Szervezése workflow és dokumentumkezelés cég (az ügyvéd, a szakértő a business)
A gyakorlat azt mutatja, hogy a legoptimálisabb szerkezete üzlet egy korlátolt felelősségű társaság (a továbbiakban: - LP), ezért nézd meg a címe a cikk a probléma a példa.
Mivel a dob az LLP kell készíteni, fogadni, küldés, ellenőrzése és tárolása a hatalmas áramlás szervezési, adminisztratív, pénzügyi és egyéb üzleti dokumentumokat. És hol a fejét a LLP dokumentumfilm áramlását bármilyen okból nem fordítanak kellő figyelmet, kezd megfulladni benne. Ennek eredményeként, az üzleti partnerek, mivel nem érkezett meg időben a várt dokumentumok idegesek, és ő maga is próbál emlékezni, hogy mikor és kinek a dokumentumot kaptak el a végrehajtás.
Ahhoz nem kell ebben a helyzetben, a feje LLP először rendezni tiszta operációs rendszert irodában. Lássuk, hogy ez a „papír”, hogy megoldja a problémát optimálisan.
Kezdeni, tisztázni az alapvető fogalmakat. A legáltalánosabb formája nyilvántartás - olyan tevékenység, ami kiterjed a dokumentáció és a munkaszervezés dokumentumokat (komplex dokumentált információk feldolgozási technikák) végrehajtásában menedzsment tevékenységek: előkészítés, recepció, továbbítására, rögzítésére, indexelés, jóváhagyás, látvány, aláírásával, reprodukció, a teljesítmény, a küldő ország , ellenőrzése, tárolása és megsemmisítése dokumentumokat.
Dokumentumok, hogy kell minden LLP lehet osztani a következő csoportok:
1.Uchreditelnye és jogi dokumentumok:
- alapító okirat és az alapító okirat;
- igazolás az állami nyilvántartásba;
- tulajdonosi igazolás a föld vagy a megfelelő ideiglenes föld alatti bérleti;
- keretes tulajdonosi igazolás ingatlan vagy bérbe az ingatlan;
- engedély felhatalmazást igénylő tevékenységet engedélyező.
2. Szervezeti dokumentumok:
- szerkezete és személyzeti LLP;
- nagyságrendű forgalmazása hivatalos (tisztviselők) iroda vezetők LLP (ha egynél több);
- szabályozás szerkezeti egységeket, az állami szervezetek, ágak és képviseletekkel LLP;
- A munkaköri leírások az alkalmazottak (fizetett alkalmazottak) LLP;
- egyéb dokumentumok belső forgalomban (utasítások, irányelvek, stb.)
3. Dokumentumok adminisztratív tevékenység:
- perc közgyűlésen az Open Company;
- ülések jegyzőkönyveinek más szervek LLP (igazgatóság, a felügyelő bizottság, az ellenőrző bizottság);
- a megrendelések a fejét LLP kulcsfontosságú kérdésekben a gazdasági és pénzügyi tevékenység;
- normatív jogi aktusok állami szervek kapcsolatos kérdésekben tevékenységének LLP;
4. Pénzügyi és számviteli jelentési dokumentációt.
5. Levelezés kormányzati szervek és a nem állami szereplők kérdésekben az LLP.
6. A személyi okmányok:
- egyén munkaerő munkaszerződésének;
- személyi ügyek (személyi kártya) alkalmazottak;
- megbízásokat személyzet és személyi kérdésekben;
- foglalkoztatási nyilvántartást alkalmazottak;
- anyagok munkaügyi viták, panaszok (nyilatkozatok) az alkalmazottak, valamint a vizsgálat megsértése munkafegyelem és a munkahelyi balesetek;
7. dokumentumok szerződéses munka:
- gazdasági szerződések (szerződések) és a leveleket őket az üzleti partnerekkel;
- nyilatkozatokat igény bírósági és azok megoldásait, valamint a levelezés azok végrehajtásának;
- normatív jogi aktusok kapcsolatos szerződéses munkát.
8. A dokumentumok tervezés termelési és üzleti tevékenységek:
- munkaterveket a naptári napokra (hónap, negyedév, év) és a referencia azok végrehajtását;
- Anyagok hivatalos üléseken végrehajtásáról szóló termelési tervek és egyéb kérdések;
9. Dokumentumok ellenőrzések LLP állami felügyeleti és ellenőrző szervek, valamint a levelezés ezekben a kérdésekben.
10. Reference - információs dokumentumokat.
Jelenleg rendszerezése iratok (persze, ez minden esetben lehet igazítani, figyelembe véve a sajátosságokat a törvényes tevékenység LLP) kell teljesíteni ahhoz a fejét LLP nómenklatúra ügyek hozzárendelésével mindegyikük számviteli (indexelés) száma és egyedi felelős egyének való megfelelő gazdálkodás. A formáció a nómenklatúra ügyek vezetője LLP, vegye figyelembe, hogy meg kell felelnie az alábbi követelményeknek:
- tükrözi az egész áramlása iratok során az LLP;
- számozási nómenklatúra ügyek készül attól függően, hogy jelentőségét és kapcsolatát. Jellemzően az első rendelt számok nómenklatúra esetekben tartalmazó alkotó és jogi dokumentumok, továbbá összhangban azok osztályozását;
- minden esetben a nómenklatúra feltüntetett eltarthatósági időt és a felelős személy a fenntartására és megőrzésére.
Nómenklatúra esetben azon a napon, az intézmény és átadni az archívumban, vagy megsemmisülése tárolja a szerkezeti egységeket LLP az előadóművészek (felelős), vagy az irodában.
Ragadd és szállít dokumentumok esetek állandó tárolás nem megengedett. Ez a mentesség csak akkor lehet elvégezni kérésére az igazságügyi és nyomozó szervek. Ebben az esetben, abban az esetben kell maradnia a hiteles másolatok és hatnak az oka rohamokat.
Eltávolítása a nómenklatúra ügyeit az épület LLP megengedhető csak az első vezető kivételes esetekben.
Nyilvántartás vezetője LLP, mennyiségétől függően dokumentum forgalomban, megteremti a Hivatal a Clerk vagy kijelölik, a fő
amely (th) funkciók a következők:
- e-mail üzenetek (beleértve a dokumentumokat, hogy jön a futárok hozzák vagy partner) és a regisztráció a naplóban beérkező dokumentumok;
- az iratokat nyújtott vezetők LLP összhangban forgalmazásával hatásköre;
- részesülő a vezetők a dokumentumok áttekintése és forgalmazása őket festmény egy bizonyos művész, meghatározott állásfoglalása a fejét a dokumentum;
- felett időszerű feladatok végrehajtása a vállalkozó meghatározott felbontás;
(Különleges küldemény, fax, stb);
- eltávolítását a kontroll teljesítési dokumentumok
- TOO beszámol a feje a dokumentumok és feladatok, határidők lejártak végrehajtása;
- sokszorosítása az utasításokat a vezetők és alkalmazottak LLP alkalmazások
- útmutatást és tanúsítványok kiadására, hogy az érdekelt felek számára az áthaladást dokumentumok
- egy sor dokumentumot a számítógépen feladataira vezetők LLP;
- tároló, bérleti archív vagy megsemmisítése nómenklatúrájának esetek összhangban a hatályos előírásoknak;
- feladatok végrehajtása vezetők TOO egyéb kiegészítő műszaki típusú munkát.
Megalakulása után az Office (irodai szolgáltatások) és a fejlesztés a vonatkozó rendelkezések kimerítő listát a jogok és kötelességek, szükséges, hogy előkészítse a megrendelések és az első vezetője LLP jóváhagyja:
1. a feladatok (hatáskörök) között a vállalat vezetői.
2. Az e tagozódásainak, ágak és képviseletekkel LLP és a munkaköri leírások (vámok) az alkalmazottak.
3. utasítás dokumentumkezelés (eljárva és az okiratok) az LLP.
4. Az eljárás előkészítése, megkötése a kereskedelmi szerződések és ellenőrzése alatt a végrehajtás.
5. Labor rendeletek (munkaidő) az LLP-ben.
6. rendeletek javadalmazásra és jutalmakra, valamint pénzkibocsátással hitelek és támogatások.
7. rendeletek munkavédelmi, biztonságtechnikai és munkaegészségügyi követelményeket.
8. A lista alkotó információ egy üzleti titok.
Dokumentáció bármely LLP tartalmaz egy csomó bizalmas információk, ezért a kérdéseket a megfelelő vérkeringést és tárolás kell kezelni komolyan.
Mint már említettük, a tevékenységét az LLP létrehozásával kezdődik dokumentumok (társasági szerződésének, alapszabály), az iratok átvételére (igazolás az állami regisztráció, statisztikai kártya, stb), dokumentumok közzététele (megrendelések, rendeletek, határozatok, stb) és kíséri a különböző dokumentumokat, amíg annak felszámolását. Mit jelent a „dokumentoborotom”, és hogyan kell megszervezni rendesen?
A dokumentum elismeri bármilyen anyagból média (papír, floppy lemez, szalag, stb) a feldolgozása és továbbítása időben és térben.
Referenciaként dokumentumok (iroda) van szükség, hogy egy speciális szerkezetet (az irodában), vagy jelöljön ki egy speciális tiszt (Clerk). E kérdés ez alapján kell a képességeit számítógépek berendezések, fénymásolók és más irodai berendezések, valamint a megfelelőségét az az idő, és az értelmi képességek alkalmazottak műszaki gépelt műveletek meghatározása céljából:
1) Vajon a szükséges tevékenységet a cég, hogy készítsen dokumentumokat, írja be a számítógépet, nyomtatás, reprint beállítása után fejek és sokszorosítható maguk a munkavállalók és a szakmai munka (teljesen vagy részben) hajtja végre a számítógép szereplők (asszisztensek, stb)?
2) Ki fog gyűjteni vízum érdekeltek projektek elő a társaság (vagy a társaság által kapott) dokumentumokat: az előadó maga, közvetlen felettese, a Hivatal a munkás (ügyintéző), illetve irodavezető?
3) Hogy, hogy a látogatók (vevők, üzleti partnerek és mások.) Eljuttatja a fej bármely dokumentum személyesen (közben egy privát fogadás), és az összes bejövő dokumentumot kell küldeni csak a Hivatal (Clerk) azok kötelező regisztráció?
4) Hogyan cég vezetői meg kell követelnie állásfoglalása dokumentumot, amelyet nekik: közvetlenül a műszer vagy egy speciális lap indítványok? A második lehetőség az kényelmetlen, hogy a lap lehet elveszett véletlenül vagy szándékosan elpusztította az előadó, majd a tartalmát a felbontást csak akkor találgatás.
5) Milyen iratok (a bejövő és kimenő) elviszi a fejét a társaság ellenőrzése?
6) Kik a cég vezetői lesz a jogot, hogy írja alá (az első, második, stb) a pénzügyi, számviteli és kimenő dokumentumok, valamint hogy biztosítsa az egyes dokumentumok a cég pecsét, ha szükséges?
7) akkor jön létre szigorú ellenőrzést a számítógép használata és sokszorosító berendezések?
Konkrét választ a fenti kérdésekre és még közvetlenül
megszervezésével kapcsolatos munkafolyamat folyamatok a cég, akkor meg kell határozni a megrendelések, utasítások, rendeletek és egyéb dokumentumok, belső keringető és hozott kézzel a figyelmét minden alkalmazottal.
Az iránymutatások, a két legfontosabb szakaszában dokumentumot:
1. Mikor és felülvizsgálja a beérkező dokumentumokat.
2. Előkészítés és elszállítását kimenő dokumentumok.
Elfogadása és figyelmet a beérkező dokumentumokat.
- időpontja postabélyeg kötelesek bizonyítani (létrehozása) az idő küldésére és fogadására levelek;
- dokumentum személyes jellegű, és nincs felirat a borítékon „bemutatni magát” .Kstati, a Hivatal megkapja a fejét a cég egyértelműen írva a telepítési folyamat megfontolásra és nyilvántartási ilyen levél érkezett a nevére, és a cég alkalmazottai.
Tény dokumentum átvételét az iroda a cég fix a különleges bélyegzővel ellátott regisztráció. Figyelmen kívül hagyja a regisztrációs dokumentumok a társaság által kapott nem, amint regisztráció lehetővé teszi a teljes figyelmet, hogy figyelemmel kíséri a teljesítmény és elvégzésére egy gyors keresés a szükséges dokumentumokat.
A regisztráció után az irodában, a dokumentumokat kell benyújtani a figyelmet a cég vezetői, a szerkezeti egységek alapján, vagy adott alkalmazottak. Megfelelő szervezéssel a munkafolyamat minősül, ha a társaság által kapott helyezte a dokumentumot átadja az utat neki a legrövidebb úton, azaz a legkisebb számú esetben egy optimálisan rövid idő alatt és egy tartózkodás az egyes esetekben. Így a cég vezetője mentesül hogy meg kell oldani kisebb problémák és időt takarít meg, hogy vizsgálja felül a legfontosabb dokumentumokat.
Kapott a dokumentumokban a vállalat kell tekinteni, mint a szabály, azon a napon az érkezés és a felesleges papírmunka nélkül. Figyelembe véve a dokumentum, a feje okozni, hogy egy konkrét állásfoglalást. A felbontás szükséges megadni a nevét, a személyzet tagja, akinek egy dokumentumot küldött információt, monitoring vagy a teljesítmény egyértelműen iránymutatást ad a végrehajtás és a végrehajtás. Ha szükséges, a hivatal munkatársai, vagy munkavállaló adott utasítást, hogy a teljesítménye a dokumentum a különleges ellenőrzés. Ha a végrehajtás a dokumentum bízott több mint egy ember, a neve a végrehajtásáért felelős a dokumentum teljes dolgozói adják először.
Felbontás kell írni az első oldalon a dokumentumot, kivéve azokat az eseteket, amikor egy dokumentumot felülvizsgálati és vissza kell, hogy küldje el a szervezet. Ezekben az esetekben a felbontást alkalmazzák a csatolt dokumentumok speciális papírlap.
Kivitelezés jön a fejét az előadó a dokumentum szabályozza a munkavállaló a Hivatal vagy törzstiszt (felügyelő kontroll), mindaddig, amíg az ügyvezető ennek megfelelően (a válasz előkészítése a kérelem vagy bármilyen más dokumentum) nem teljesíti azt, amelyre a jegyzet egy magazinban, vagy egy vezérlő ( regisztráció) kártyát.
Az egyszerű dokumentum minden művész (köztük a CEO) kell lennie négy mappa:
1) dokumentumok megfontolásra;
2) dokumentumok teljesítményét;
3) dokumentumok ellenőrzése;
4) végrehajtása dokumentumokat.
Az utolsó mappát benyújtott dokumentumok esetében nómenklatúra, amely maga is
Egy bizonyos része a kapott dokumentumok a társaság. Nem igényel írásos választ. Különösen a szabályozó jogi aktusok állami, önkormányzati, amely néhány általános követelményeknek. A végrehajtás ilyen dokumentumok követelményeinek teljesítéséhez ezek az alkalmazottak. Általános szabály, hogy ezek a dokumentumok jelet tegyen a „Kész”, „Elfogadott vezetés”, az aláírás a cég vezetője és a dátumot.
Elkészítése és elküldése kimenő dokumentumok.
Az eljárás a származó dokumentumokra cég tartalmazza több szakaszban történik:
- dokumentum tervezetét megfogalmazása;
- jóváhagyás (látvány) a dokumentum által készített érdekelt felek
- regisztráljon és küld az aláírt dokumentum.
Tartsuk szem előtt, hogy minden kimenő dokumentumok a cég lehet három csoportba sorolhatók:
1) készített, válaszul a beérkezett dokumentumokat a cég;
2) beszámoló dokumentumokat különböző szervek (pénzügyi felügyeleti, statisztikai hivatalok, stb) .;
3) kezdeményezésére, hogy kész, hogy végre olyan irányítási döntéseket a társaság irányításában vagy a kezdeményezést az alkalmazottak.
Ezen csoportok mindegyike a maga sajátosságai, hogy figyelembe kell venni
A dokumentumok elkészítése. Például, a készítmény a számviteli bizonylatok végzik, mint a szabály, amelyet az illetékes hatóságok és a formanyomtatványokat a szükséges digitális adatokat nem jelent nehézséget.
Reagálás a vizsgálatokat, illetve az üzleti javaslatokat igényelnek indokolt rövidsége és teljességét a tartalmát, és figyelembe kell vennie annak szükségességét, hogy tartsák tiszteletben a kereskedelmi titkok a cég.
Az ilyen általánosságban, hogy a dokumentum menedzsment követelményeknek LLP és szinte minden vállalat, függetlenül attól, hogy milyen típusú ingatlan és szervezeti-jogi formában.
Iratkozzon fel a Facebook oldalra, és akkor mindig naprakész a legfrissebb híreket
Iratkozzon fel csatorna távirat, és megkapja a fő hír értesítések
Iratkozzon fel a takarmány Viber és megkapja a fő hír értesítések
Iratkozzon fel oldalt Odnoklassniki és megtanulják a hír első
Iratkozzon fel Facebook oldalunkat, és megtanulják a hír első