Freelancer képzési központ
Titkárként minden időben van!
Tipp 1. Ismerje meg, mit vár a munkatársától a munkatárs
Annak ellenére, hogy a titkár hivatalos feladata mindenki számára ismert, minden cégnél az asszisztens menedzserénél a követelmények eltérőek. Ez függ a vállalat sajátosságaitól és a munkavállalók számától, valamint a főnök személyes menetrendjétől vagy szokásairól. Például a fej gyógyszert szed, és emlékeztetni kell a felvétel időpontjára.
Ezért soha nem lesz szükség felkérni a főnököt, hogy mit vár a munkájáról. A válasz őszintén meglepődhet (mégis, a menedzser kívánsága szerint):
- 1. lehetőség. Jó kávét készíteni;
- 2. lehetőség. Tájékoztatja a fontos események vezetőjét;
- 3. lehetőség. A jobbkezes vezető;
- 4. lehetőség. Védje a felesleges kommunikációt.
Általában az asszisztens menedzseről elvárják a fentiek mindegyikét, valamint számos más feladatot is elvégeznek.
Tipp 2. Tudjon meg többet a menedzserről részletesen
Az asszisztens menedzsernek szervezeti mappával kell rendelkeznie (a képregény neve "kalap"), amelyben összegyűjti az összes szükséges információt, és abban az esetben, ha utat enged az utódjának. A mappának tartalmaznia kell az új titkárhoz szükséges összes információt, a legapróbb részletekig: attól, hogy melyik csésze a főnök italokat, hol ez a csésze, milyen kávét vagy teát szeret, mikor érkezik, mikor nem zavarja ...
A tapasztalt titkár kérdéseket tesz fel az új munka jellemzőiről, mielőtt kötelezettséget vállalna. Miután megismerkedett a szobával, az igazgatóval és a személyzettel, további kérdései lehetnek, amelyeket azonnal fel kell kérnie. Végül is, a fejnek nincs lehetősége arra, hogy minden nap javasolja, hogyan oldja meg ezt a problémát.
Tipp 3. Felvétel készítése
A menedzser asszisztense soha nem panaszkodik a túlzott munka miatt. Meg kell szervezned a munkádat, hogy mindent meg tudsz csinálni. Úgy tűnik, nincs idő, csak meg kell tanulnod, hogyan kell megfelelően eldobni.
Ha soha nem tervezel semmit, itt az ideje tanulni. A szervezett munka első lépése az ütemterv elkészítése és a vezető ütemezése. A legjobb, ha a menedzser ütemterve elég részletes, és egy feladatkártya. Aztán elmondhatja a főnöknek, ha van egy "ablak", és amikor elfoglalt, és mi. Tartsa mindkét menetrendet egy feltűnő helyen.
A menedzser titkára "a lábak szervezője", többfunkciós, mindig készen áll arra, hogy segítsen és tudassa az összes kérdésre adott válaszokat.
Tipp 4. Számolja be a képességeit
Ha a menedzser sok feladatot ad, és az asszisztensnek nincs ideje betölteni őket, meg kell találnia az okot. Talán a titkár túl lassú a feladatok elvégzéséhez. A helyzet kijavítása érdekében kéznél kell, és növelnie kell a termelékenységét.
A munkaterhelés oka lehet, hogy a titkár túl sokat vesz magában, nem számítva fizikai képességeit. Ebben az esetben a titkár munkáját menetrendi napló segítséget nyújt. Ez lehetővé teszi, hogy minden percben festesse a feladatait. Amikor a titkár megérti, mennyi időt bíz meg az egyes feladatok teljesítéséhez, soha nem lesz felesleges.
Tipp 5. Válasszon ki egy kiemelt feladatot
A titkárok gyakorlatilag napi gyakorlata - a fej egy feladatot adott, majd hirtelen még egy szót "Sürgős" cím alatt. És a dolgozónak meg kell választania, melyik feladat fontosabb. De nem az ön feladata, hogy saját maga döntsön, hanem a menedzserrel. A titkárnak meg kell tudnia, hogy a vállalat milyen prioritást élvez, és milyen feladatot kell elvégezni. Ugyanakkor a fejét tájékoztatni kell arról, hogy mennyi ideig fog tartani a sürgős feladatok elvégzéséhez. Talán a fej fogja megbízni ezt a feladatot több munkavállalónak, hogy gyorsabb lesz, és nem vezet a titkárhoz, és ideges lesz.
Tanács 6. Ne fejti ki a fejét
A titkárok egyik legnagyobb téveszméje, mint sok más alkalmazott, az a meggyőződés, hogy minden vezető szörny, aki csak egy dolgot akar: az asszisztens kopáson dolgozik. Szerencsére ez nem így van. Lehetséges, hogy az ilyen vezetők találkoznak. De nincs egy rossz karakterük az elfoglalt pozíciójuk miatt, mindegyik az egyéni személytől függ, mind a munkahelyen, mind a külföldön.
Ha a titkár tényleg egy túlságosan kemény vezetõ államában volt, akkor logikus kérdés merül fel - miért dolgozik még ott? Meg kell értenünk magunkat. Itt lehet két válasz: vagy a munkavállaló bizonyos ellátásokra számít, amelyek valószínűleg nem fogják megkapni, vagy a titkár egy mazochista, és szereti a zaklatást. Az utóbbi esetben, ilyen körülmények között, egy ilyen titkár marad életének hátralévő részére, akinek kezdeményezése során nem működött.
Tipp 7. Mondja el a kezelőnek a problémákat
Figyelem! Egy vezetővel folytatott beszélgetés során ne használjon olyan kifejezéseket, mint: "Ne bízzon bennem egy munkával, mert túl sok." Ehelyett jobb azt mondani: "Csak a legfontosabb munkát kell tanítania, hogy minőségi módon megtehessem".
Csak a titkár tudja, hány feladatot kapott, mennyi időbe telik mindegyikük teljesítése, és hogy képes-e kezelni magát, vagy segítségre van szüksége.
Tipp 8. Távolítsd el az "idő tolvajok"
Tipp 9. A feladatok optimalizálása
A titkárok összes problémájának fő oka az, hogy képtelenek feladataik optimalizálására. Folyamatosan új feladatokat kapnak, de nem tervezik sem a határidőket, sem a végrehajtási módokat. És ha vis maior van, a titkárnak nincs ideje semmi. Végül is ez a vis maior, ő nem is tervezett - és hiába! Végül is ilyen munkával mindig előkészíteni kell az előre nem látható feladatokat, amelyeket rövid idő alatt végre kell hajtani.
A hivatásos titkár tisztelt és értékes alkalmazott, aki nem csak a munkáját, hanem a fej munkáját, sőt az egész irodát is megszervezi.
Ahhoz, hogy professzionális asszisztens titkárgá váljon - gyakran azt jelenti, hogy önmagadnak megfelelő munkát biztosít az életnek. Végül is a legtöbb vezető nem változtatja meg a titkárságukat, hanem velük halad a karrierlétrán.