A találkozó hatékonysága
Ismételtük Anton Prosecin cikkét az Ön találkozóinak hatékonyságáról:
Nem titok, hogy az ülés az egyik legfontosabb menedzsment eszköz. A találkozóknak köszönhetően időben kaphat visszajelzést az alárendelt munkájának eredményeiről, végrehajtja a változásokat és megoldja az összetett problémákat. Ez a legfontosabb módja a legteljesebb kommunikációnak a problémákkal és lehetőségekkel kapcsolatban.
Van egy egyszerű képlet, amely tisztázza az ülés hatékonyságát:
A találkozó hatékonysága = a meghozott döntések értéke. Hogyan néz ki a képletben: oszd meg a döntések értékét a szorzókra (az ülés időpontja * a résztvevők száma * az átlagos résztvevő fizetése)
V (érték) - a meghozott döntések értéke (a találkozási eredmények költsége);
T a találkozón töltött idő;
N - az ülésen alkalmazott alkalmazottak száma;
$ - a munkavállalók által az ülésen eltöltött idő átlagos költsége az átlagos fizetés alapján.
Az Ön feladata, hogy a lehető legrövidebb idő alatt, a legkevesebb alkalmazott bevonásával növelje a döntések értékét.
Az a tény, hogy az ülésen alkalmazott munkavállalók nem hoznak értéket. Érték hozza az elvégzett tevékenységek eredményét, amelyeket az ülésen terveztek.
De ne felejtsük el a találkozó további előnyeit - közvetlen kapcsolatfelvételt és kommunikációt az emberekkel. A legtöbb esetben, ha személyesen nem kommunikál a csapattal, ne tartsa kézzel a pulzust, akkor nem irányítja a folyamatot. Ez is van áron.
Használja a találkozót, mint lehetőséget a csapat összeválogatására.
Minden találkozónak (mint bármely kommunikációnak) célnak kell lennie. Az ülések célja lehet:
Jelentést kap a munkatervek eredményéről, további lépések a változtatások során Elfogadom (egyetértek) a végső döntéshez Keressenek okokat és tervezzenek intézkedéseket a problémák megoldására A konfliktus engedélyezése (új projekt, termék, változások stb.)
A cél az ülés tervezésénél fogalmazódik meg. (Használja a SMART módszertant). A találkozókra szükség van a szabályok végrehajtására vonatkozó szabályok meghatározására.
A rendelet olyan dokumentum, amelyben a célok, a napirend, az ülés kezdete és időtartama, a magatartás alapszabályai kerülnek előírásra. Ismerje meg a résztvevőket az előírásokkal.
Indítson el egy találkozási protokollt - egy elektronikus dokumentumot, amelyben az ülés eredményeinek eredményeit rögzítené.
A találkozót szakaszokban szervezzük
Az ülés sikerének 40% -a a helyes előkészítéstől függ. Ne feledje az ülés célját. Adja meg az ülés helyszínét, a kezdetének és végének idejét. Hívja meg előre a résztvevőket (használja a vállalati portált vagy a megosztott naplót). Ne kérjen felesleges embereket: csak azokat a munkavállalókat hívja meg, akiknek közvetlen részvétele nélkül a találkozó célja nem valósulna meg. Ne felejtsd el, hogy minden percedet fizeted az embered munkaidejének.
Minden meghívott résztvevőnek előzetesen ismernie kell az ülés célját, tárgyát és szabályait. Küldje el előre a napirendet (ha korábban nem engedélyezték). Az alkalmazottak ismerkedése az ülések szabályaival.
A napirend az ülés tervét jelenti. A megfontolandó kérdések listája. Ebből a résztvevők megértik a találkozó célját és a szerepüket.
Korlátozza az időszakos találkozók idejét 30 percre. Ez egy kiváló fegyelem.
Mindig induljon időben! Mindig. Ha nem tud elindulni az időben, előzetesen tájékoztatnia kell a találkozót a kezdőidő átviteléről. Egyetért velük egy új időpontban. Jöjjön elő és kérje meg az ülés minden résztvevőjétől. Tekintse át a napirendet, és ismertesse az ülés célját és a várt eredményeket. Állítsa be a beszélgetés irányát, kezelje a vitát, emlékezzen az ülés céljára és kövesse a szabályokat. A találkozó napirendjére költözzenek a céljaira, tegyenek rövid általánosakat; Megakadályozza a keresztbeszéd megjelenését. Minden, amit a munkavállalók egyenként határozhatnak meg - az ülés előtt és után dönteniük kell. Vegye ki az ülésből azokat a kérdéseket, amelyek meghaladják a napirendet, vagy túl sok időt igényelnek. Ön képes lesz arra, hogy visszatérjen erre az ülés után, késedelem nélkül azokat, akik nem érdekeltek és nem illetékes ebben a kérdésben. Ne hagyja, hogy a résztvevők aludjanak. Ha valaki nem vesz részt - vagy úgy döntött, hogy csendben ül, vagy meghívott egy extra személyt az értekezletre. A nem konstruktív konfliktusokat, a nem célzott polemikákat ki kell oltani. Hagyja az összeütközést követően a megbeszélést. Hozzon létre új találkozót, ha a konfliktust nem lehet visszafizetni. Ne feledje, hogy az értekezletnek támogatnia kell a csapatépítést. A megbeszélést a találkozó céljain belül tartsuk, és kövessük a szabályokat és a napirendeket. De ne hajlítsa meg. Hagyja a lehetőséget arra, hogy a hangulatot a barátságos munkahelyi hangulat támogatása érdekében feloldja. Vannak konstruktív humorok és érzelmi példák.
Az eredmények rögzítése A feladatok beállításakor használja az 5W2H módszert: Ha elérni kívánja a kívánt eredményt, akkor mind az Ön, mind az előadók ugyanazt a választ kapják a következő kérdésekre: • Mi? - Mit kell tenni? • Miért? - Milyen célra? • Hol? - hol végzik el a tevékenységeket? • Mikor? - Milyen feltételekkel? • Ki? - ki fog cselekedni? • Hogyan? - Hogyan csináljam ezt? • Mennyi? - mennyit fog kerülni?] Összefoglalja az összes döntést és összehangolt lépéseket. Állítsa be a feladatokat egy speciális protokollban, hozzon létre felelős személyeket. Határozza meg az elvégzendő feladatok időtartamát. A hét során vagy a következő ülésen figyelemmel kísérheti a feladatok teljesítését. Anélkül, hogy rögzítené az eredményeket a protokollban, hosszú időre jelezné az időt, visszatérve ugyanarra a kérdésre az értekezletről az értekezletre.
A találkozót mindig időben kell befejezni, még akkor is, ha nincs időd a teljes napirenden átmenni. Hamarosan megtanulod, hogy illeszkedjen a megadott időbe, ha ragaszkodik ehhez az egyszerű szabályhoz. Kérjen engedélyt, ha meghosszabbítja az értekezletet.
Az értekezlet teljesnek tekinthető, ha céljait elérik:
eredményeket ért el a napirend minden tétele tekintetében.
feladatok kijelölése, felelősségi körök kijelölése és határidők.
Az ülés után minden résztvevőnek sikeres munkanapot kívánjon, és ha szükséges, térjen vissza az ülésen kívüli kérdésekre, akkor hagyja el a megbékélés ütköző résztvevőit.
Után - értékelje a találkozót két kritérium alapján:
Mi történt ebben az időben?
Mi lehet jobb?
Az ilyen egyszerű szabályok következetes és következetes betartása lehetővé teszi, hogy találkozókat szervezzenek egy rendszerszintű eszközzel, amely valóban előnyös a vállalkozás számára.
És végül néhány hasznos tipp, amelyet a következő ülésen lehet alkalmazni:
Anton Prosekin üzleti coach, gyakorlati tanácsadó "Avis Consulting"