Page 5, levéltári gyakorlat
Dokumentumok átvétele állandó tárolás hivatalossá a cselekmény fogadása és továbbítása esetben. Ha egy adást észlel közötti eltérés az utolsó bejegyzés a leltár és a tényleges jelenléte átviteli esetben egy új, végleges rekord a leltár, amely felsorolja a tényleges rendelkezésre állás és az eltűnt esetben. Nem hiányzik meghatározott esetekben a cselekmény fogadása és továbbítása a dokumentumok az állami felügyelet; az okok azok hiánya - a csatolt a cselekmény segítségével a szervezet számára.
Archív lépéseket tesz a dokumentumok kereséséhez. A hiányzó dokumentumokat, amelyeken a nyomkövetést intézkedések nem hoznak eredményt, el kell készíteni a veszteség dokumentumokat. Elveszett az eredeti dokumentumokat lehet helyettesíteni társaik.
Mielőtt a dokumentumok átadását tartós megőrzésre együtt állam képviselője Archives végezzük érvényesítése a tudományos és műszaki esetek feldolgozása fizikai és egészségügyi feltételeinek dokumentumokat. Miután érzékelte hibák készült; megszüntetése észlelt hibák végzik erők. Amennyiben a dokumentumokat továbbítják három példányban a lista egy példányát az átadás esetben.
Beszerzése archív szervezet - a rendszeres pótlása archív dokumentumok szerkezeti megosztottság a szervezet, valamint más szervezetek, amelyek a források a levéltár.
archív beszerzés magában foglalja:
meghatározása az archív források megszerzése;
összetételének meghatározására, hogy milyen dokumentumokat kapott az archívumba;
Szervezése dokumentumok átadását az archívumba.
A fő beszerzési forrásokkal archív szervezet:
szerkezeti megosztottság a szervezet
3. § A nyilvántartásra került esetek az archív
Így ügyek tartott alkalmazottak szolgálati dokumentumfilm karbantartása archiváló, akik felelősek a kialakulását és létrehozására ügyek irányítása és ellenőrzése alatt a fájl a szervezet. Attól függően, hogy a tárolási idő, hogy végezzenek teljes vagy részleges végső esetben.
Teljes bejegyzés feltétele az esetben állandó, ideiglenes (10 év alatt) a tárolás és a személyzet.
Teljes regisztrációs esetben magában foglalja: egy kötőanyagot vagy kötődése esetén; számozott lapok esetében; rajz-tanú lapos; rajz, adott esetben belső nyilvántartási dokumentumok; a szükséges kiigazításokat a burkolatát részletek (leírás a szervezet nevét, a regisztráció a jelző eset, szélsőséges esetben a dátumok, földhivatali).
Esetekben az ideiglenes (legfeljebb 10 év között) a tárolás alá részleges távolság: ne hajtsa végre rendszerezése iratok, az ügy lapok nincsenek számozva, megbízhatósági feliratot nem lehet. Alkotó dokumentumok esetében benyújtott négy szúrt egy kemény borító karton vagy összefonódik a lehetőséget a szabad olvasás a szöveg valamennyi dokumentum, dátumok, a vízumok és állásfoglalások nekik. Elkészítése az esetekben, a kötőanyag (kötő) fém kötés (csapok, papír klipek) a dokumentumok eltávolítjuk.