Módszer anyagot gépelési
2), amely ellenőrzi és igény fejek szerkezeti megosztottság szabályok betartása a munka dokumentumokat a szervezetben;
3) kérésére a szervezeti egységek és szervezetek információs működéséhez szükséges óvodai szolgáltatások;
4), hogy ellenőrizze a szervezet iratkezelési a szerkezeti megosztottság, és hogy az ellenőrzések eredményeit a munkaközösség-vezetők, hogy megfelelő intézkedéseket;
5) részt az előírt módon a szakemberek szerkezeti egységek elkészítésében dokumentumok a használati utasítás;
6) visszatér az előadók felülvizsgálati okmányok sérti a megállapított követelményeknek;
7), valamint a vonatkozó részek célkitűzéseket dokumentumkezelés automatizálható;
8) aláírja és hitelesíti a dokumentumot, a hatáskörébe tartozó;
9), hogy a rendelkezések tagozódásainak szolgáltató alkalmazottai és hivatalnokok DOW utasítások;
10) javaslatot tesz az alapkezelő társaság közigazgatási intézkedések végrehajtása minden esetben sérti az osztályok és a tisztviselők a megállapított szabályok munka dokumentumokat;
11) részt vesznek a vitában a szervezet vezetésének kapcsolatos kérdések az állam papírmunka és javítja a formák és módszerek velük dolgozni;
12) benyújtja a vezetést a benyújtás kinevezéséről, transzfer és felmentése óvodai dolgozók,
bátorítást és szankcionálási őket.
Szolgáltatás DOW n e c e t egy e t t s t meg e n n o s t s annak biztosításáért, hogy a megállapított sorrendben a munka dokumentumokat a szervezet és utasítások végrehajtását és kézikönyvek utasítások és megfelel a szükséges munkafeltételeket óvodai szolgáltatás dolgozók.
A modern kereskedelmi struktúrák nem világos elhatárolása titkárok feladataik - sekretaryamashinistki vezetője, a titkár, a főtitkár stenografist- ki, irodai adminisztrátor - amely selejtező menetrend, de a „titkár” széles használatra.
Ma, a munkavállalók munkaerő-piaci kereslet pozíciókat, mint irodai titkár (fej), titkár-vétel; adminisztratív asszisztens; Operations Manager (irodavezető); szek retar fordító; Asszisztens (személyi titkár) a fej; A titkárság vezetője.
A külföldi vállalatok és az orosz vállalat dolgozik
Között a feladatokat adminisztratív asszisztens mellett a fenti közé tervezési menedzser munkaidő, az előkészítés és találkozók szervezése, a végrehajtás felelős feladatokat. Ebben a tekintetben, adminisztratív asszisztens ismernie kell a tevékenységi köre a cég és a menedzsment, képes együttműködni információk és jogi rendszereket.
A nagy cégek gyakran lépett a posta mened- Geral (rendszergazda), amely felelős a megoldás minden kérdésben a hivatal létfontosságú tevékenység (irodai, kellékek és fogyóeszközök Szervezet Cleaning), futár kezelése és titkárok, a monitoring a munkaidő, stb .D. Office Manager tudnia kell az alapokat a marketing, menedzsment, a termelés szervezése, hogy meg tudjuk szervezni a munka az irodában, bemutatók készítésére és a tárgyalások. Követelmény jó szervezési készség.
A poszt-titkár tolmács biztosított a cégek, amelyek aktívak a külkereskedelemben. Amellett, hogy folyékonyan idegen nyelvet egy speciális ismereteket igényel speciális terminológia által biztosított képes tárgyalni, hogy rendelkeznek a technika tolmácsolás és fordítás, a képesség, hogy támogassa a fejét külföldi utak. Ez kötelező ismeretekkel az üzleti etikett.
Asszisztens (személyi titkár) a fej végzi végrehajtás ellenőrzése végzések, határozatok betartása munka szabályait, így a fejét a formáció
Vat tervez, szervez találkozók és tárgyalások végrehajtásáról tervezése és szervezése a munkanap fejét. Assistant manager kell ismernie a menedzsment területén, nyilvántartások kezelése.
Mivel titkárság vezetője bevezetett, általában a nagy cégek a személyzet titkárok az irodában legalább 5-8 embert. A fő feladat vámok az elhelyezést, szervezése, koordinálása és ellenőrzése alatt titkárok tevékenységüket. Egyes cégek, feladatait a titkárság, részben együtt a funkciók az irodavezető (rendszergazda).
2.6. Szervezet és felszerelések titkára a munkahelyen
Belső irodai helyiségeket és eszközöket a munkahelyen jelentős hatással a teljesítményre bármely alkalmazottja, köztük a titkár.
Munkahely - a foglalkoztatás területén egy vagy több képzőművész, felszerelve a szükséges eszközökkel a hivatali feladatok ellátásával.
Szervezése a munkahelyen - ez a rendszer az intézkedések felszerelni a munkahelyi eszközök és tárgyak a munka- és funkcionális szállást.
Műhelyfelszerelések tartalmazza: felszerelés munkahelyi bútorok, különleges felszerelések és eszközök szükségesek irodai berendezések.
Általános szabály, hogy a munkahelyen titkár a fogadó. Recepció és titkára - a hívókártya a szervezet számára, amely becslések szerint a munkahelyi kultúra a szervezet egésze, létrehozza az első benyomás róla. Ezért világossá válik jelentőséget tulajdonítanak a fogadó készülék és a munkatér titkár.
A szoba legyen csak azokat a tételeket, amelyek elengedhetetlenek a titkár a munkát. Munkahelyén három zónák: az elsődleges, ahol van egy asztal előtagokat és a szükséges berendezések; fogadó látogató zóna, ahol a dohányzóasztal és AAA-Ode szék vagy zsámoly, és egy kiegészítő terület, ahol felszerelt szekrények és szekrények esetben - ruházat, valamint a biztonságos. Nagy jelentősége van a választott bútorok. A kompozíció a munkatér vannak titkár asztal Prefixekkel emelő forgószék (lehetőleg kerekek, mivel ez kiterjeszti a munkaterület), és egy széket a látogató.
A méretei a bútorokat kell felelnie alapterület: meg nem torlódnak fel a váróban. A helyiség
jól szellőztetett és légkondicionálóval: légmozgás ne kapcsolja be a tervezetet.
A vétel legyen jól megvilágítva A fény kell esnie a bal oldalon, vagy az első, ragyogás elfogadhatatlan. A belső tér is újraéleszteni szobanövények, amelyek tisztítják a levegőt
è hangulatos légkört. Ők lehet helyezni a falra, vagy speciális, a padlón áll, de úgy, hogy azok nem torlódnak helyet, és nem zavarja a folyosón. Nem kívánatos, hogy a virágok a párkányok, mivel csökkenti az áramlás a természetes fény.
 előírásoknak megfelelően a hőmérséklet az irodában kell lennie + 20¾ + 22 ° C, a relatív páratartalom a téli - 45-50 százalékkal, nyáron - 50-55 százalék.
A munkavállalók számára a szolgáltatás szükséges dokumentációt hozzon létre egy bizonyos vizuális komfortot. Ami fontos, az a színes mint információhordozó, valamint létrehozni a kívánt sorrendben a munkahelyen, a jobb munkaszervezés: például a titkár használ különböző színű mappában az elrendezés dokumentumok típusát, valamint a színes regisztrációs kártyát.
Található munkahely titkár a bejárat közelében a székhelye, de mindig olyan szép, hogy minden tagja a recepción, és eléjük szembe, nem a hátad.
Különös jelentősége van a berendezés munkahelyen titkár irodai berendezések, ami csökkenti az időt és erőfeszítést szükséges létrehozása, tárolása, szállítása és felhasználása dokumentumokat és információkat. Modern irodai berendezések lehetővé teszi a maximális gépesítése és automatizálása gyakorlatilag minden technikai eljárás létrehozására és dokumentumok feldolgozása. Ma munkahely titkár nélkül elképzelhetetlen egy személyi számítógép, amely rendszerint egy asztalon-top box. Ha a miniszter a munka bevezetéséhez kapcsolódó dokumentumok papíron, majd a számítógéphez kell csatlakoztatni a szkenner. Itt van egy nyomtató. A növekvő használata a munka a titkár egy többfunkciós készülék (MFP), a modulok vannak szerelve fax, automatikus lapadagoló, a hálózati interfész.
A számítógépnek rendelkeznie kell a megfelelő szoftvert. Általános szabály, hogy a titkár számítógép csatlakozik a számítógéphez vagy a fej csatlakozik a helyi hálózathoz, a vállalat és a végrehajtás esetén az a miniszter fogadása és továbbítása faxok
Kívánatos másoló vagy más másoló.
Ahhoz, hogy a főtitkár asztalra kell csak azokat a tételeket, amelyek szükségesek a munka. A tálcákat vagy mappák feltöltött aktuális dokumentumokat, amelyek szükségesek a miniszter a munkanap. Dokumentumok ajánlott fel annak érdekében, hogy ők is könnyen veszi, és kényelmes használni őket. Minden más dokumentumokat kell távolítani egy szekrényben vagy biztonságban.
Titkára törvényes fogalmai normál és a maximális üzemi területeken. A normális üzemi terület titkár dolgozó kéz és az ujjak, behajlított könyökkel. Vannak tollak, jegyzetfüzetet.
Táskák és mappák tárolt dokumentumok az asztalra, és a polcokon a szekrény kell világos jegyekkel különböző színű, kóddal jelek, az esetek száma a nómenklatúra, amely segít, hogy gyorsan megtalálja a dokumentumot vagy dolog.
munka és a pihenés szabályozza belső szabályait. Ezek határozzák meg az elején és végén a munkanap, ebédszünet. Létrehozásával a napi rutin az alkalmazottak hajlamosak arra, hogy néhány rövid távú pihenőidő a munkanap során. Titkár ajánlatos megtenni, 5-8 perces szünetet kétóránként, és kívánatos, hogy alternatív típusú munkát végeznek ül az asztalnál, a munka mozgásával összefüggő, a vevő, vagy az intézmény.
Ellenőrző kérdések és feladatok
1. Melyek a szervezeti formák a munka dokumentumokat és megmagyarázni ezeket a feltételeket.
2. Mit jelent a „normál üzemi terület” és a „maximális munka helyet?”
3. Hogyan kell osztani az intézmény szempontjából munkafolyamat?
4. Milyen szerepet játszik a szervezet a munkahelyen?
5. Hány és mely zónák magában munkahely titkár?