Elektronikus dokumentumkezelés a szervezet
Elektronikus dokumentum SZERVEZETBE
Azt már régóta a szervezet valamennyi formájának tulajdoni keresztül kommunikálnak az elektronikus dokumentumok. Először is érinti a kölcsönhatás az adó és más állami szervek. És egyre több szervezet mozog a belső elektronikus dokumentum, mert nem csak időt takarít meg, hanem megkönnyíti a munkát az alkalmazottak, csökkenti a veszteséget a papír alapú dokumentumok, és így tovább. D. Az a tény, hogy egy ilyen elektronikus dokumentum, és hogyan szerveződik, szó ebben a cikkben.
Segítségével az elektronikus dokumentum jelentési könyvelők át az adóhatóság, a FIU FSS, Rosstat és így tovább. D. végezzük ez is a résztvevők között a szerződéses rendszer a beszerzést. Az elektronikus dokumentumok elfogadják a bíróság bizonyítékként az ügylet lehet elektronikus formában, és így tovább. D.
Elektronikus aláírás - vagyis az adatokat elektronikus formában, amely csatlakozik az egyéb információk az elektronikus formában (az információ aláírt), vagy bármilyen más kapcsolatban ezeket az információkat és azonosítására használt aláíró személy adatait.
Törvény 5. cikke N 63-FZ létre három típusú elektronikus aláírás:
1. Egy egyszerű elektronikus aláírás (a továbbiakban: - PET) - elektronikus aláírás, amely segítségével a kódokat, jelszavakat vagy más módon megerősíti a kialakulását az elektronikus aláírás egy adott személy. Azaz, ez a jele, csak pont az a személy, aki aláírta a dokumentumot, de nem erősíti meg a bennük található adatokat. Ahhoz, hogy az elektronikus dokumentum tekinthető aláírt PEP, meg kell adnunk az alábbi feltételekkel:
- egyszerű elektronikus aláírás szereplő elektronikus dokumentum;
- kulcs egyszerű elektronikus aláírás használják szabályoknak megfelelően létrehozott információs rendszerüzemeltető amely lehetővé tette a teremtés és (vagy) a küldő elektronikus dokumentum, és hozzon létre és (vagy) küldött elektronikus dokumentum információt tartalmaz az a személy, akinek a nevében jött létre és (vagy) küldött elektronikus dokumentum.
Elektronikus dokumentum aláírt AED azonosnak tekinthető a papír, ha azt írja elő normatív jogi aktusok és (vagy) közötti megállapodás az elektronikus interakció a résztvevők között. Ebben az esetben a jogi aktusok és (vagy) megállapodásnak tartalmaznia kell:
- meghatározására vonatkozó szabályok aláíró személy egy elektronikus dokumentum, a maga egyszerű elektronikus aláírással;
- feladata a létrehozó személy és (vagy) használ egy egyszerű kulcs az elektronikus aláírás, hogy tegyen eleget a titoktartás.
Ne használjon AED aláírásáért elektronikus információkat tartalmazó dokumentumokat képező államtitkot vagy az információs rendszer, amely tájékoztatást alkotó államtitok (Art. 9. A törvény N63-FZ).
2. Fokozott nem minősített elektronikus aláírás (a továbbiakban - UNEP) - elektronikus aláírás, amelyet úgy kapunk, ennek eredményeként a kriptográfiai transzformáció információt kulcs segítségével a digitális aláírás és meghatározza az aláíró személy egy elektronikus dokumentum, és felfedezni az a tény, hogy megváltoztatja az elektronikus dokumentum után aláírásának napja. Úgy jön létre az elektronikus aláírás. Regisztrációs UNEP fel a kapcsolatot a tanúsító hatóság feladatait a kiadása a kulcsot. Key EP - egy egyedülálló karaktersorban használt elektronikus aláírás létrehozásához. Van is egy EP validálási kulcs, amely egy karaktersorozat, és úgy tervezték, hogy teszteljék a hitelességét az EP. A dokumentum megerősíti a tagság rejtjelkulcsát EP egy személy tanúsított ES ellenőrzési kulcsa, amelyet szintén által kiadott minősítő hatóság elektronikus formában vagy papíron.
Információkat. A lista akkreditált tanúsító hatóságok a hivatalos oldalon Hírközlési Minisztérium az információs és telekommunikációs hálózat internet - minsvyaz. ru, a „akkreditációja hitelesítésszolgáltató” <2>.
Elektronikus által aláírt dokumentum UNEP, valamint aláírt AED azonosnak tekinthető a papír, ha azt írja elő normatív jogi aktusok és (vagy) közötti megállapodás az elektronikus interakció a résztvevők között. Amikor UNEP kulcs tanúsítvány nem lehet megállapítani, ha a megfelelő VC adatattribútumok ellátható nélkül egy ilyen tanúsítvány (p. 2, Art. 6 63 N-FZ).
3. erősítése a minősített elektronikus aláírás (a továbbiakban - UKEP) - elektronikus aláírás, amely megfelel az összes kiemelt nem minősített elektronikus aláírással és a következő további jellemzői:
- elektronikus aláírás hitelesítés kulcs van megadva a minősített tanúsítvány;
- létrehozására és ellenőrzésére, elektronikus aláírás olyan elektronikus aláírás használják, hogy a megfelelő visszaigazolást a követelmények törvény által létrehozott N 63-FZ. Minősített tanúsítvány hitelesítési kulcs EP által kiadott akkreditált tanúsító hatóság megbízottja vagy meghatalmazott szövetségi végrehajtó szerv.
Figyeljen! Az adatokat elektronikus formában aláírt UKEP elismert elektronikus dokumentum egyenértékű a papír által aláírt dokumentum a saját kezű aláírás. Ehhez képest a PET és az UNEP ez a legmagasabb fokú védelmet és fel lehet használni a dokumentumok bemutatása bármely szervekben. Az egyetlen kivétel az esetben, ha a törvény vagy más szabályozás előírt szükségességét dokumentumot mutat csak papíron.
Így a végrehajtása az elektronikus dokumentum szervezet kell vásárolnia az elektronikus aláírás (ha ő nem), hogy a kulcs tanúsítvány, hogy megállapodást kössenek a elektronikus dokumentumok a vállalkozók, valamint a szerződést az üzemeltető. Sőt, az összes résztvevő elektronikus dokumentum csatlakoztatni kell egy operátor. Registry szereplők kifüggesztett FTS.
Belső elektronikus dokumentumkezelés
Sok szervezet, különösen a nagyok, az elektronikus dokumentumok nemcsak a vállalkozók és a kormányzati szervek, hanem a belügyeibe - használatával az információs rendszer. Ha a belső dokumentumok forgalmának elektronikus aláírás nem lehet használni. De ebben az esetben, a használt szoftver a szervezet engedélyezi azonosítani aláíró személy a dokumentumot.
A bevezetés az elektronikus dokumentumkezelés a szervezeten belül munkáltató végzést ad és jóváhagyja a szabályokat és előírásokat az elektronikus dokumentum. A belső dokumentumok, mint általában, a megrendelések, szerződések, magyarázatok és emlékeztetők, jelentések, tájékoztatók és így tovább. D. A dokumentumok listája hoznak létre, annak érdekében, feldolgozás, áttekintés, összehangolása és tárolása, valamint egy listát a pozíciók érintett elektronikus dokumentumkezelés, ezen irányelv által létrehozott.
Ezen felül, akkor lehet fejleszteni különböző utasítások a belső dokumentumot, amely a következő lépéseket ismertetett intézkedések a munkavállalók részt ebben a munkafolyamatban, a feldolgozási idő, és így tovább. N. egy külön albumot, részt vehessenek a programban, a minták (minták) különböző dokumentumokat lehet hagyni.
Az elektronikus dokumentumokat hoznak létre, feldolgozott és tárolt elektronikus dokumentum rendszert. Része a dokumentumok (pl kapcsolódó leltár értékek), amely előírja, hogy „élő” aláírást nyomtatása és tárolása még papíron. Ebben az esetben a helyzetet kell beállítani, hogy ne csak a dokumentumok listáját, létrehozása, tárolása és felhasználása, amely lehet kizárólag formájában elektronikus dokumentumok, hanem a dokumentumok listáját, amelyeket duplikált a papíron. Összeállításakor a nómenklatúra ügyek jelzi, hogy az üzleti tevékenységet végzik elektronikusan.
Alkalmazása elektronikus dokumentumok a szervezetben, a munkáltató köteles biztosítani az információ védelmére, az integritás a feldolgozott adatok, valamint az anti-vírus védelem információt.
Jelenleg nincs egyetlen szoftver termék, amely lehetővé teszi, hogy automatizálják a munkafolyamatot a szervezetben. És annak ellenére, hogy ez az eljárás nem csak a beruházások, hanem az időt az alkalmazottak képzése, a cél szentesíti az eszközt. Belső elektronikus dokumentumkezelés nem csak eltávolodni papír alapú, hanem csökkenti az időt a tárgyalás, a dokumentumok, szervezi és strukturálják a dokumentumok tárolása elektronikus irattárában, egy gyors keresés a dokumentumok és csökkenti a veszteség valószínűsége, megkönnyíti a munkát az alkalmazottak, és így tovább. D.
Felvétele és tárolása elektronikus dokumentumok
Regisztráció elektronikus dokumentumok végezzük elektronikus formában, amely az elektronikus kártyát lehet létrehozni. Ahhoz, hogy automatikusan töltse ki a kártya felelős a dolgozók létrehozhatják elektronikus könyvtárak, amelyek bevezetik a listán a szervezeti egység illetve olyan személyek, akik az elektronikus dokumentum nevét vállalkozók és a kormányzati szervek részt vesznek az elektronikus dokumentum. Az elektronikus kártya szerinti függelékében szabályzat az alábbi információkat lehet beírni:
3. pozíció, családi és kezdőbetűi a személy, aki aláírta a dokumentumot, - hogy hozzanak létre a szervezet ezen a területen lehet tölteni dokumentumokat könyvtár, valamint a beérkező dokumentumokat - kézzel.
4. Írja a dokumentum - ez lehet egy jelentés, levél, szerződés,. A dokumentumok listája is telepíthető könyvtárban.
5. időpontja a dokumentumot. A regisztráció során készített dokumentum egy szervezet, akkor a program automatikusan felveszi, ellenőrizze a bejövő dokumentumot - írta az átvétel napját.
6. A dokumentum száma - szintén automatikusan beírja. Ez lehet, vagy tartalmazhat egy szekvenciát kódok egységek, annak összetételét.
7. kézhezvételének időpontja a dokumentum - a regisztrációs okmány kitöltése automatikus. Ez lehet rögzíteni, és az átvétel időpontjában a dokumentumot.
8. A beérkező számú dokumentummal - sorszám minden egyes dokumentumot a regisztráció, mint általában, automatikusan. Ha a dokumentum is lépett, és papíron, meg kell jelölni számot kézhezvételét elektronikusan, hogy ne legyen összekeverhető, és megkönnyítse a keresést a dokumentum.
10. Neve a dokumentum vagy az elvont rá - be kell fejezni kézzel összefoglalását tartalmazza szereplő információk a dokumentumot. Szintén segítségével Idegenvezetők besorolás címek tartalmazzák a dokumentum egy adott témáról.
11. Az index az üzleti - kiválasztott számú (index) az esetben a nómenklatúra.
13. A lapok száma a fő dokumentum.
14. kérelmek száma.
15. Az összes lap száma alkalmazásokat.
16. Útmutató a végrehajtását a dokumentum - meghatározott előadó határozat alapján, vagy utasítást a dokumentum és a teljesítési napot.
17. pozíció, családi és kezdőbetűi a művész - megismétli az előző bekezdésben.
18. A védjegy titoktartási - kell kitölteni megfelelően a részleteket a dokumentum: „Kizárólag hatósági használatra”, „üzleti titok”, és mások.
Mivel a szabályok dolgoztak a szövetségi végrehajtó szervek, más szervezetek használhatják ezt a listát, hogy fejlesszék e-kártya vagy más formában dokumentum fel kell jegyezni az elektronikus dokumentumok.
Ami a tároló elektronikus dokumentumok, úgy hajtjuk végre, hogy a nómenklatúra cég által kifejlesztett ügyek és elveivel összhangban a dokumentumok kezelése és az elosztási (csoport) esetében az állandó és ideiglenes (10 év alatt) tárolása, beleértve a kérdésekben személyzetet. Kell tartani nemcsak a dokumentumok, hanem tájékoztatás a dokumentumot tartalmazott az elektronikus kártyák.
A helyi normatív aktus a munkáltató tekintetében a meglévő szervezet a szoftver és a hardver határozza meg a tárolás helyén elektronikus dokumentumok áthelyezés előtt a levéltár, megtekintheti a média, amely azokat tárolják, valamint a formátumok állandó és hosszú ideig eltartható.
Figyeljen! Dokumentumok EP kell tárolni a tárolási elektronikus dokumentumok a résztvevők az információcsere, valamint a vonatkozó nyilvános tanúsítvány EP validálási kulcsokat.
A határidő lejárta után a tároló elektronikus dokumentumok alapján a törvény által jóváhagyott, a fejét a megadott dokumentumokat meg kell semmisíteni.