A koncepció a «vállalati tartalomkezelés» (ECM), cikk, magazin „a titkár és hivatkozás

Hazánkban a fő típusa információs források, amely egyre nagyobb figyelmet kap, a hivatalos dokumentumok, amelyek rögzítik irányítási tevékenységeket. Mind az állami és kereskedelmi szervezetek, különösen a hivatalos dokumentumok hagyományosan a fő (és gyakran csak) objektum-alapú menedzsment. Ezeket használják évszázadok dolgozott ki létrehozásának szabályait, feldolgozására és tárolására. És a többi típusú információkat (függetlenül a valós érték), inkább maradjon szem elől a nyilvántartási és levéltári szolgáltatások szervezetekkel.

A nyugati, már régóta sikeresen alkalmazzák szélesebb és általános megközelítés a gazdálkodás minden típusú információs források, beleértve a dokumentumokat. Ez a megközelítés alapja az «Enterprise Content Management» koncepció (ECM). Ez a koncepció úgy véli, a dokumentumok kezelése keretében megalakult a szélesebb vállalati információs rendszer, amely minden lényeges a szervezet fajta információs források, függetlenül azok bemutatása.

Olvassa el az elektronikus folyóirat téma

Külföldön, ma szentel figyelmet fordít az integrált megközelítéseknek az információs források. ECM koncepció tükröződik egy sor nemzetközi szabványoknak összefoglalja a jelenlegi „legjobb gyakorlatok” dokumentum menedzsment által kidolgozott ágazati szakemberek Európa, USA, Kanada, Ausztrália. Aktív kutatási és oktatási tevékenységek támogatása a «Enterprise Content Management» koncepciója (ECM) is egy nemzetközi szakmai szervezet az információkezelés területén - AIIM International [1].

A „ECM”

Definíciója szerint a AIIM «ECM - egy sor stratégiák, módszerek és eszközök gyűjtésére, feldolgozására, tárolására és elosztására vonatkozó dokumentumok és más információk kezelésével kapcsolatos folyamatok„.

Az egyik legfontosabb meghatározó jellemzője megfogalmazott AIIM, áll a megértése az ECM, mint mind a kombináció a három elemből áll:

átfogó tájékoztatás stratégia ( «stratégia»);

gyakorlatok az e stratégia végrehajtása ( «gyakorlat»);

információs rendszerek és technológiák, amelyek támogatják ezt a tevékenységet ( «technológia»).

Ez a meghatározás tükrözi az egyik legfontosabb jellemzője a koncepció ECM ma megalakult a hatékony stratégia és a valós információ menedzsment gyakorlat nélkül lehetetlen a modern információs technológiák. Más szóval, az ECM-technológiák szerves részévé válik a szervezet információs infrastruktúra és az irányítási kerül a közvetlen függés sikeres végrehajtását és e technológiák alkalmazása.

ECM komponensek

ECM koncepció ismerteti az általános megközelítés a menedzsment minden típusú vállalati információs források, függetlenül azok célját, ábrázolások, média, stb Ennek részeként kidolgozott koncepció egyes modellek részletes leírására fő funkcionális területek ECM és technológiák célja, hogy támogassa őket.

Részletesen tartomány ECM egyik alapmodell alkalmazandó elkülönítés teljes spektrumát információs folyamatok 5 blokk: Input, hogy a rendszer (Engl «befogó».), Kontroll (Engl «kezelése».) Storage (Engl «áruház».), megőrzése (Engl. «megőrzése») és megoszlása ​​(Engl. «szállít»). Minden egyes blokk, viszont van osztva különböző területekre, illetve tevékenységet az jellemzi, egyes technológiák alkalmazásának ECM. Minden terület igényel a feladatok pontos meghatározása és a funkcionális határokat, tervezés, belső szabályzatok, valamint a felelős személyzet képzése.

Mintegy osztály ECM rendszerek gyakran nevezik egyfajta egységes egészként. Tény, hogy a gyűjtemény a különböző technikákat, amelyek, ha megfelelően kombinált, nyújthat hatékony interakció az emberek között és az információs és folyamatok használnak.

Általában az ECM rendszer, hogy megértsék a konvergáló különálló, de kompatibilis, és szorosan integrált technológiák:

Technology Név (Rus. / Engl.)

Létrehozása közös teret az információhoz való hozzáférés és / vagy alkalmazások révén a portálon.

Tab. 1. Írjuk technológia ECM

Mindegyik ECM technológiának megvannak a maga sajátos célja és alkalmazása. A technológia magában foglalja egy sor eszközt támogatja. Azok végrehajtására, a fejlesztők ECM rendszerek kínálnak a különböző szoftver termékek - mint univerzális platform és speciális modulok.

Még, hogy megfeleljen a kihívásoknak ECM belépő szintű, mint a szabály, a szervezeteknek szükségük van, hogy hozzon létre egy olyan rendszert, amely egyesíti a különböző technológiák (pl vállalati portál, együttműködési eszközök és információkeresés, a munka és az iratkezelési). Azt is meg kell jegyezni, hogy bizonyos esetekben a különböző technológiák hasonló és néha azonos funkciókat (azaz az „átfedés” egymás képességeit).

Mindegyik technológia célja, hogy egy vagy több kapcsolódó területeken ECM. Ezt az összefüggést a mellékelt rajz az ábrán. Ebben a rendszerben az összes kulcsfontosságú technológiák szerint vannak csoportosítva a szolgáltatás jellegét, azaz a A „globális” funkcionális szakaszai az ECM rendszer.

Ábra. 1. A legfontosabb elemek az ECM rendszer

A fenti technológia lehet kiválasztani és végrehajtani követelményeinek megfelelően a szervezet, beleértve az egyedi és egymástól függetlenül. Ez a fajta „építőkockák”, hogy lehet használni az épület optimális szabályozó mechanizmus, nyomon követése és hatásának maximalizálását üzleti információkat.

A külföldi útmutató dokumentumok kezelése az információs források nem értették, semmilyen speciális szoftvert, vagy a termék ECM-rendszer, amely a kívánt tulajdonságokkal és paraméterekkel. Nincs egyetlen „standard” rendszer, ami lehet reprodukálni, és univerzálisan alkalmazható. Corporate ECM rendszer - a finoman hangolt mechanizmus összeállított alapvető technológiák, amely megoldást a problémák a szervezet és fejlesztése, valamint a növekedés annak igényeit.

ECM platform

Meg kell jegyezni, hogy az építési ECM szervezet közvetlenül kombinálásával alapvető technológia meglehetősen munkaigényes folyamat. Továbbá, ez a megközelítés nem biztosítja a szükséges szintű alkatrész integráció. A gyakorlatban a legtöbb esetben, a modern ECM rendszerek alapja többszörözött ECM platformokon a piacon.

Platformok nevű szoftver termékek, széles választékát biztosítja az alapvető szolgáltatások egyetlen technológiai infrastruktúra. Az előnye, hogy a platformok az a képesség, hogy hozzon létre ezek alapján a teljes funkcionális elemek különböző alkalmazások számára. Ezen kívül ezek az alkatrészek, mint általában, beállításával és adaptálása a platform alapszolgáltatások, ami nagyban leegyszerűsíti a folyamatot, mint a fejlesztési „a semmiből”. Ugyanezen okból, a komponensek létrehozott integrált egymással lényegesen jobb.

Lehetőség van azonosítani néhány általános tulajdonságait az ECM platformokon:

Az összetevők összeférhetősége egymással;

A moduláris felépítés és nyújthatósága komponenseket;

Közös használatra szolgál alkatrészek és megosztott erőforrások;

Egységes információs valamennyi komponens;

Az alkatrészeket szolgáltatás egy közös architektúra;

Összhangot a meglévő ipari szabványok végrehajtásának elősegítése összetevőinek külső fejlesztők.

Mint az egyik példa a modern ECM platform is gondolt a Microsoft SharePoint portálon. Ez az egyik legnépszerűbb a világon az ECM-platformokra, amelyek célja az üzleti folyamatok automatizálása és az épület egy egységes információs tér a cég. Létrehozása a vállalati portál SharePoint technológia lehetővé teszi az alap, hogy egy egységes hozzáférési pont a kritikus adatok, dokumentumok, internetes források, beleértve a külső üzleti alkalmazások (ERP, CRM, stb.)

Oroszországban, mint más országokban, a SharePoint már vált az egyik legnépszerűbb eszközök vállalati portálok és rendszerek dokumentum együttműködést. Maga a Microsoft is rövid idő alatt szerzett vezető között szoftverfejlesztők portál platformon.

A mai napig, SharePoint egy egyedülálló termék a piacon az ECM sokféleképpen - széltében képességeik, széles körben elterjedt és a végfelhasználók számára. Ma már egyre valószínűbb, hogy véleményt MS SharePoint közeljövőben célja, hogy legyen az új „ipari szabvány” környezet együttműködő szervezet az alkalmazottak - korábban ez már megtörtént az MS Windows operációs rendszer és MS Office asztali alkalmazásokat.

Ez a platform is aktívan használják a Microsoft partnereknek saját kész megoldásokat alapul. Például, a cég „Electronic Office Systems” (EOS), amelynek elektronikus dokumentumkezelő rendszerek leggyakrabban hajtanak végre Oroszországban, nem is olyan régen megjelent egy új termék, teljes mértékben megvalósítani a SharePoint környezetben. SED «Enterprise Office Solution (EOS) SharePoint» jött létre alapján sokéves tapasztalatai alapján EOS automatizálására munka dokumentumok, és a legfontosabb jellemzői az orosz dokumentumot.

A legfontosabb jellemzője ezeknek a rendszereknek, ami megkülönbözteti őket a legtöbb más termék a piacon, feltéve, hogy hozzanak létre a SED, az a funkciók széles skáláját kombinálva a rugalmas beállításokat. Ez tette lehetővé, köszönhetően annak a ténynek, hogy az ECM rendszer nem egy „monolit” szoftvercsomagot, és egy „designer” - épül egy sor különböző informatikai termékek, technológiák és funkcionális részek. Ugyanakkor ezek mind alapján megvalósított közös elvek és normák egyetlen „ökoszisztéma” - az alapvető környezet az ECM platform.

Így az ECM-módszertan egységes megközelítését feltételezi, hogy a vezetés valamennyi információs források a szervezet, amelynek alapja a kombinációja különböző technológiai elemet. Ebben az esetben az ilyen minőségellenőrzési függ teljessége és integráció mértéke az alkatrészeket. Másfelől, az integráció mértéke komponensek alkalmazásával határozzák meg a technológiai platformok és ipari szabványok.

Egy ilyen megközelítés megköveteli megoldani egy sor összetett módszertani, szervezeti és technológiai problémák, de lehetővé teszi, hogy elérje egy minőségileg új szintet hatékonyság az információ kezelése.

Közlemények a jövőbeli számok