Hogyan szervezzük meg a jelenlegi nyilvántartás
Bármely szervezet, létrehozott egy csomó dokumentumot. Napról napra halmozódnak fel, a hegyek a papír növekszik, egyes munkavállalók helyébe mások, és azok viszont új dokumentumokat. Egy bizonyos ponton, talált: találni egy hirtelen szükség annak érdekében, három évvel ezelőtt, ez eltarthat egész nap. „Ó, ha csak valaki itt szervezett mindent rendesen” - látogatás fej ragyogó ötlet. A jó hír - minden átgondolt nekünk! Rendezés a jelenlegi papi segítséget nómenklatúra ügyek.
Miért nómenklatúra ügyek?
Az eset - a dokumentum vagy a kapcsolódó dokumentumok egy tárgyat vagy tevékenységi területre helyezni egy külön fedelet.
A tartomány az esetek - ez a szisztematikus lista fejléc ügyek létre a szervezet, meg kell jelölnie, hogy a tárolási idő.
A nómenklatúra ügyek tükrözi az irányt a szervezet (pénzügyi, gazdasági, humán és egyéb). Ez a multifunkciós dokumentum, amely köteles:
- figyelembe veszik valamennyi kérdésben, hogy a vezető a szervezet (ez segít megőrzéséhez és gyors keresés);
- csoport bizonyos típusú dokumentumokat (pl megrendelések alaptevékenységek megrendelések személyzet stb);
- biztonságos megrendelőlap Affairs (időrendi, logikai sorrendje a dokumentumok az ügyek, stb);
- telepíti a szükséges eltarthatósága a dokumentumokat.
Ezen kívül használják alapdokumentuma az ügyek kiválasztása helyezzük el őket egy archív, vagy éppen ellenkezőleg, hogy megszüntesse az esetekben a lejárt eltarthatósági idejét.
Muszáj lesz a nómenklatúra az ügyek?
Amikor arra van szükség, hogy a nómenklatúra az ügyek?
Mit tartalmazzon a nómenklatúra az ügyek?
A tartomány az esetek kell tartalmaznia minden esetben éren a szervezetben, továbbá a nyomtatott kiadványok (beleértve a nyilatkozatokat az alkalmazottak, igazolások a foglalkoztatás, a folyóiratok és üzleti könyv, levelezés a szerkezeti egységek és a külső szervezetekkel, mint például a nyugdíjalapok, a katonai iroda, stb .D.). A fájlok és dokumentumok a hozzáférés korlátozott az aláírás bélyegző „DSP” - hivatalos (amely kereskedelmi, vagy banktitoknak, egyéb dokumentumok bizalmas információ) - is tartalmaznia kell egy sor esetben.
Ne felejtsük el, hogy tartalmazza a tartományban esetekben az éren belüli ágak, irodák és más, földrajzilag távoli részein a szervezet. Is fel kell tüntetni a tartományban címei ügyek ideiglenesen működő bizottságok, jutalékok, valamint a képviselő testületek dolgozók. De ha, mondjuk, az unió - ez egy külön jogi személy, ez képezi a saját nómenklatúra ügyek és tart fenn az archívumot. Ezen túlmenően, a nómenklatúra ügyek szervezet között a fejlécek nem fejeződött klerikális ügyek felszámolt szervezetek, a jogutódja az.
A legtöbb tárolt dokumentumok szervezetek és a nyomtatott és elektronikus formában. Egyes dokumentumok jönnek létre, és csak elektronikus formában nyomtatás nélkül a papíron. Ha nem tartalmazza azokat a tartomány esetekben kap részleges információt a tevékenységét a szervezet. Így a végén mindegyik szakasz felsorolja a nómenklatúra üzlet elektronikus úton folyik. A mértékegység ebben az esetben lehet egy fájl, és minden szükséges keresési és azonosítási adatait. Egyes szervezetek, elektronikus dokumentumok rögzítették az utolsó szakasza a nómenklatúra, vagy alkotnak külön tartományban csak nekik.
Hogyan kezdjük el a nómenklatúra kidolgozása?
Felelősség fejlődő tartományban esetek nagy intézmények általában szolgáltatás iratkezelési (titkárság, Office, stb), a kis szervezetek - jegyző, titkár vagy más kijelölt vezetője, egy személy. A kereskedelmi szervezetek a miniszter gyakran nem képesítések és a felelősség elkészítésére nómenklatúra vállán nyugszik a személyi szolgáltatást, mert ez itt, hogy megteremtette a legtöbb hosszú távú adattárolásra. Szükséges adatok előkészítése a nómenklatúra, gondoskodnunk kell az összes szerkezeti egységek a szervezet, ezért célszerű kezdeni a fejlődés a megfelelő parancsok, ami azt jelezte, hogy milyen időt kell biztosítani számára információkat éren ügyek az egységek és a típusú dokumentumokat.
A legtöbb üzleti szervezetek alakítják ki a tartományban esetekben önállóan. Ez segít, hogy az ilyen szabályozás, mint:
Arra is szükség van, hogy tanulmányozza a Charta, személyi, helyi normatív, a szervezet rendelkezései bontások, szabályok, előírások, a leltár esetek stb - ezek általában tartalmaznak utalásokat használt dokumentumok a szervezetben.
Először is, a nómenklatúra ügyek osztályok, és már ezek alapján készült összefoglalót nómenklatúra ügyek szervezet. Bizonyos esetekben a funkcionális, hanem szerkezeti elvét, azaz a nevét a nómenklatúra a szakaszok nem egységek, valamint a funkciók (például a tervezés, a finanszírozás, a termelés, személyi nyilvántartás, stb.) Úgy véljük, egy sokkal gyakoribb megoldás.
Töltsük fel a különböző szerkezeti egység ügyek
A fő része a nómenklatúra táblázatos formában tartalmazó öt oszlop:
- index esetekben;
- fejlécek Affairs (térfogat, alkatrészek);
- az esetek száma (térfogat, alkatrészek);
- eltarthatóság esetekben (mennyiségek, részek), és a cikk a listán szereplő számokat;
- Megjegyzés.
business index áll a digitális signage szerkezeti egység, és az ügy a cím számát alatt nómenklatúra belüli szerkezeti egységet. Pl 04-05, ahol 04 - kijelölése a személyzeti osztály, és 05 - esetében a sorozatszám a nómenklatúra. Ez állhat nem kettő, és három pár számjegy. Például 03-02-07, ahol 03 - kijelölése pénzügyi és gazdasági osztály, 02 - a megjelölés szerepel a tagság számlák, és 07 - esetében a sorozatszám a nómenklatúra. Ahelyett, hogy egy digitális indexelő egyes szervezetekben alfabetikus vagy vegyes (kombinációja betűk és számok) lehet elfogadni. Ahhoz, hogy ugyanazt a kódot, mint ebben az évben, az egyes részekben, hagyjuk néhány szabad sor üzemek korábban nem meghatározott esetekben (általában legfeljebb 5-7) előállításához a nómenklatúra a következő év Bizottság.
A második oszlopfejlécek tartomány jelzésére az esetek. Nekik van egy bizonyos fokú fontosságát alkotó dokumentumok esetében. Először egy fejléc esetekben tartalmazó szervezeti és igazgatási dokumentáció (iratok kezdődik az anyaszervezet, majd a dokumentumokat a vezérigazgató utánuk - a közzétett dokumentumok a szerkezeti egysége). Ezután felsorolni az egyéb szabályok, rendeletek, utasítások által kifejlesztett, a szervezet vagy küldött információkat. Ezután felsorolja a fejlécek állapotát tervek és jelentések (kezdetben évente, majd negyedévente után - havonta). Projektek adminisztratív dokumentumokat, változások a tervek alapján leadott megrendelések esetében a nómenklatúra ügyek követő mindenkori alapvető dokumentumokat. Fejlécek hasonló esetekben (például, amelyeket a munkások személyes kártyák) készült nómenklatúra ügyek alfabetikus sorrendben.
A személyi szolgáltatás alapjául tudjuk, hogy egy szekvencia helyen ügyek címet a nómenklatúra:
- személyzeti és annak változásait (általában Humánerőforrás tárolt másolatok és vannak a dokumentumkezelő szolgáltatás együtt a fő megrendelések tevékenység);
- helyi előírások (belső szabályozások, stb);
- megbízások (tevékenységből származó és személyzet);
- dokumentumok alapján a kiadvány megbízások (igazolások, nyilatkozatok és indoklások, nyilatkozatok, stb);
- munkaszerződések (és azok módosításai, a megállapodás megszűnésekor munkaszerződések);
- feljegyzések az alkalmazottak (személyes kártyák, személyes akták, rönk megrendelések, szerződések, stb);
- munkavállaló személyes iratok (munkaügyi nyilvántartások másolatait az útlevelek és egyéb személyi okmányok, igazolás a fogyatékosság, stb);
- terveket és jelentéseket a személyzet szolgálati
- levelezés külső szervezetek (a katonai iroda, nyugdíjpénztár, stb);
- A dokumentumok ideiglenes bizottságok, bizottságok, munkacsoportok, stb
Például a „Levelezés Katonai népbiztosság Zavadszkij kerület Sas”, „dokumentumok a képzés és átképzés dolgozók SS3 (tervek, programok, emlékeztetők példányban megrendelések, stb.)”
A harmadik oszlop nómenklatúra esetben (esetszám) van töltve a legutóbbi esetben, már a végén a naptári év, sőt, benyújtott esetekben. Ha minden esetben sem indult az év folyamán, a táblázat „Notes” egy rekord „nem alakult ki”.
Az időzítés figyelmét, hogy egyes tételeket kell bontani az elemek listáját, amelyek különböző megőrzési idő. Például a személyes üzleti vezetők kell tárolni állandó (a fenti „a” cikk 656.) és a személyes fájlok alkalmazottak - 75 éve (a fenti „b” cikk 656.).
A lista tartalmazza az egyéb speciális megjegyzi, hogy alkalmazni kell dokumentálni megőrzési időszakok. A jel „EPA” (szakértői és Ellenőrző Bizottság) azt jelzi, hogy a fenti dokumentumok lehetnek tudományos és történelmi értéke, valamint a vizsgálat eredményeit az értékei átvihetők az állandó tárolás céljából az állami levéltár. Ezek a jelek szintén át kell vinni egy sor esetben. A dokumentumok jelölt „EPA” közé tartoznak, például a személyes kártyák az alkalmazottak, munkaszerződések, megrendelések felvételének és elbocsátásának, stb A küldött dokumentumok más szervezetek (igazgatási, szabályozási, módszertani) A nómenklatúra meg kell jelölni „cseréje előtt új” vagy „végéig szükség” (ebben az esetben, az eltarthatósági meghatározza a szervezet saját maga). Kérésre a megrendelések a fejét a fő tevékenység, elküldte a szerkezeti egységet is tartalmazza a különböző esetekben jelölt „DMN” (amíg már nincs szükség).
Általános szabály, hogy egy dolog, hogy a dokumentumokat, amelyek az azonos eltarthatósága. Például ne megrendeléseket az egyik esetben a fizetés nélküli szabadságon, és a következő nyaralás, mert az első áruház 75 éves, míg az utóbbi csak 5 éves. Ha az ügy van kialakítva a dokumentumok különböző tárolási időszakok vagy az ugyanebben a témában, de a különböző fajok, míg a tároló esetében be van állítva a dokumentumokat, van egy hosszabb eltarthatósági idő. Például a teremtett dolog „Documents létrehozásáról szóló dolgozók képzettsége (grafika, protokoll, nyilatkozatokhoz).” Ez magában foglalja:
- menetrendek minősítésre - a tárolási időtartama 1 év;
- ülések jegyzőkönyvei és határozatai a tanúsítási Bizottság - a szavatossági ideje 15 év;
- nyilatkozatot nem értenek egyet a döntéseket a tanúsítási Bizottság - eltarthatósága 5 év;
- nyilatkozatok tanúsítás - eltarthatósága 5 év.
Az eltarthatósági ideje ebben az esetben határozza meg hosszabb ideig, ebben az esetben az ügy kell tartani 15 éve.
Tárolás szempontjából a dokumentumok elektronikus formában ugyanazok, mint a papír dokumentumok, az 5. oszlopban a „Megjegyzés” kell jelölnie „elektronikus formában”.
Általában az ötödik oszlopban a „Megjegyzés” jelzik a nevét a dokumentumok listája meghatározásához használt esetekben eltarthatóság (ha egynél több listát), hogy egy jel halad ügyek elosztására vonatkozó esetekben a megsemmisülése, elvesztése vagy visszavonása esetek és mások.
Nómenklatúra szerkezeti egysége ügyek támogatja a fejét. Ha van egy szakértő Bizottság (EB) a szerkezeti egység, a dokumentumot elküldi jóváhagyásra (a protokoll a találkozó a szakértői bizottság, és tesz egy jelet a harmonizálása nómenklatúra). Ezután a dokumentum által aláírt vezetője az archívumban, vagy a felelős személy archív szervezet.
Minta kialakítás esetén nómenklatúra személyi szolgáltatás (helyreállítás) mutatja az 1. függelékben.
Tedd készletek nómenklatúra ügyek
Affairs header, sorba kell egyeznie az összes szakasz szerinti nómenklatúra szervezet (pl, szervezeti és igazgatási dokumentáció, majd tervek, jelentések, stb.)
Koordinálása és jóváhagyása a konszolidált nómenklatúra
Jóváhagyási eljárás a konszolidált nómenklatúra:
- első helyezi az aláírása székhelye szolgáltatás vagy felelős személy dokumentációs szoftver;
- akkor támogatja a fejét archívumban, vagy a felelős személy archívum a szervezet
- akkor a tartomány csekket a szakértői Bizottság (EB) az előállítására ülés jegyzőkönyvének a szakértői bizottság;
- és végül elküldte jóváhagyásra a szakértő és ellenőrzési Bizottság (EIC) az érintett levéltári intézmény (ez vonatkozik a szervezetek, amelyek beszerzési forrásokkal állami és önkormányzati levéltárak, és legalább egyszer el 5 év).
Harmonizált nómenklatúra esetek jóváhagyásra benyújtja a fejét a szervezet. Ahhoz, hogy jóváhagyja a nómenklatúra ügyek kétféleképpen: használatával a bárban a jóváhagyást a dokumentum vagy kiadja a megfelelő utasításokat. Ha a nómenklatúra ügyek - a jelenség a szervezetek nem új, természetesen, sokkal kényelmesebb használni a jóváhagyási nyakát. Ebben az esetben, ha bevezetik az első alkalommal, vagy jelentős változásokon ment keresztül, akkor jobb, ha jóváhagyja révén a sorrendben: így lehet a további figyelmet az összes szerkezeti megosztottság és kötelezi őket alakítani a dolgokat szerint az új nómenklatúra. A mintát egy ilyen megrendelés 2. melléklet jóváhagyását követően a nómenklatúra ügyek szervezet részterületek kivonatok a vonatkozó szakaszok használata a műveletet.
A nómenklatúra ügyek tett a kívánt számot. Az első példányt helyezünk egy ügyben, és tárolja a dokumentum menedzsment; második - használják a munkát; harmadik - ez a megyei számviteli dokumentumtár (ha van ilyen); negyedik - a megállapodást követően továbbra is az állami archívumban (ha szükséges); Más minták kerülnek a szerkezeti egységek (a vegyület a megfelelő szakaszok kivonatok).
Mi köze a nómenklatúra a következő lépés?
Az év folyamán töltött összes dokumentumot vannak csoportosítva a helyzet szoros összhangban a jóváhagyott nómenklatúra ügyek. Ha az év során szükség van létrehozni vagy tárolása korábban nem biztosított a dokumentumokat a nómenklatúra, hogy egy új rekord - a tulajdoni lap. Emlékezzünk, hogy az ügy benyújtották, ha legalább egy dokumentumot. Ilyen esetekre célszerű tartani tartalékban néhány szabad sor az egyes részekben.
Ha megváltoztatja a munkavállalók esetében szerepel a nómenklatúra esetek által továbbított aktus. Dokumentumok megsemmisítésére és esetek szerepelnek a jelenlegi tartományban, ez lehetetlen. Például, ha nem lehet megtörni egy nyilatkozatot az elbocsátás a munkavállaló, akkor is, ha ő visszavonta ezt az állítást.
Annak ellenére, hogy bizonyos nehézségek a végrehajtás megszervezésére a „nómenklatúra ügyek”, amint világossá válik, és ismerős, nyilvántartási válik értelmes és rendszeres, könnyebb kérdésekkel foglalkozik keresés és biztosítsa a szükséges dokumentumokat, feltéve, hogy a folytonosság a információátadás egyik alkalmazottat más, ami hozzájárulnak a karbantartási információs biztonsági szervezet.
Minta kialakítás esetén nómenklatúra személyi szolgáltatás (kivonat)
