Levéltári dokumentumok tárolása
szakmai átképzés "Human Resource Management (Professional Standard versenyszám)"
Rész távolsági során átképzés a személyzet tisztek a Nemzeti Unió és a moszkvai Institute of Technology (Műszaki Egyetem) szerint a követelmények a szakmai színvonal „menedzsment szakember.” Állami Diploma Állami Egyetem szakmai képzési és képesítési a Nemzeti Unió HR.
HR outsourcing
Nem minden szervezetek vezetőit helyesen megérteni a szerepe és jelentősége a levéltárak az életünkben. Sok volt a leegyszerűsítő fogalma őket - ugyanúgy, mint a tőzsdén. De a levéltári dokumentumokat tartalmaznak történetét bemutató szervezése különböző fejlettségű a társadalomnak. Egy különleges hely között a levéltári dokumentumok tartsa a személyi szervezet, amely tájékoztatást nyújt a szolgálati idő és a bérek a munkavállalók. A mik a követelmények, hogy biztosítsák a megőrzése levéltári dokumentumok és mik a lépéseket, hogy létrehozzon optimális tárolási feltételeket, a továbbiakban ez az anyag.
Levéltári dokumentumok tárolása
A centralizált tárolása és felhasználása teljes nyilvántartás dokumentumok besorolása az előírt módon a levéltári Alap, az Orosz Föderáció, és az egyéb levéltári dokumentumok tartós. Foot tároló (10 év alatt), Vol. H. A dokumentumok személyzet irodák, kialakítva a tevékenysége során, létrehozza az archívumot intézmény.
Ezen túlmenően, a tér elkülönített tárolására levéltári dokumentumok, gyakran nem felelnek meg a követelményeknek, hogy biztosítsák a biztonságot. Egyes szervezetek az archívumban szoba raktározták hulladék irodai berendezések, felszerelések, üres dokumentumok és egyéb idegen tárgyak, amelyek nem kapcsolódnak a levéltári dokumentumokat.
§ szerint. Törvény 17. levéltári szervezetek minden formájának tulajdoni van szükség, hogy biztosítsák a megőrzése levéltári dokumentumokat, Vol. H. dokumentumok személyzeti tárolás közbeni által meghatározott időben Szövetségi Archívum Ügynökség. Intézeti távú tárolására dokumentumok személyzet - 75 év. Ezzel kapcsolatban az a tény, hogy megfeleljenek a jogszabályok levéltárában büntetőtörvénykönyv és kódex közigazgatási szabálysértések az Orosz Föderáció megállapított szankciók megsértése szabályai tárolás, a beszerzés, a számvitel és használata levéltári dokumentumok.
Követelmények megőrzését biztosító Levéltári dokumentumok
Annak érdekében, hogy a biztonságát a vállalati archívum, először meg kell végeznie egy komplex intézkedések létrehozására optimális feltételek, szabályozási rendszerek és megfelelő szervezése dokumentumok tárolása, kivéve a veszteséget, és biztosítják a karbantartás jó fizikai állapotban.
Archives kell adni egy speciálisan épített, átalakított épület egy külön, izolált helyiség. Ne rakjon archív helyen romos, nyers, fűtetlen, nem felel meg a követelményeknek sanitarno.gigienicheskim területeken (különösen, pince és a tetőtér), valamint a szomszédos területeken a vendéglátó-ipari szolgáltatások, élelmiszer raktárak és kapcsolódó intézmények a tárolás vagy a vegyi és robbanásveszélyes anyagok .
Vállalatok összhangban a hatályos szabályozás a szervezet a levéltárak, akkor kell:
- tárolására szolgáló dokumentumok tárolása;
- befogadására szolgáló teret, ideiglenes tárolásra, akklimatizáció dokumentumokat;
- szoba kutatók (olvasóteremmel);
- Műhelyek archív dolgozók (és a kutatók munkáját ilyen szobák és terek kell szigetelni a levéltárak).
A dokumentumok tárolására megfelelnek az alábbi követelményeknek:
- meg kell biztonságban a tűz kapcsán által hitelesített árvíz, van egy menekülési útvonal;
- ne adja át a gáz, víz, csatorna és egyéb csővezeték. A jelenléte csövek nontrunk karakter megengedett, feltéve hogy izoláljuk a különleges védelmi eszközök;
- vezetékezés, hogy rejtve, aljzatok - zárt;
- tilos nekik a tűz használata, fűtőberendezések, élelmiszer-raktározás, a dohányzás;
- nem szabad, hogy helyezzen idegen tárgyakat és tárgyakat.
Tárolás kell ellátni fix vagy mozgatható fém polcok a következő követelményeknek:
- sorok közötti távolság állványok (fő átjáró) - 120 cm;
- távolság (átjáró) között a polcokon - 75 cm;
- közötti távolság a külső fal az épület és állványok párhuzamos a fal, - 75 cm;
- a fal közötti távolság, és a végén a fogasléc vagy a szekrény (bypass) - 45 cm;
- közötti távolság a padló és az alsó polcon a fogasléc (szekrény) - nem kevesebb, mint 15 cm.
Dokumentumokat kell helyezni a polcokon dobozok vagy kötegeket. Ne tárolja a dokumentumot a padlón, párkányok, valamint a forma nem szétszerelt.
Polcrendszerek kell telepíteni merőleges falak ablaknyílások, amelynek elemeket úgy, hogy a távolság ablakok és a hő nem volt kisebb, mint 0,6 m. Lehetetlen, hogy helyezze állványok, szekrények és egyéb bejelentés azt jelenti, szemben a külső falak, az épület és a hőforrás.
A tárolási kell vásárolnia dobozok vagy fém szekrények segédletek és nyilvántartások levéltári dokumentumokat.
A megfelelő dokumentum tárolási mód biztosított környezet létrehozásával, amely megakadályozza a veszteség, kár és káros hatások a környezet
Világítás tároló lehet természetes és mesterséges. At nappal az ablakokat kell sötétítő függöny vagy redőny, megakadályozza a közvetlen napfény a dokumentumokat. izzó arccal lefelé lámpaernyők használnak mesterséges világítás. Használhatja fénycsövek csökkentett része az ultraibolya spektrum. Optimális temperaturno.vlazhnostny dokumentum tárolási mód függ a média típusa:
- dokumentumok papír alapon - Hőmérséklet 17-19 ° C, a relatív páratartalom 50-55%;
- a dokumentum film média:
a) cherno.belyh - hőmérséklet 15 ° C, a relatív páratartalom 40-55%;
b) színes - a hőmérséklet 2-5 ° C, a relatív páratartalom 40-55%;
- dokumentumok mágnesszalagon és a hordozó lemez - Hőmérséklet 15-20 ° C-on és 50-65% -os páratartalom mellett.
A tárolásra van szükség, hogy fenntartsuk a stabil gyártása a megrendelő hőmérséklet és páratartalom
Ne engedje, hogy kerüli a környezeti paraméterek, azaz a. K. magasabb vagy alacsonyabb hőmérséklet és páratartalom, valamint a hirtelen változások hátrányosan befolyásolhatják a fizikai állapota a dokumentumokat, vezet az állapotromlás és a veszteség az abban foglalt információk. A helyiségek rögzített tárolási klíma ajánlott ventilátor, párátlanítás extra források és m. P.
A hőmérséklet és a páratartalom dokumentumtárolás módban kell vezérelni, hogy mérjük a levegő paraméterek műszerek: hőmérők, pszichrométer, higrométer, amelyet el kell helyezni a fő folyosón az állvány egy távoli távolság a fűtő és szellőztető rendszerek. Olvasás rögzítik külön nyilvántartásban.
Porleválasztó dobozok és kötegek archív fájlokat, polcok és archiválja az egész szobát, akkor a háztartási elektromos vákuum
archív helyiségek tisztán kell tartani, kizárva azt a lehetőséget, penész, rovarok, rágcsálók és por felhalmozódását. Ahhoz, hogy védik a dokumentum por, biztosítania kell a maximális tömítést helyiségek és lehetőségek ellátják növények, tiszta a levegő por és a káros gáz halmazállapotú szennyeződéseket. A tárolási kell rendszeresen nedves tisztítás, legalább évente egyszer pormentesítő polcok, szekrények, dobozok, kötegek dokumentumok és más adathordozó.
Javasoljuk, hogy rendszeresen, mint a előtt és után a fűtési szezon, legalábbis szelektív végezzen vizsgálatot a dokumentumok felderítésére rovarok és gombák. Abban az esetben, felderítése a biológiai növényvédelem kell hozni a szükséges sürgős intézkedéseket fertőtlenítési és fertőtlenítés helyiségek erők archív dolgozók és sanepidemiologicheskih vagy karantén szolgáltatásokat.
Annak megakadályozása érdekében padlók, szegélylécek, párkányok, lábazati része állványok és egyéb berendezések tároló hely legalább évente egyszer kezeljük vizes antiszeptikumok (2% -os formalin, 5% Catamin AB és m. P.).
Miután érzékelte a dokumentumok által érintett penész, úgy kell szigetelni, és át fertőtlenítés. Polcok, szekrények, dobozok, amelyben azokat a tárolt, le kell törölni vizes formaiint (35%), és szárítjuk. Ha volt penész a falakon, padló vagy mennyezet, meg kell kezelni az érintett felületet ugyanabban az oldatban a formalin.
A dohányosok archívum legyen szabad légáramlást. Annak megakadályozása érdekében belépését rovarok és kis rágcsálók a szobában, az ablak nyitva a meleg évszakban, valamint a szellőzőnyílásokat a falak, mennyezetek, padlók, tároló és külső nyílások szellőzőrendszerek kell védeni mesh hálós átmérője nem több, mint 0,5 mm.
A biztonsági dokumentum tárolási mód
Biztonságának biztosítása a dokumentumok nagy jelentősége van az őrzés betartását tárolási körülmények között. Archív létesítményeket kell szerelni biztonsági és tűzjelző. Archives külső ajtók le kell takarni egy fémlap és erős csavarokkal. Az adagolás befejezése után, azokat lezárjuk, és lezárjuk a nap. Nyomtatás vagy jégkrém együtt tárolt kulcsokat által kijelölt helyre a belső szabályozások a szervezet - úgy, hogy abban az esetben lehetséges volt férni a segélyhívó őket.
Ezek az ablakok, a helyét, amely lehetővé teszi a hozzáférést a külső telepíteni kell csuklós fém rudak zárral lezárt kehely.
A működési idő a tárolási ajtónak csukva kell lennie egy kulccsal.
A fő tűzoltó berendezések archívumok por vagy szén-dioxid tűzoltó készülékek, amelyek meghatározott, a sebesség nem kevesebb, mint egy per 50 m2, de legalább két minden egyes szobában.
archív létesítmények szerelve, hogy hatékony szervezése munkaarchívumában dolgozók és megteremtse a szükséges feltételeket a feladataik ellátásához.
Mozgatni a dokumentumokat a tároló és a munka állványok használt teherautó és könnyű stabil létrát.
Abban az esetben, vészhelyzet alakult ki kiürítési tervet és fedél papírok, amely a rend és helyét evakuálási menedéket és dokumentumokat.
Ha volt vészhelyzet (tűz, árvíz, rosszindulatú bejegyzés illetéktelen személyek az archívumban), azonnal kell elkészíteni a támogatást az illetékes hatóságok (tűzoltóság, rendőrség, a közszolgálati dolgozók, és így tovább. N.). Ebben az esetben az, hogy a szervezet vezetője a Bizottság által kijelölt azonosítására a baleset okainak és következményeinek felszámolása. Ellenőrzik a jelenléte és a fizikai állapota archív dokumentumokat. Az eredmény a Bizottság kidolgozott jogszabály.
Felelősség megsértése a levéltári jogszabályok
A listát alkotó információk államtitoknak határozza meg a szövetségi törvény 21/7/93 száma 5485 „On államtitkok” (a továbbiakban - a törvény az állami titkok). Ez a törvény határozza meg a hatáskörét az állami szervek és a tisztviselők, hogy biztosítsák a biztonsági és védelmi államtitkot, ez is tartalmaz egy listát képviselő államtitok, az eljárás osztályozás és a minősítés megszüntetése, felett védelmének biztosítására államtitkok.
7. cikk A törvény az állami titkok adatokat tartalmaz, amelyek nem sorolhatók államtitok és osztályozott. Tisztviselők a döntést, hogy osztályozzák a fenti információkat, vagy bevonhatják azokat az erre a célra a médiában alkotó információk államtitok, viseli büntetőjogi, közigazgatási vagy fegyelmi felelőssége függően okozta társadalom, az állam és a polgárok anyagi és erkölcsi károkat. Az állampolgároknak joguk van fellebbezni az ilyen döntés a bíróság előtt.
Szövetségi törvény 20.02.95 szám 24-FZ „On információt, informatization és információvédelmi” (a továbbiakban - a törvény Information) jóváhagyta a jogi rendszer létrehozása, tárolása és felhasználása az információs, az eljárás dokumentáció és az ahhoz való hozzáférés. Information Act szabályozza a kapcsolatok létrehozásából eredő és az információs források használatának a folyamat a teremtés, gyűjtése, feldolgozása, felhalmozódás, tárolása, visszakeresése, a forgalmazás és a rendelkezésre fogyasztói tájékoztatás dokumentált, valamint az adatvédelem, a jogok szereplők információs folyamatok.
Ami a védelmet a munkavállalók személyes adatokat kell szem előtt tartani, hogy nem megengedett gyűjtésére, tárolására, felhasználására és terjesztésére vonatkozó információkat a magánéletéről az egyén beleegyezése nélkül, kivéve bírósági végzés. Jogi és fizikai személyek, összhangban hatóság tartja a tájékoztatás a polgárok, a befogadó és használata felel összhangban orosz jogszabályok megsértése védelem, a feldolgozás és kötelezze az ezen információk felhasználása.
Elnöki rendelet kelt 6.3.97 száma 188 jóváhagyta a listát a bizalmas információkat.
Egyedi felelőssége tisztviselők és a polgárok megsértése levéltári jogszabályok meghatározta a Btk. Ez számos, a jogi normák létrehozó felelősséget a lopás, a csempészet, megsemmisülése, vagy károsodása dokumentumok tekintetében különleges történelmi, tudományos, művészeti vagy kulturális értéket.
Ezen túlmenően, a Btk meghatározott bűncselekmények büntetésének terén a számítógépes adatokat, a kormány ellen, a közszolgálat érdekeit és a szolgáltatás a helyi önkormányzat, amely a felelősség tisztviselők.
§ szerint. 13.20 Az igazgatási ellenőrzési kódex közigazgatási szankciók megsértése szabályai tárolás, raktározás, lajstromozására vagy használatára vonatkozó dokumentumok formájában figyelmeztetés vagy pénzbírság közigazgatási bírságot: a polgárok az összeg 1-3 alkalommal a minimálbér; A hivatalnokok - 3-5 alkalommal a minimálbér. Esetben a közigazgatási bűncselekmények által előírt Art. 13.20 szerint H. 3 evőkanál. 23.1 Törvénytárra tartják a bírák.
Összhangban n. 59 órán át. A 2 evőkanál. 28.3 Az igazgatási kódex protokollok adminisztratív jogsértések Art. 13.20 h. 1 evőkanál. 19.4 h. 1 evőkanál. 19,5, Art. 19,6 és 19,7 a Törvénytárra kell elkészíteni tisztviselői jogosult szervek területén levéltári üzleti menedzsment.
Ebben a cikkben, néztük, hol és hogyan dokumentumokat kell tárolni. Arról, milyen formában kell tárolni, lesz szó a következő cikkben: „papír”.
normatív bázis
Orosz Föderáció kódex közigazgatási szabálysértések, Art. 13.20, 28.3
Szövetségi törvény 21/7/93 száma 5485 „On államtitkok”
Szövetségi törvény 20.02.95 szám 24-FZ „On információt, informatization és információvédelmi”
Szövetségi törvény 26.12.95 szám 208-FZ "A Joint Stock Companies"
Szövetségi törvény 22.10.04 szám 125-FZ „On Archive az Orosz Föderáció”
Elnöki rendelet száma 188 6.3.97 „On jóváhagyása listája bizalmas információ”