arhiváláshoz szükséges irodai automatizálási rendszer - az összes elektronikus archívumok
Az egyik fajta az elektronikus archívumok rendszerek arhiváláshoz szükséges irodai automatizálási rendszer. Az ilyen rendszerek, valamint a levéltárak maguk az önkormányzati szervezetek látszanak szigorú követelményeket a szervezet a folyamat az archiválás és az okiratok az archívumban az üzleti orientirovannh rendszereket. Rendszer, a társaságok létrehozása, továbbá az állami követelményeknek megfelelnek a kiegészítő belső standardok terén iratkezelés.
archív dokumentum automatizálási felelősek a végső szakaszban a dokumentum életciklus, nevezetesen archiválás, információk és a dokumentum megsemmisítése. Ebben a szakaszban a dokumentumok nem széles körben használt és szükségesek elsősorban referencia és követelményeknek való megfelelés az állami ellenőrző szervek dokumentáció tárolására.
A fő feladata az archívum a szervezet:
- megszerzése archív dokumentumok, amelynek összetétele rendelkezéseket tartalmaz az archívum
- tartása és megőrzése dokumentumok
- létrehozása a tudományos referencia rendszer archív dokumentumok;
- használata archivált dokumentumok
- elkészítése és továbbítása vonatkozó dokumentumokat Levéltári Alap az Orosz Föderáció, állandó tárolás.
Annak érdekében, hogy végre a alapfeladata egy archív a következő feladatokat:
levéltári kezelése
Ez a folyamat a számviteli, az elfogadás, a dokumentumok archiválására, miután néhány alkatrészeket.
Dokumentumok érték vizsgálata - ez a tanulmány a dokumentumok kritériumok alapján értékük meghatározása érdekében a feltételeket a dokumentum tárolás és a kiválasztás állandó megőrzésre.
Dokumentumok érték vizsgálata a szervezet tartott:
irodai munka - előállítására nómenklatúrákat esetek kialakulását esetekben és ügyek előkészítésére továbbjut az archívum
az archívumban - áttölteni esetekben állandó tárolás
Létrehozása nómenklatúra ügyek - szisztematikus névsorát esetben éren szervezet kapcsolatában ezek megőrzése dátumok, az előírt formában.
A formáció ügyek a szervezet - csoportosítás végrehajtott iratok szerint a nómenklatúra az ügyek. Amennyiben a dokumentumok kerülnek, amelynek tartalmát mérkőzés tulajdoni lap, a csoport tilos esetén nagyolás és kettős dokumentumok másolatát (kivéve a nagy értékű), valamint a dokumentumok vissza kell küldeni.
Előkészítése és végrehajtása készletek ügyek - biztosításához szükséges megszerzését az archívumot a szervezet minden befejezett papírmunka esetén állandó, ideiglenes (10 év alatt) a tárolás és a személyzet, nem vizsgált értékek összeállított archív készletek.
Levéltári lista - egy archív könyvtárat tartalmazó rendszerezett listája archív alap tételek, gyűjtemények szánt számviteli és közzétételi tartalom.
A készletek összeállítása külön-külön: a tartós tárolás esetén; ideiglenes üzleti (10 év alatt) a tárolás; esetében az alkalmazottak; Ügy, álló dokumentumok egyedülálló ez a szervezet (jogi, nyomozati eljárás, kutatási jelentések témák, stb.)
Külön lista normál esetben önálló bruttó (ordinális) számozás.
Beszerzése archív - a rendszeres pótlása archív dokumentumok szerkezeti megosztottság a szervezet, valamint más szervezetek, amelyek a források a levéltár.
archív beszerzés magában foglalja:
- meghatározása az archív források megszerzése;
- összetételének meghatározására, hogy milyen dokumentumokat kapott a dokumentumok archiválása lehetnek: számlát, igazolást a befejezés, számlák, szerződések, stb.;
- Szervezése dokumentumok átadását az archívumba.
Számviteli dokumentumok az archívumban - meghatározását azok számát és összetételét, a megállapított egységek számviteli és felvétel (regisztráció) szállít egyes jelentési egységet egy adott összetett és teljes számuk a nyilvántartásban.
Számviteli dokumentum utal a dokumentum rögzített formában, rögzítő szállítás, nyugdíj mennyiség összetétele és állapota, a levéltári dokumentumok elszámolási egységek.
Számviteli dokumentumok az archívumban a szervezet egyik eszköz, amely biztosítja, hogy a biztonság és az ellenőrző jelenlétüket.
Figyelembe kell minden az archívumban tárolt iratok a szervezet, beleértve a nem dokumentált és nem-core egy adott fájlt, valamint példányban biztosítási dokumentumok másolatait használja az alap (ha van ilyen), és a leltár fájlok és dokumentumok.
Dokumentumok megsemmisítése - a folyamat ártalmatlanításának dokumentumok lejárt eltartható. Élettartam határozza meg a dokumentum, a jelenlegi jogszabályok és különleges esetekben, a vállalati politika. Iratmegsemmisítésben megelőzi a vizsgálata értékek.
Az archív dokumentumok - Az információs levéltárak különböző célokra. Dokumentálja az archívumban nyitottak használata archívumok és a felhasználók
A megkeresések az archív dokumentumok - tájékoztatást kapjon kérésre az alkalmazottak, a jelenlegi tevékenységét, amely szükségessé vált, hogy hozzáférjen a archivált dokumentumokat.
Levéltár és archív iratkezelés hagyományosan papír alapú dokumentumokat. Ez a módszer növeli a hangerőt a papíralapú dokumentáció, teremt komplexitást számviteli, működési keresést a szükséges dokumentációt, válaszoljon a személyzet kéri. Nagyon gyakran lassú válasz a „hagyományos” aktát érvényteleníti az összes többi egység Küldd hatékonyságát.
Abban a pillanatban, a szoftver képes automatizálni a levéltári funkciókat képviselteti magát a piacon a hazai fejlesztők. Ez a tény annak köszönhető, hogy a sajátosságait az „orosz” iroda, mint a Nyugat. Rendszerei ezt a profilt hoz létre külön önkormányzati vállalatok és az üzleti struktúrák különbözősége miatt a követelményeket a rendszer.
Az ilyen rendszerek épülnek EDR - Elektronikus dokumetooborota rendszert, de van néhány jelentős különbség:
- arhiváláshoz szükséges irodai automatizálási rendszer nem tárolja a képeket a papíralapú dokumentumok. Elég kártyák információt a helyét az üzleti az archívumban.
- A rendszer középpontjában nem a helyzetét a dokumentum ellenőrzési, de figyelemmel a megőrzési szabályok, pusztítás, okmányvizsgálati és predostavleniyainformatsii őket.
Ezek a rendszerek különböző mértékben segíteni automatizálja és egyszerűsíti végrehajtását ezeket a funkciókat.
Követelmények arhiváláshoz szükséges irodai automatizálási rendszer:
- Alkalmazkodás a különleges követelményeket dolgozik dokumentumokat a megbízó cég
- Titkosságát minden információt a rendszerben
- Könnyen érthető felhasználói felület
Az bevezetésének hatásait levéltári irodai automatizálási rendszer:
- Megőrzése az információk elektronikus formában
- Kockázat felszámolása helyrehozhatatlan veszteség a fontos információkat csak papíron
- Betartása belső vállalati előírások húzott ügyek
- Csökkentett kevesebb munkaidő
- Növelése a feldolgozási sebesség és információk
- Hozzáférési jogok használatára Papírdokumentumról vagy képkeresés. eloszlása hozzáférési jogok követelményeit, lehetővé téve az elektronikus dokumentumot kell megállapítani, a szervezet.
- Hatékony felhasználása levéltári dokumentumok minden alkalmazott a cég (akár távoli egység) a minimális időt töltött a keresést és nyilvántartása szükséges dokumentumokat; Csökkenti a munkaerő-költségek hivatalnokok és tisztségviselők felelősek az archívum
- Optimalizálása a különböző feladatok megfelelő személyzet (emancipációja a munkaidő fordítható egyéb feladatok);