Kérdések és válaszok a vizsga nyilvántartási, kiságy
Módszerei egyesítése szövegek. Szabványügyi - stb otsess létrehozása és az előírások alkalmazását, amelyek érteni minta szabvány. Egyesítés - módszer szabványosítás -, hogy valamit egy egységes rendszert, alak, egységesség. Modern szolgáltatás dokumentum - elsősorban az írott szöveg, fix útján grafika nyelvén a szavak. Módszerével szintaktikai szervezet a beszéd és annak térbeli és grafikai tervezés szövegek formája lehet a hagyományos lineáris felvétel koherens beszéd (teljes szöveg); Stencil (lineáris rekord, de a terek, amelyek tele változó adatok, hanem egy formalizált szöveget - ez biztosítja előre tipikus helyzet, amelyben a hivatalos dokumentumot fogják, és a nyelvi forma, amelyben ez a helyzet jelenik meg); Profiles (előre elkészített kérdések listáját, és a hely marad a választ, a szöveg függőleges); táblázat (beállítva a bemutatott adatok numerikus vagy verbális formában és zárt grafikonok függőlegesen és vízszintesen). Ez lehetővé tette, hogy egyetlen dokumentumban egyesíti a különböző típusú szövegek. Stencil, kérdőívek, táblázatok egyik fő módja, hogy egyesítse a forma a hivatalos dokumentumok. Egyesítés indokolt elsősorban a gazdasági oldala: rajz egy egységes szöveget kevesebb munkát és időt. A fordító a dokumentumot, miközben dolgozik a modell képes összpontosítani a legfontosabb szempontokat nem szabványos információkat. Fontos és pszichológiai szempontból - a kutatások szerint az egységes szöveg látható közel 10-szer erősebb, mint a nem szabványosított - lehetséges, hogy gyorsan felhívni a figyelmet a legfontosabb pontokat. És egy technikai szempontból - szövegek egységesítése egyszerűsíti és csökkenti a költségeit az elektronikus berendezések és számítógépek. Végül, a rendszer rögzíti a GOST követelmény, hogy a dokumentum tartalmát - a hangerőt, a belső szerkezete, stb.; A mintákat leggyakoribb formája a dokumentumok - kompozíció részleteit, a helyét a mezőt, stb.; A nyelvi követelmények dokumentumokat.
A dokumentumok titkosítása. A dokumentumok vannak osztva cl uzhebnye (jön nevében az intézmények, szervezetek, vállalkozások, illetve az őket képviselő tisztviselők) és személyi (egyéni polgárok - önéletrajz, nyilatkozat, meghatalmazás, nyugtát, levelek, javaslatok). Dokumentumok, például útlevél, személyazonosító, oktatás dokumentumok, stb .. Az intézmények a polgárok kezébe. Eszközök vannak osztva: Chicago (szervezeti és igazgatási dokumentáció) - szervezeti (rendelkezések, törvények, rendeletek, szabályok); SZABÁLYOZÓ (rendeletek, utasítások, szervezeti kérdések megbízásokat); referencia és információ (levelek, táviratok, feljegyzések, kimutatások, cselekmények, jelentések); A személyzet (megrendelések személyzet, személyes akták, jellemzők, stb); javaslatokat, kérelmeket és panaszokat a polgárok. Azon a helyen, a dokumentumok elkészítése lehet belső (létrehozásával az intézmény maga az üzletmenet) és külső (ez a dokumentáció kívülről jön - más szervezetek, egyéni állampolgárok). Bonyolultságától függően, a tartalom - egyszerű (tükrözik egy-egy kérdés téma) és komplex (odaadó több kérdés). formájában - az egyes (véletlenszerűen rajzolt); típusok (amelyek szöveges minta) és a képernyő (ha a dokumentum nyomtatása előtt - az állandó rekordot, és részben illeszkedik a szerkesztésének - változó adatok, azaz a formák). Szerint a szakaszában a teremtés - az eredeti (teremtett először), és másolat (újra teljesen korrekt eredeti lejátszás mindkét kézzel, és segítségével a technikai eszközök). Ma már gyakran egy elektronikus másolatot az eredeti jogilag kötelező érvényű. Típusai példányban - nyilatkozat (a dokumentum másolatát, amely ki a kéz), nyaralás (egy teljes másolatot SEND dokumentumot nyújtott be abban az esetben a küldő intézmény által hitelesített jel „helyes”, és írja alá a felelős személy nyilvántartási), ismétlődő (ugyanaz a hatása, egy script kérdés elvesztése esetén a tulajdonos az eredeti dokumentum).
Tovább dokumentumok osztályozása:
Szerint a tartalom vagy a tevékenység jellege (szervezeti és szabályozási, tervezési, számviteli, stb);
Időpont egyeztetés (megrendelések, rendeletek, jegyzőkönyvek, rendeletek, jogi aktusok, jelentések, levelek, alkalmazások, ...);
Típus szerint (modell, azaz, az alkalmazáshoz szükséges az adott területen; példaértékű, szitanyomás, egyéni ...);
Szerint a bonyolultság foka (egyszerű, hogy elkötelezett egyetlen kérdés és megoldandó egy egység, és összetett -, amely számos olyan probléma);
Abban a készítés helye (bejövő, kimenő és belső);
Szerint a teljesítmény (sürgős és nem sürgős);
Hatálya (iroda, vagy üzlet, és a hivatalos magánszféra - egy adott személy esetében);
Szerint az átláthatóság foka (normál - nem fér korlátozást, valamint korlátozott hozzáféréssel - bizalmas, hivatalos célra, amely az üzleti titok bizalmas);
Jogi erő (eredeti teljes legitimitását, ha egy tisztviselője által aláírt akinek aláírása hitelesíti a pecsét, másolatok, kibocsátások - ez lényegében egy második példánya az eredeti, vezetője által aláírt és lepecsételt, sokszorosítja, false);
Mértékének megfelelően teljesség nyújtott információk (teljes és mentesítés, azaz a dokumentum másolatát);
Szerint a tárolás szempontjából - egyetlen mappába (ez a helyzet) kell elküldeni a dokumentumot, hogy ugyanaz a eltarthatóságát.
Besorolás eltérő lehet.
A nómenklatúra ügyek szervezet az elkövetkező naptári évre készül az utolsó negyedévben. Egyetértett a levéltári intézmény legalább egyszer 5 év. új nómenklatúra ügyek esetén kifejlődő szerkezeti változások. Összeállításakor a nómenklatúra ügyek kell vezérelnie törvény vagy rendelet a szervezet és annak szerkezeti osztályok (ha egynél több - teszi összevont nómenklatúra eset), a személyi állomány, a nómenklatúra ügyek szervezet az elmúlt évben, a készletek esetek állandó és ideiglenes (10 év alatt) tárolás, regisztrációs űrlapok , megyei, és a modell listákat dokumentumok és azok megőrzése dátumokat, típusok és a nómenklatúra ügyek. Fejezetek, alfejezetek, és más részlegek tartományban esetben a nevei egységek (pl: Iroda, számviteli, humán erőforrás, stb.) Az 1. oszlopban a nómenklatúra ügyek kerülnek indexek minden esetben szerepel egy sor esetben. business index (jelölése arab számokkal: 02-03) áll, egy sor digitális signage a szervezet szerkezeti egység, az ügy a cím számát alatt nómenklatúra ügyek belüli szerkezeti egységet.
3. oszlop jelzi a különböző esetekben az esetek száma (mennyiségek, részek) - be kell fejezni a végén a naptári év. 4. oszlop jelzi a eltarthatósága esetben a cikket a listán szereplő számokat (típusok, megyei) és távollétében - típus vagy példaértékű nómenklatúra ügyek. Ha a dokumentum tárolási időszak, amelyet a szabvány vagy a megyei nómenklatúra ügyek, megalapította szakértői és Ellenőrzési Bizottság a megfelelő levéltári intézmények. 5. oszlopában a „Jegyzetek” idejére a nómenklatúra ügyek bélyegzett ügyek intézmény halad a kérdéseket, az ügyek kiosztása a pusztítás, az áttétel egy másik szervezet, stb Végén irodai munka végén tartományban esetben feltöltötték a végső rekord a létesítmények száma Affairs (mennyiség) külön-külön az állandó és ideiglenes tárolására. Az itt található információk összefoglaló rekord nómenklatúra szervezet ügyek, feltétlenül közlik levéltári intézmények, mint például a nómenklatúra ügyek kell megjelölni, jelezve a személy, akinek a jelet, és dekódolja az aláírást.
Az indexelés dokumentumokat. Helyét minden esetben a nómenklatúra a rögzített indexálási, azaz feltételesen meghatározott HAND egyes. Minden esetben szerepelnek a nómenklatúra ügyek kell egy indexet (egy számot, és oszlopában feltüntetett 1 szerinti nómenklatúra ügyek). Ez valójában a kódot. Az első rész a különböző esetekben rendelve egy szám „1” (ha a szervezet kicsi), vagy a „01” (a nagy szervezetek szerkezeti egység). Ezután fontossági sorrendben - a „02”, „03”, stb Belül szakaszok találhatók, szalagcímek ügyek és azonosítja őket a megfelelő indexek. Indexelés papírmunka - van letéve szekvencia (nyilvántartási) szám és a szükséges szimbólumokat a dokumentumok nyilvántartásba, helyét jelző azok végrehajtását és tárolására. Például: a dokumentum számozott 02 - 10/125. Itt: 02 - szerkezeti egységet; 10 - számos esetben a dokumentum hol helyezzük; 125 - soros regisztrációs számot. Összetevői az index vannak elválasztva egy perjel vagy kötőjellel. Az a lehetőség, a sorszám az első helyen. A belső dokumentumok, mint általában, nem indexelt, és csak egy sorszám. Kézhezvételét követően a dokumentum a regisztrációs bélyegzőt fel - az alsó mezőben az első lap a jobb oldalon. Ez magában foglalja a szervezet nevét, amely megkapta a dokumentumot, az átvétel napját és regisztrációs kódot. A regisztráció számviteli, ellenőrzési és kényelmet keresi a dokumentumot.
Szakaszai a mozgás és a sorrendben a dokumentumok feldolgozása. Mozgás az intézmény stb Document (dokumentum) az alábbi szakaszokból áll: regisztráció, kézikönyv, monitoring, feladási és dokumentumok tárolása. A fő elv a jobb munkafolyamat - gyors teljesítmény dokumentumok a legrövidebb úton, minimális feldolgozás a befektetés az idő és a munkaerő. Minden beérkező (az intézmény), a kimenő (küldött) és a belső dokumentumokat nyilvántartásba vett intézmény. Számviteli, ellenőrzési és visszakeresés birtokában lévő dokumentumok nyilvántartásba vételük: tartalmazza - a nap kézhezvételét, kimenő és belső - napján aláírásával. Erre a célra egy regisztrációs kártyát. Az intézmények kisebb dokumentum összes dokumentum bejegyezni a naplóba. Kézhezvételét követően a dokumentum a regisztrációs bélyegzőt fel - az alsó mezőben az első lap a jobb oldalon. Ez magában foglalja a szervezet nevét, amely megkapta a dokumentumot, az átvétel napját és regisztrációs kódot. Indexelés papírmunka - van letéve szekvencia (nyilvántartási) szám és. például: a dokumentum számozott 02 - 10/125. Itt szükséges szimbólumok a dokumentumok nyilvántartásba, helyét jelző azok végrehajtását és tárolási: 02 - szerkezeti egységet; 10 - számos esetben a dokumentum hol helyezzük; 125 - soros regisztrációs számot. A regisztráció számviteli, ellenőrzési és kényelmet keresi a dokumentumot. A nyilvántartási rendszer csak egy sor dokumentumot az intézmény lehetővé teszi, hogy a szolgáltató iroda vagy a miniszter egy kis cég, ami a papi szolgálat, gyors vizsgálatot állapotának bármilyen dokumentumot és annak helyét. Tájékoztatás, referencia munka, és a felvételt a rendszer önmagában tudja elvégezni a hagyományos módon használja referencia fájlt és automatizált számítógépek. Hagyományos kézi referencia fájl egy bejelentés doboz vagy több doboz, ha a dokumentumok mennyisége nagy, amelyben regisztrációs kártyák vannak elrendezve egy bizonyos sorrendben. Leggyakrabban a Súgó fájlt szekrények nevét szerkezeti egységek és tevékenységek. Belül válaszfalak kártyák kényelmesen elhelyezni alfabetikus sorrendben. A regisztráció tele van az azonos összegű regisztrációs kártya, amely számos kártya fájlokat. Az alkalmazás teljes időtartama tárolókártyák 3 évig. A fájlokat a jogalkotási, szabályozási és adminisztratív dokumentumok kártyák őket cserélni újakra. Lapjai dokumentumaihoz való állandó és hosszú távú tárolás átvihetők az archív intézmény, ahol használják a szervezet tudományos és hivatkozás archiváló rendszer. A bevezetése automatizált rendszerek regisztrációs dokumentumokat javult lehetőségeit az információs és tájékoztató szolgálat. Modern adatbázis-kezelő rendszer lehetővé teszi, hogy a vizsgálatokat bármilyen kombinációja szereplő adatok a regisztrációs okmány -kartochku. A tanúsítvány adható ki mind a végrehajtás, a dokumentumok és a még működő vagy archív adatbázisban. Jellemzően eredmények jelennek és nyomtatott táblázatos formában. Számítástechnika tette sokszor, hogy csökkentsék az időben keresi a szükséges információt a dokumentumok és maguk a dokumentumok, valamint hatékonyabban végzett automatizált ellenőrzése alatt a végrehajtás dokumentumokat. Befejezett papírmunka esetén képzik (végső) tárolásra - megküldték az intézménynek vagy a városi archívumban.
A sajátossága a nyelv hivatalos dokumentumok. Történelmileg vshiesya műfajok sajátos szókincs, kifejezésmód, mondattan lendületet ad ennek a konzervatív stílus - folyamatos és zárt. Ez kevésbé van kitéve a változás és más fejlesztés. Számos beszéd szabványok - klisék. Ha a jelen lévő más stílusok beszéd mintákat hátrány, itt vannak érzékelt természetesen. Sokféle üzleti dokumentumok gyakori formák és elrendezése az anyag - egyszerűsíti azok használatát. Gyakran használják kész formákat, hogy csak ki kell töltenie (stencil). Formai típusú szövegek - stencil, kérdőívek, táblázatok - az egyik legfőbb eszköze az egyesülés formájában hivatalos dokumentumok. Egyesítés indokolja elsősorban gazdasági értelemben: a készítmény egy egységes dokumentum kevesebb munkát és időt. A fordító a dokumentumot, miközben dolgozik a modell képes összpontosítani a legfontosabb szempontokat nem szabványos információkat. Tanulmányok szerint az egységes szöveg látható közel 10-szer erősebb, mint a nem szabványos. Annak érdekében, hogy az egységesség indokolt a pszichológiai szempontból. És egy jogi szempontból - a forma, a szöveg lesz „intézményesített” formában. Egyesítés indokolt technikai szempontból: egyszerűsíti és csökkenti a költségeit a számítógépek és a számítógépek. Az egyesítés szövegek hivatalos dokumentumok alapján az állami szabványok és egyéb útmutató anyagok. Ők vannak rögzítve a dokumentum tartalma követelmények - a hangerőt, a belső szerkezete, stb.; A mintákat leggyakoribb formája a dokumentumok - kompozíció részleteit, a helyét a mezőt, stb.; hogy a dokumentum a nyelvi követelményeket. Hivatalos üzleti stílus - a stílus hivatalos dokumentumok, valamint a diplomáciai. Műfajok: szerződések, a jogi törvények, kormány, egyéb jogszabályokat, rendeleteket, hivatalos levelezés, üzleti papírokat. Van számos közös jellemzői: tömörség, tömörség nyilatkozatot, a gazdaságos nyelvhasználat erőforrások szabvány elrendezése az anyag, gyakran - kötött formában, a használata kliséket rejlő ebben a stílusban; elterjedt terminológia, nómenklatúra nevek jelenléte különleges állomány a szókincs és frazeológia hivatali felvétele a szövegben slozhnosokraschennyh szavak, rövidítések; gyakori használata a verbális főnév, névadó elöljárószók (összhangban annak érdekében, rovására), komplex szövetség (annak a ténynek köszönhető, hogy annak a ténynek köszönhető, hogy a), valamint a különböző set kifejezések, amelyek arra szolgálnak, hogy csatlakozni rész összetett mondat (abban az esetben, ..., azon az alapon, hogy ...); Az elbeszélő jellegű kiállítás, jelenléte nominatívusban kínál hirdetések; az uralkodó elv építési ajánlat - közvetlen szórend; A szinte teljes hiánya érzelmi és kifejező eszköze; prevalenciája az összetett mondatok; gyenge individualizációjánál stílusban. Semleges hang előadás a norma az üzleti etikett. Személyes, szubjektív elem minimalizálni kell. Magatartást a szabványosítás a nyelv, főként az egyszerű mondat néha egyenletes átvitelt. Egyedi ellenőrzési módszerek, mint például a teljes nyilvántartási, transzfer az identitás. Azonban az ilyen sebesség nem felel meg az előírásoknak obscheliteraturnogo használat és el kell kerülni. A folyamat a szabványosítás a nyelv a mindennapi beszéd minden szintjét lefedi nyelv - szókincs, morfológia, szintaxis. Ennek eredményeként, van egy állandó hang sztereotípia - egy különleges funkcionális stílusban. Használja kész, erősen benne van az üzleti felhasználásra verbális formulák és struktúrák, amelyek biztosítják a hangszóró és az írás nem töltenek időt keres meghatározásokat leíró szokásos helyzeteket.
Dokumentáció személyzet. Ezek a megrendelések a személyi állapot Ave, személyes akták, jellemzői, profilok, stb mind a munkavállaló, hogy magánügy, annak összetételét .:
Belső leltár üzleti dokumentumok;
Személyes alkalmazás munkát (és elbocsátás);
Személyes forma számviteli személyzet (profil);
Nyilatkozatokat a mozgások a munkavállaló;
Benyújtása útmutatást, amikor mozog, kiterjesztéseket, korlátozás nélküli;
Adalékok a személyes formája a számviteli személyzet (amellett, hogy a kérdőív);