Telefon üzenetek faksogrammy - dokumentálása adminisztratív tevékenység

- nyilvántartási száma az okmány;

- a készítés helye vagy kiadvány a dokumentum;

- A cím a szöveg;

- a jel a művész;

- jelölés a végrehajtását a dokumentumot, és azt eljuttatja az ügyet;

- egy azonosító elektronikus dokumentum másolata.

Fax terminál (telefax) - olyan eszköz, amely biztosítja átalakítása grafikus információk papíron elektromos jellé, de az átviteli és vételi távközlési hálózatok - az inverz transzformációt. Amikor számítógépeket a fax terminálokon grafikus információ is bemutatott formában tárolt fájlok nem felejtő memória eszközt a számítógépes rendszer.

Faxolás lehetővé teszi, hogy küldjön szövegek, táblázatok, képek, rajzok. Fontos előnye a fax - küldő grafikus információk és beveszik papíron, ez nem lehetséges, ha egy kábel vagy telex.

Faxon minden típusú dokumentumokat lehet továbbítani. Követelmények az előkészítési és eltakarítási által meghatározott dokumentum típusának küldött - az eredeti (szerződés protokoll, törvény, stb.) Azonban a legtöbb esetben faksogrammy eszközként szolgálnak a vezető operatív levelezést és készülnek, figyelembe véve a követelményeket hasonmás.

Jelenleg a törvények és rendeletek iratkezelési nincs egységes megközelítés érvényességének meghatározására faksogramm. A törvény elismert elvileg lehet használni a tranzakciók és statisztikai adat. Azonban a szabályozás, és a gyakorlatban is vannak korlátai használatára faksogramm amely különösen annak a ténynek köszönhető, hogy nem tartalmaz érvényes aláírást és bélyegzőt. Bizonyos esetekben faksogrammy végrehajtását vállalta csak azzal a feltétellel, hogy később lesz majd elküldi az eredeti dokumentumot.

Vannak bizonyos követelményeket a dokumentumok faxon küldik, attól függően, hogy a küldő és fogadó eszközök (telefax). Minden, ami kell küldeni faxon (szöveg, kép, rajz, stb) kell elhelyezni a befoglaló doboz a faxot. Modern telefax berendezés továbbítja A4-es lap.

Futott dokumentumokat kell nyomtatni világos, kontrasztos nyomtatott vagy írott kontraszt (fekete, sötétkék) tinta, fogkrém golyóstoll tinta. Nem ajánljuk küld nyomtatott dokumentumok felhasználásával piros, zöld, sárga; piros papír vagy kénatom; valamint a nyomtatott betűk elmosódnak, vagy nem egyértelmű. Nem engedélyezett hullámzása vagy deformáció az anyag hordozó dokumentum küldését. Az elülső oldalán az eredeti ne legyen ráncos, foltok, hajlatok és domborművek a feliratokat a hátoldalon.

Alkalmazási példa szánt faxátvitelhez

Dokumentum továbbítása és fogadása szabályok alkalmazásával telefax rögzített utasításokat iroda és az alábbi fő elemeket.

1. telefax (fax), a hivatalos számok szervezet, székhelye a szolgáltató iratkezelési. faksogramm szállítás a szerkezeti egységek által biztosított felelős személyzet iratkezelési ilyen egység. Felhasználása feletti hasonmás telepített berendezések részei a szervezet végzett a vezetőik.

2. Egy dokumentum továbbítására faxon foglalkoznak a mintaként alkalmazás által aláírt fejegység. Alkalmazások tárolása egy év alatt.

3. A hasonmás továbbított dokumentumokra vonatkozó azonnali információk továbbítására.

4. átvitele elfogadott eredeti dokumentumok és a minősített dokumentumok másolatait.

5. A kötet a küldött dokumentum korlátozott (utasításai szerint eljárásban különböző szervezetek ezt a korlátozást lehet 2-10 oldal).

Példa faksogrammy

7. Lehet, hogy nem adja át a szöveges dokumentumokat bizalmas információk (bizalmas jelölt „hivatalos bejegyzések”, „Ki a rekord”, stb.)

8. Abban az esetben, ha a dokumentum harmadik félnek küldött, a dokumentumon feltüntetett faxszámra (országkód, körzetszám) a címzett. Az elküldött dokumentum a jobb felső sarokban van ütve „a dosylka Fax” vagy „Fax nélkül dosylka”. Ha a dokumentumot küldött a PA megfelelő, akkor az első lapon a dokumentum jelzi a „projekt”.

10. Regisztráció faksogramm szánt küldésére vagy kapott a szervezet által végrehajtott fájlok (naplók) rögzített formában.

a) előfizetői telefax szolgáltatás - Fax (valós idejű szolgáltatás) és Comfax szolgáltatást (a boltban);

b) az ügyfél telefax - Bureaufax;

c) telefax, bejelentés üzenetek, amelyek segítségével végezzük Bureaufax szolgáltatás, recepción - a szolgáltatás használata Fax és fordítva (Bureaufax - Fax Fax - Bureaufax).

Fax Service biztosítja a kapcsolatot az előfizető fax terminálokon az országon belül és az előfizetői fax terminálokon található más országokban.

Ügyfélszolgálat „Bureaufax” elsődleges célja, hogy a fax szolgáltatás a felhasználók számára, akik nem rendelkeznek saját eszközökkel faxon. „Bureaufax” szolgáltatás továbbításának, átvételének és az üzenetek kézbesítése faxon végberendezések található az úgynevezett állami hivatal (az szolgáltatásnyújtási táviratok és posták). „Bureaufax” szolgáltatás az ügyfelek számára a következő szolgáltatásokat tartalmazza:

- etetés a dokumentumot küldött a művelet ablak a továbbító összekötő hivatalok;

- etetés a dokumentumot a küldő telefax egység;

- szállítás a faxot a telefax távközlési eszköz telepítése a címzett

- szállítás a fax-mail berendezések;

- a kibocsátás a fax üzenetet a címzettnek előzetes értesítés nélkül (igény szerint);

A szállítási mód határozza meg a feladó üzenetet a címzettnek.

Subscription Services „Comfax” - fax szolgáltatás közbenső tárolás, az ügyfelek széles körű kiegészítő szolgáltatásokat, többek között:

- üzenetek továbbítására az ütemezésnek megfelelően;

- automatikus visszaállítás üzeneteket a címzett terminál;

- üzenetek fogadása egy előre meghatározott időintervallumon

- A szervezet az előfizető fax postaládáikba

Ha megtalálta a hibát a szövegben, jelölje ki a szót, és nyomja meg a Shift + Enter