Tippek a legjobb vezérigazgatók, hogy hogyan nem vesztegeti az idejét a találkozók

Milyen gyakran a találkozó húzza a végtelenségig? Bár. Ön nem tud válaszolni. Jobb mondd meg: Milyen gyakran találkozó megy pontosan úgy, ahogy tervezted? Igen, én is így gondoltam.

„Ha jön a találkozó, fontos megjegyezni, hogy mindenki adományoz részét munkanap megvitatni azokat, vagy más pillanatok”, mondja Shivani Siro, a rendező egy startup „Tala”, részt vesz a pénzügyi technológiát. „Amikor elkezdi, hogy megfelelően tiszteletben a mások, hirtelen megszűnik találkozó obyazalovke. és elkezd javára. "

Ez könnyű mondani, de nem olyan könnyű megtenni. Sok cég keresi a módját, hogy csökkentsék az idő fordított ülések, az abszolút minimum szükséges a sikeres találkozó. És néhány vezetők továbbra is megtalálta a módját, hogy csináld.

Így ez a hét főigazgatók megtalálta a megoldást erre a problémára: most ülésük mindig tartott az érdemi, és a munkavállalók - még azok is, akik távolról - mindig naprakész.

Eugene Chang, főigazgatója „Penrose Studio” virtuális valóság, azt mondja: „A leghatékonyabb ülések - azok, amelyek az előkészítés több időt vesz igénybe, mint a találkozó is.”

Valószínűleg, hangzik, nyilvánvaló, de a terv - az első, amit adunk, amikor az ügy egy másik elzáródás. Egyes rendezők kérik az alkalmazottak, hogy nézd meg az ülés előtt további információkat, mások vetik magukat egy listát a kérdés, hogy akkor világít, és terjeszteni, hogy az alkalmazottak a nap az ülés előtt.

De Marcela szaponitotés vezérigazgatója Family Services «Helló Alfred», talált egy könnyebb út ütemezni: az ülés kezdetén, kérdezi egy egyszerű kérdést: Mi a célunk? „Ez ugyanaz a kérdés kezdődik minden dokumentumot, levelezést Slack és a fontosabb események,” mondja.

Young cég «Megbízható» szolgáltatást nyújtó gyermekgondozási előtt minden találkozó létre külön lapokra Trello programot. Az ülés előtt a személyzet javasolta, hogy hozzá kell adni a lapot Trello új kártyákat, amelyek bejelentését jönnek Főigazgató Anand Iyer, így tudja, milyen kérdéseket alkalmazott akar beszélni a találkozón.

„Ember, hogy hozzáad egy új kártyát, meg, hogy tartalmaz információt, hogy akar beszélni, és hogyan, az ő véleménye, megteszi ezt a vitát,” magyarázza. „Az ülés során, én általában játszani a” időmérő”. Kártyák javasolt témák kerülnek a sorrendben vannak hozzá a listához. "

Sőt, ez a megközelítés nem csak alkalmas a nagy találkozók, amelyek részt vesznek az egész társaság egyszerre. Szerint a Morgan Debaun, vezérigazgató egy startup «Blavity» - ez a kör tökéletesen működik ülések egy kisebb csoport. Debaun kérdezi munkatársai közvetlen neki előre témák megvitatására, akkor is, ha találkozik egyetlen alkalmazottja - így ő legyen idejük felkészülni előre kérdések a témában. Mind a Debaun azt mondja: „Így tudunk együtt dolgozni a kiválasztott témák, és nem egyszerűen a dolgozók tájékoztatása a jelenlegi állapot.”

Állítsa be a maximális időtartama ülések

„Az emberek szeretnek rendelni egy találkozó pontosan egy órával,” Hansen azt mondja, bár a „sőt, nem szükséges, hogy minden vita egy órát.” Most minden ülések utolsó 30-45 perc, mint a többi vezetők «Cengage». „Assembly, amelyre már korábban eltérített egy fél órát, most az utolsó 25 perc, és az óra az ülés csökkent a 45 perc alatt,” mondja.

Hansen - nem az egyetlen vezérigazgató, aki elkezdte időtartamának csökkentése az ülésen a cég. „Alapértelmezés szerint nem tervezzük a találkozó több mint 30 perc, és még reméljük, hogy elfogy, még korábban,” mondta Lance Neuhauser igazgatója, a fejlett technológiák, „4C”.

Debaun következik, ugyanazt a szabályt, bár néhány kivételtől eltekintve. „Ha a beszélgetés néhány téma nem lehet tenni 30 perc alatt, akkor ez nem egy találkozó, mint rendesen munkafolyamat vagy a terítés,” tette hozzá.

Előfordul, hogy egy találkozót, és nem kell, és ez a legjobb, hogy teljesen megszünteti. És ez az, ahol segíthet előzetes felkészülés a találkozó programja: Iyer elmagyarázza, hogy ha van a cégnél a táblára Trello «zéró új kártyák”, a találkozó egyszerűen törölték.

További bónuszokat az alkalmazottak, mint az angol tanfolyamokat. oka, hogy büszke a munka a cégnél!

Titkok és HR vezetők

Sőt, még a kis döntések segítségével távoli alkalmazottak úgy érzik, a csapat tagja. Csapat Marcela Sapon a «Helló Alfred» tart heti közgyűlésen Google Hangouts; dolgozó a székhelye New Yorkban, majd a nagy asztal a konyhában képernyő előtti, és távmunkások San Francisco és a Boston, hogy csatlakozzon hozzájuk a Hangouts. „A találkozó során a dolgozónak snackek, hogy minden munkát azonos feltételek mellett. És valahányszor változtatni a hangszórók rendje az alkalmazottak, hogy minden tisztességes „, mondja Marcela.

Eugene Chang ülések során a távoli dolgozók élvezik (jó, persze) egy virtuális valóság nevű eszköz Maestro, a cég által kifejlesztett «Penrose». „Amikor a csapat meg akarja kérdések megvitatására, egyszerűen tedd egy virtuális valóság, és kommunikálni egy teljesen virtuális térben,” Eugene mondta.

. De ne feledkezzünk meg a személyes találkozások

Néha azonban a költségek egy kis fonalat, hogy összegyűjti az összes alkalmazottja ugyanabban a szobában. Company «Tala» irodákat nyitott Santa Monica, Nairobi és Manila; Általános szabály, hogy a vállalat között váltakozik késő esti és kora reggeli találkozó a csapatok különböző időzónák. Azonban, amint azt Siro, a személyes jelenlét a találkozón is nagyon fontos. „Az év elején hívtuk az egész csapat Kenya egy egyhetes üzleti út Santa Monica,” emlékszik vissza. Egyrészt, ezek poluchilosochen hosszú ülésen. De a másik - az általuk mentett egy csomó időt a számtalan rövid, de hatástalan ülésein.