Hogyan kell felhívni a dokumentumok
Minden személy, hogy dolgozzon ki bizonyos dokumentumokat az életében. Most már egyre valószínűbb, hogy a számítógép segítségével. De függetlenül attól, hogy az irat készült, kézzel, nyomtatott ott egy írógép vagy számítógép, a design vonatkoznak bizonyos szabályok.
Egységes követelményeket és szabályokat, hogy a dokumentumokhoz létrehozott állami szabályozás aktami7. Ők biztosítják:
okmányok érvényességét;
működési előállítását és alkalmazását;
lehetőségét automatizálás.
A nyomatok, leggyakrabban, A4-es formátumú, és meg kell adni a mezőket:
bal - nem kevesebb, mint 20 mm (általában 35 mm) - a kötőanyagot;
felső - nem kevesebb, mint 20 mm;
Jobb - nem kevesebb, mint 10 mm;
alacsonyabb - nem kevesebb, mint 10 mm.
Bármely dokumentum áll, egy sor alkotóeleme (címek, szövegek, feliratok, és így tovább. P.), amelyek úgynevezett rekvizitami8. Hely részletek a lap és készlet minden dokumentum által meghatározott szabvány. Nézzük meg néhány, a leggyakoribb típusú dokumentumokat.
Az ábrán elrendezése részleteket használják ezeket a dokumentumokat.
Vezető Iskola №9999
a hallgató 8 „A” osztályú
Kellékek „cím dokumentum” erősítve valamennyi dokumentum eltérő betűk. Ez nagybetűkkel (korai - A vonal közepén, és most, valamint egyéb részleteket tudhatunk meg balra igazított).
Dátum - az egyik fő részleteket a dokumentum érvényességének biztosításához. Gyakrabban használt numerikus bejegyzés dátuma, de elfogadható és teljes.
Miután a fejlécben a dokumentum ( „caps”), a fő szöveget. Számára gépelés közben, amikor a számítógép segítségével „teljes” igazítás, behúzás beállítása kb 5-8 mm.
Befejezi, biztos támaszt - aláírását. Ez magában foglalja: teljes neve az irodában; személyes aláírás és a dekódolás (kezdőbetűi és vezetéknév). Dokumentumok a kollegiális testület (szerelés, tanács, konferencia, és így tovább. N.) által aláírt elnökét és titkárát. Bizonyos típusú dokumentumok bélyegzett aláírást, amely elhelyezni oly módon, hogy rögzítse a részét a hivatal neve és személyes aláírást.
Nézzük az adott típusú dokumentumokat.
Abban az esetben például, adósság, pénz vagy értéktárgy, egy ember írta egy különleges dokumentum, amely igazolja ezt - átvételét. Meg kell: név, dátum, a szöveg és az aláírás. A szöveg meg kell határozni az útlevél adatait vett értékeit, és a kapott lista általában jelzi egy értéket.
Mindezek a dokumentumok személyes jellegűek. Ezen kívül meg kell kezelni a különböző típusú irodai dokumentumokat. Leggyakrabban van szükség elkészítésének emlékeztetők és magyarázó megjegyzéseket, valamint a protokollok különböző ülésein.
A jelentést és a magyarázó megjegyzés a sor részletek, mint az alkalmazás, egymástól csak az utasítások szerint. A jelentés arról, hogy a fejet elismeréseként a különböző rendezvények, és szintén tartalmaz egy javaslatot velük kapcsolatban, ha szükséges. Magyarázat írja az emberek részt vesznek minden olyan baleset, és leírását tartalmazza tevékenységét és magyarázata az okok, amelyek ezeket a cselekményeket.
Ez utóbbi dokumentum, amely figyelembe vesszük, - jegyzőkönyv. Ez rögzíti az elért találkozó, találkozó, találkozó, és tartalmazza a következő adatokat: a dokumentum neve, dátum, szám, cím (szervezet neve), szöveg, aláírás az elnök és a titkár. A jegyzőkönyv szövege tartalmaz egy bevezető és a fő részből áll. Az első megadja az elnök és titkár, valamint jelen van (ha több mint 10 ember, csak az összes), majd - napirendet.
A fő rész - összefoglaló az előadások és a döntések minden problémát, vagy csak döntéseket.
Mert bármilyen dokumentum alapján a szabványos rendszer, ha azokat számítógép segítségével használható sablonokat hatékonyan. Előre minden típusú dokumentum készül forma részleteit tartalmazó állandó (név, és így tovább. P.) és a hely megadása információ változik. Alkotó forma a lemezre kerül, mint a sablon. Aztán, amikor szükség lesz ahhoz, hogy töltse le, töltse ki az üres, és nyomtassa ki a kész dokumentumot. Nem is kell, hogy adja meg a dátumot kézzel - Modern szövegszerkesztők ezt automatikusan a számítógép segítségével naptár jelzéseket.
Jelenleg a GOST 6,30-97. „Egységes rendszerek dokumentációt. Unified OSA rendszert. Követelmények nyilvántartási dokumentumok”
A latin. Requisitum - szükség