Dokumentumok kibocsátását archívumából a szervezet
Esetekben az archívumban tárolt, időről időre lehet igényelni által a szervezet alkalmazottai, más cégek, sőt a polgárok (természetes személyek). Hogyan és milyen dokumentumokat kiadni kiadatási ügyek ideiglenes használatra, lecserélt a polcon által kibocsátott üzleti, hogyan kell rögzíteni a kérdés?
Esetekben az archívumban tárolt, időről időre lehet igényelni által a szervezet alkalmazottai, más cégek, sőt a polgárok (természetes személyek). Hogyan és milyen dokumentumokat kiadni kiadatási ügyek ideiglenes használatra, lecserélt a polcon által kibocsátott üzleti, hogyan kell rögzíteni a kérdés?
Példák lefejtőkészlettel és árnyalatok közülük látható a cikket.
Ki és mi által kiadott levéltári dokumentumokat?
Gyakran vannak olyan helyzetek, amikor kérésére egy másik szervezet vagy polgár szervezet köteles biztosítani dokumentumok másolatait és kivonatai.
- használatáért a szervezet alkalmazottai;
- által használt polgároknak az olvasóteremben, a tudományos és egyéb kutatás;
- ideiglenes használatra más szervezetekkel;
- archiválási munka dokumentumokat;
- biztosítási másolás és speciális dokumentumok feldolgozása érdekében, hogy javítsák a fizikai állapota a dokumentumokat.
Természetesen a javasolt lista egy tipikus nem állami vállalat lesz a legégetőbb kérdés a saját alkalmazottaik, legalábbis - más szervezetek, valamint talán használatára polgárok. Az utóbbi esetben, ha a szervezet sajátosságait magában hasonló panaszokat a polgárok, kell vigyázni a berendezésen a archív olvasóterem: egy hely, ahol az emberek nyugodtan ülni és megismerkedhetnek az ügyet, és ha szükséges, dokumentumok másolatait
Lehetővé teszi, hogy a látogatók „az utcán”, hogy a helyzet a szervezeten kívül nem lehet!
Felhasználási feltételek dokumentumok
Az alapvető szabályok tartalmazzák a következő felhasználási feltételeket dokumentumok kívül az archív (p 4.5.2.):
- 1 hónap használatáért a szervezet alkalmazottai;
- 1 hónap a használata a dokumentumok az olvasóteremben;
- 3 hónap ideiglenes használatra más szervezetekkel;
- 6 hónap kiállító dokumentumokat.
Szervei a bíróság és az ügyészség ki az ügy befejezése előtt az ügy, vagy ítélet.
Kiterjesztése a kibocsátás időpontját, ideiglenes használatra, beleértve a szervek a bíróság és az ügyészség, valamint az expozíció különleges esetekben megengedett engedélyével a fejét a szervezet az írásbeli megerősítést a felhasználó garantálja a biztonságot a dokumentumokat.
Megrendelést szállítási dokumentumok
Nagyon nagy szervezetek nagy archív célszerű kezdeni a folyamat, amelynek során az archív dokumentumok alkalmazottak megbízások kiadására ügyek (17. melléklete az alapvető szabályok).
Megjegyzés: a javasolt formában Rosarkhiv, meg kell adnia a célja a tanulmány. De nem kormányzati szervezet dolgozók ritkán jön az archívum a kutatási célok, így a megfelelő mezőben lehet kérni, hogy adja meg a „végén a dokumentumok sorrendjét.” Emellett célszerű kérni a munkavállaló, hogy hívja a strukturális vagy telephelye, ahol működik: ez különösen igaz a szervezetek széles fiókhálózatában.
Az összefüggésben az archívum a vállalati érték ebben a formában ez a részben töltött, lehet küldeni archiválására alkalmazottak e-mailben, és akkor van ideje, hogy keressen az oka. A munkahelyen, arra készül, hogy kötelezze a munkavállalót, töltse oszlopok 1-4 (információforrás kitölteni őket - a megállapítás támogatás archív dokumentumok) és küld egy kérést az archívumban.
Amikor egy munkavállaló megkapja a megrendelés érkezik az esetben a kérelmet kell kinyomtatni és nyilvántartásba archív alkalmazottak. Kézhezvételét követően a munkavállaló és az ügyfél aláírja a dokumentumot az 5. oszlopban, és amikor visszatér a fájl munkavállaló jelentkezni 6. oszlopban.
A megkeresés még az archívumban tárolt és ellenőrzése előtt a status és a rendelkezésre álló esetek.
Compliance Rosarkhiv utasításokat az alapvető szabályok nem csak biztosítja a hatékony adattárolásra, hanem folyamatos nyomon követése a használatuk.
Kozhanova HU Dow és személyzeti iratkezelési szakértő
Közlemények a jövőbeli számok