Szakértői értékelés dokumentumok
Dokumentumok érték vizsgálata végzik több szakaszból kiindulva a jelenlegi nyilvántartási és véget ér az állam Archives.
Az első lépés értékének meghatározásakor a dokumentumok tekinthetők szerkesztési nómenklatúra esetben, ha mindkettő előre eltarthatósága létrehozott dokumentumokat.
A második alkalommal szakértői értékelést maguk a dokumentumok végeztek két évvel később, amikor a dokumentumok kijött az operatív munka, a dokumentumok elkészítése tárolás céljából, vagy az intézmény archív.
És harmadszor is megadott értéket a dokumentumokat, ha át őket a tartós tárolására archív intézmények az Állami Levéltárban.
Dokumentumok érték vizsgálata intézményekben végzik irányítása alatt a szakértői bizottság (EC), az aktuális időt. A nagy létesítményekre spozhnoy szerkezettel működő központi szakértői bizottság (CEC), amelyek együtt és koordinálja a munkát a szakértői bizottságok szerkezeti podrazdepeny alárendelt vagy alárendelt intézmények. Az eljárást a szervezet a CEA (EC) és azok funkciói vannak definiálva a „Basic munkavégzési szabályokat a megyei levéltár.” A szakértő bizottság által létrehozott érdekében a fej közül a legtöbb szakmunkás, széleskörű tapasztalattal és alapos ismeretekkel az ipar, valamint az irodavezető, megyei levéltár és a fejét a számviteli osztály. A kisebb intézmények, vállalkozások, a szakértői bizottság magában titkár és könyvelő.
A szerkezet magában foglalja a CEC képviselő állami intézmények Levéltári szolgáltatás, felelős a szervezet. Rovat A Bizottság egyik magas rangú ember a szervezet. Általában a bizottság alkotja 3-5 fő.
Fő célkitűzése a szakértői bizottság azonosított:
♦ felülvizsgálata projektek nevezéktan esetben az intézmény és a strukturális különbségeket;
♦ szervezet éves válogatott dokumentumok tárolása és megsemmisítése;
♦ jogi aktusainak felülvizsgálata elosztása a megsemmisítés és dokumentumokat, amelyek boltban lejárt
Szakértő jutalék testületként, ülésük rögzítésre. Jegyzőkönyvek az elnök által aláírt és titkára a bizottság által jóváhagyott a szervezet vezetőjének.
Nagyban megkönnyíti az értéke okmányok vizsgálata az osztály három csoportba sorolhatók:
♦ alapdokumentációt, amely a legjobban tükrözi a tevékenységek az intézmények, vállalatok, vállalkozások, hogy végre az alapvető funkciók és feladatok (rendeletek, utasítások, tervek, jelentések, prezentációk, felmérések, az ülések jegyzőkönyvei és találkozókat, a levelezést a hatóságokkal, a szülő szervezetek tevékenysége). Ezek a dokumentumok általában alá tartós tárolás;
♦ dokumentumok személyzet (rendelések, személyes kártyákat a munkások és alkalmazottak, a könyv számviteli személyzet, személyes beszámolók, bér munkások és alkalmazottak, stb.) Ez a dokumentáció egy hosszú ideig eltartható, gyakran kezelik dpyanavedeniya vizsgálatok petíciós körülbelül eltöltött, bérek stb On, ő tartotta sok időt (75 év).
Doublet dokumentáció (reprodukálni több példányban és irány információt a különböző szerkezeti egység) meg kell semmisíteni. Tartós tárolásra így csak az eredeti a szerkezeti osztály, ahol ő fogalmazott. Azonban, ha egy dokumentum tartalmazza a kettős bármilyen értékes megjegyzéseket hiányzik a script, vagy a forgatókönyv rossz fizikai állapotban van, akkor is marad a raktárban.
Levéltári intézmények kifejlesztett szabvány előírásainak. Ők létre iratmegőrzés, jellemző a többségi intézmények, szervezetek, vállalkozások, és tükrözik az általános jellemzők és kérdések tevékenységük (menedzsment, monitoring, tervezés, könyvelés, jelentések, finanszírozás, munkaszervezés, a kínálat és a termékek forgalomba hozatalának, stb.)
A vizsgálódás során fel lehet használni több féle modell listák;
A lista a szabványos iratok a munka az állami bizottságok, minisztériumok, szervek és más szervek, szervezetek és vállalkozások megjelölésével a szavatossági ideje;
A dokumentumok listája is kapott az állami levéltárak;
A listát a tudományos és műszaki dokumentáció érkezett az állami levéltár.
Természetesen a szabvány előírásainak nem tudja teljes mértékben megragadni az összes dokumentációt a különböző iparágakban. Ezért alapján szabványos listákat által kifejlesztett minisztériumok és a listákról, amely a dokumentációt a rendszer intézményei. Intézeti listák segítségével a legteljesebb és rendszeres átadását dokumentáció keletkezett a tevékenységét a megyei rendszer. Ezért, ha van egy megyei listát, fel kell használni a vizsgálat során az első helyen, és csak ennek hiányában, lásd a szabvány előírásainak.
Együtt a listákat a vizsgálat során, akkor a nómenklatúra esetekben, vannak megadva eltartható, és minden esetben kapcsolatot biztosít a listákat vonatkozó cikkeket.
Ha az ügy dokumentumokat tartalmaz átmeneti tárolás, de különböző értékeket, és ennek következtében a különböző ideig tartó tárolás esetén eltarthatósága az egész ügy be van állítva a legértékesebb dokumentumok, azaz a több. Például a dokumentumok egy év, három évre és öt év tárolás - az egészet tároljuk öt év.
A vizsgálat során az érték a dokumentumok négy csoportot esetekben:
# 9632; tartós tárolásra is továbbított Állami Levéltár;
# 9632; hosszú távú archiválásra intézmények (több mint 10 év);
# 9632; átmeneti tárolás (legfeljebb 10 éves);
# 9632; meg kell semmisíteni, mivel a lejárati időt.
Deal állandó és hosszú távú eltarthatóságot készül a szállítás az intézmény archív.
Az eset a lejárt eltarthatósági kiválasztott megsemmisítésre aktust képez. Formája az eszköz elosztásáról a megsemmisítése dokumentumok, amelyek nem kell tárolni, gépelt.
A törvény tekinthető és jóváhagyta az ülésen CEC (EC) a szervezet által jóváhagyott, az EPA az intézmény archív szolgáltatást, akkor a szervezet vezetőjének, majd a szervezet; a jogot, hogy elpusztítsa a dolgokat, amelyek szerepelnek a törvényben.
Ebben az esetben a megfontolás és jóváhagyása rendeletek elosztásáról szóló dokumentumokat a pusztítás végzett csak együtt a felülvizsgálatát és jóváhagyását a készletek esetben állandó tárolás ugyanabban az időszakban.
Szerint a jóváhagyott cselekmények esetében a lejárt eltarthatósági vissza kell forgatni az irodában. Bejelentés dokumentumokat hivatalossá az ATS-1 pontos számlákat, amelyek azt mutatják, az esetek száma, és átadta a súlyát. A fuvarlevél és törvény az ügyek kiosztása a pusztítás nyújtottak be az ügyben, és az archívumban tárolt intézmény.
A kisebb létesítmények és nem ad át a dokumentumokat az állami felügyeleti és eldönteni azt a kérdést, tárolására és ártalmatlanítására esetben hozzájárulásával a szülői szervezetek, törvény elosztásáról a megsemmisítése dokumentumok, amelyek nem kell tárolni, elkészíteni, és azok megsemmisítését végzik csak előkészítés után az éves szakasza az összevont készletek ügyek a személyes a készítmény a megfelelő [időszakot és jóváhagyásra az igazgató a szervezet. „A szervezet köteles rendszeresen leírja a dokumentumok személyzet és dokumentumok átmeneti tárolás (10 év alatt), hogy biztosítsák a biztonságot és a számvitel. "