogy készítsen szükséges dokumentumok nem csak a helyszínen kívüli és helyszíni ellenőrzések, hanem a HÉA visszatérítését, vagy vonzza a hitelkeretet a bank
Ezért a vállalat úgy döntött, hogy bevezetnek egy egységes elektronikus archiválási Az elsődleges számviteli dokumentumokat.
Nézzük, mert épült dolgozni az új rendszerben. Először dokumentumok lépett egy egységes adatbázis - ezek digitalizált (szkennelt). Elméletileg, a szervezet input dokumentumok a rendszer mind a centralizált (az irodában, általában az osztály létrehozott regisztrációs föld) és forgalmazó részleg (dolgozó bejövő / kimenő dokumentumok - projekt menedzser, könyvelő, raktári dolgozó, egy ügyvéd, és így tovább. d. self-scan aktuális dokumentumot, majd feldolgozza azokat).
Mivel a társaság a földrajzilag különböző szerkezeti egységei, majd a második lehetőség - az elosztott dokumentum beviteli rendszert. Scan „elsődleges” zajlik raktárak, terminálok és így tovább. E. Ez csak a földön. Ezután, a képek a dokumentumok a felelős könyvelő és betölti őket egy elektronikus archívuma. Az eredmény egy olyan konszolidációs központi iroda összes dokumentum és földrajzilag szétszórt irodában egy helyen.
Az új megoldás lehetővé tette, hogy strukturálják a belüli információáramlást a gazdaságban, és biztosítják, hogy a munkavállalók gyors hozzáférést biztosít az eredeti dokumentumok és a gyors kialakulását a szükséges hozzájárulást.
Ami a „elsődleges”, segítségével a modern elektronikus megoldások, például képes volt minimálisra csökkentve a megtagadó adó levonása a HÉA hiánya miatt az elsődleges számviteli dokumentumok, mint az ehhez szükséges időt számlát most gyorsabb és egyszerűbb. Az elektronikus archívum tárolt úgynevezett „történelem” - amellett, hogy a „munka” dokumentumok az adatbázisban is hibás dokumentumokat, változások, változtatások, jegyzetek és így tovább ..
Kézi munka könyvelők minimális - nem kell hímezni, fénymásoló, elterelve a személyzet más egységek és kiszervezik az embereket. Egyszerűen hozzon létre egy elektronikus archív dokumentum-gyűjtemény sajátos kritériumait, és a nyomtatási kép.
A magán - az általános
Meg kell jegyezni, hogy az alapkezelő társaságok gyakran szimpatikus, hogy a létrehozását speciális rendszerek és levéltárak, amelyek megkönnyítik a dokumentumokkal dolgozunk, így próbálja a lehető legnagyobb mértékben automatizálni Bizonyos folyamatokat. Azonban, mint általában, minden beágyazott rendszer igényli a saját archív - mind az elektronikus és a papír. Kiderült, hogy minden egyes boltban egység. Ennek eredményeként, a dokumentumok megszerzéséért kapcsolódó szerződés vagy a projekt, amire szükség van, hogy különböző rendszerek és archívum. Ezért volt egy kifejezés - „csappantyú” automatizálás. Ezek a különböző rendszerek, majd valahogy társítani egymással, és ez nem mindig lehetséges. Kiderül, hogy a „digitális” megoldás, amely célja, hogy egyszerűsítse a munkát az alkalmazottak, van, de az igazi megkönnyebbülés nem működik.
A bevezetése egységes elektronikus archiválási - a folyamat természetesen időigényes és némi időt vesz igénybe. Azonban ez segít építeni egy hatékony munkafolyamat és könnyű legyen megfelelő dokumentumok alapján megadott feltételeknek.
Daria Szaharov, a magazin szakértői „kiszámítása”