A döntés, amely létrehozza és elősegíti a szerződések bejegyzését a társaság
Vezetője a pénzügyi és gazdasági Tanszék „Irkutskenergosvyaz”
Rendszerezése és nyilvántartása szerződések bármely vállalat mindig is volt és lesz sürgető feladat. A több ügyfél, annál szerződéseket. Nyilvántartásaik az Excel nem a legjobb megoldás. Meg lehet vásárolni a programot, hogy vegye figyelembe megállapodások vagy más szoftver az üzleti automatizálás. És lehet szervezni bejegyzések nélkül költőpénzt vásárolni egy drága információs rendszer. Nem kizárt, hogy nem a saját, az Access.
Használja a rövidfilmek:
Három fő kérdés, hogy a sok ismerős CFOs akik Excel munkájukban:
Excel célja, hogy építsen a lapot az egyének és a számításokat. Ez a rendszer nem nagyon alkalmas a vezető listákat. Ez nem áll rendelkezésre az összes hasznos adatbázis funkcionalitást, és mindenek felett létrehozását külön könyvtárakban vállalkozók, részlegek, alkalmazottak és más szükséges dolgokat a magatartása a registry megállapodásokat. Ha a cég dolgozik az adatbázis, a munkavállaló egyszer is elég, hogy a kiigazításokat a könyvtárban, akkor ezek a változások hatással lesz az összes rekordot, amellyel ez jár. Az Excel, szükséges, hogy gondosan válassza ki a sort, amely a kívánt információkat, és csak ezután frissíti az adatokat;
A másik probléma az, hogy az információk keresése a megadott feltételeknek az Excel minden alkalommal meg kell állítani egy speciális szűrőn. Néha, amikor a mintát kell használni öt vagy hat feltételeket, és ez túl sokáig tart. Ezen túlmenően, a táblázatokban problémás még a segítségével makrók leírni teljesítményét jellemző műveletek a nyilvántartásból;
és ami a legfontosabb - a nagy hibalehetőség során adatbevitel. Tapasztalat, leggyakrabban a hibákat, amikor belépnek a elnevezése a társaság, amellyel a szerződést. Emlékezzünk, azok a könyvtárak ÜGYFÉLKÖR 1C. Hány ismétlődések te? Mindez azért, mert helytelenül beírt információkat lehet átvenni.
Saját rendszer alapú hozzáférési szerződések számviteli
Guide „Irkutskenergosvyazi” úgy döntött, hogy felhagy a számviteli Excel, és kapcsolja a rendszert, ha az adatbázis alapján. Ugyanakkor volt találkozni számos kulcsfontosságú követelmények:
- barátságos felület kényelmesebbé teszik a rendszer használatát, függetlenül a szint számítógépes ismeretek a munkavállaló;
- Keresztül az indexelés összes szerződés - vagyis a dokumentum belép a rendszer valós idejű, és megtalálható azonnal, anélkül, hogy további adatbázis frissítések;
- Kényelmes szabható kereső szükséges információkat;
- Mondatok kialakulása - szerződések nyilvántartások;
- kötődés a szkennelt másolatát a szerződést.
A legtöbb szoftver termékek, amelyek a piacon - ez egy komplex rendszer célja, hogy a teljes folyamat dolgozó szerződések fejlesztésére a következtetést, és a betét. De a kis és közepes méretű vállalkozások kell csak egység felelős azért, hogy információt szerződéseket.
Érdekes, hogy a statisztikák szerint a két népszerű orosz kereső „Yandex” és a Google keresési mennyiség ezekkel a szavakkal program számlájára szerződés „a hónap - 2280 és 1966, ill. Sőt, mintegy egyharmada - a keresés egy ingyenes változata a program. Könnyen megállapítható, hogy sok vállalat gondolkodik optimalizálása figyelembe szerződések és arra törekszik, hogy köze van a legkisebb költséggel.
Management „Irkutskenergosvyazi” sem volt kivétel. Mivel a platform a jövőbeli adatbázis került kiválasztásra MS Access. Ez a rendszer nagyon gyakori, részeként a MS Office csomagot. Ezen túlmenően, és ami a legfontosabb, Access lehetővé teszi, hogy hozzon létre saját lekérdezéseket és finomítani a rendszert nyelvén VBA.
Amely végre az adatbázisban
Miután a projekt létrehozását szerződések számviteli rendszer Access jóváhagyta, programozók kapott a feladatmeghatározás, amelyből a szükséges fejlesztéseket, és előkészíti a terepet kiaknázására. Ez maradt csak, hogy javítsa a felületet úgy, hogy még azok a munkavállalók, akik nem rendelkeznek a készségek dolgozni hozzáférés, az alap a szerződések nem okoz nehézséget. Ennek eredményeként, ha a program futtatásához az emberek, hogy csak a legszükségesebb funkcióblokk (ld ..):
rajz. Mi az adatbázis interfész integrációs szerződések
Jellemzői használatát az új szerződések számviteli rendszer
Néhány egyszerű szabály betartásával azoknak finanszírozók, akik úgy döntenek, hogy kifejlesztett „Irkutszk-Energosvyaz program figyelembevétele megállapodásokat a vállalkozások. Hozzátéve adatok jobb rendelni az egyik alkalmazott, pontos és felelős szakemberek. Legyen valaki kér hibákat.
Ezen túlmenően meg kell határoznia a belső rendje a gyakoriság, amellyel pótolni kell az adatbázisban. Két lehetőség van: vagy naptári időközönként (pl hetente egyszer, vagy egyszer egy évtizede), illetve vezeti a felhalmozott több új szerződést (például, hogy töltse ki az adatbázis kikelését követően tíz új dokumentumok).
Meg kell azonnal meghatározza a készlet lehetővé szerződés állapotát. Például, „Irkutskenergosvyazi” Háromféle státusz: az „akció” (szerződés alapján, hogy a rendszeres kifizetések), „zárt” (már nem érvényes), és „egyetlen tranzakció” (írásbeli irányuló tranzakció partnerrel, például egy egyszeri teljesítése bármilyen munkát ). Utoljára használt ritkábban. Ha a jövőben szeretné módosítani vagy átdolgozni a bázis, akkor szórakozz állapotát eredményezheti extra munkaerő-költségek. Jegyezzük meg, ne keverd ugyanabban adatbázisügyfél megállapodások és szerződések a beszállítókkal. Sokkal jobb, ha a kereskedelmi szolgáltatási alap lesz külön.
Feltétlenül ellenőrizze a meglévő szerződéseket. A jövőben, akkor időt takaríthat meg, amikor szükség van, hogy a szerződés szövegét. Ezen túlmenően, a papír változat lesz kevésbé valószínű, hogy el kell távolítani a archív, amely megtartja őket a megszokott módon.
Próbálja meg a fájlok nevei beolvasott a sablon szerződéseket. Például ez: „A szám a belső ügyfél _ -_ megnevezés szám vneshniy.pdf”. Ez lehetővé teszi, hogy keresse meg a fájlt a dokumentumba. Ne kerüljön az adatbázisba egyetlen bejegyzés a kiegészítő megállapodás a szerződés, illetve dokumentumot, amely tekinthető egy részét. Elég ahhoz, hogy egy megjegyzést a fájlt, hogy a szerződés vannak. Ha a szerződés van egy további megállapodás, hozzá kell tenni, a végén egy meglévő pdf-fájlt (hogyan kell ezt csinálni, lásd. „Tovább a témában”).
By the way, hogy egy kis bélyeget, amelyet a két üres mező. Mielőtt a munkavállaló hozza a megállapodást egy mappában logger és átruházza az archív, akkor meg kell tenni a impresszum bélyegző a címlapon, amely meghatározza a belső dokumentum számát és időpontját a regisztráció. Ahhoz, hogy gyorsan megtalálja a szerződést Folder-felvevők készült minden egyes ilyen címkék egy sor szerződés szám, amely benne.