Automatizált teljesítmény-ellenőrzési funkciókat dokumentumok

ESCOM.BPM dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi, hogy megszervezzék az elektronikus dokumentumok (cseréje dokumentumok elektronikus formában) nem csak a szervezeten belül, hanem hogy biztosítsa az elektronikus dokumentumok a partnerek.

Az automatizált irányítási funkciók

Mivel fogunk, hogy automatizálják a kontroll, akkor először meg kell meghatározni az ellenőrzési funkciók automatizálható. Amikor foglalkozó papíralapú dokumentumok, mint a Comptroller teljesít személy, aki megbízott feladata a felügyeleti funkciók. Meg kell jegyezni, hogy a vezérlő, a legtöbb esetben csak akkor működik, az iratokat, melyek besorolása „ellenőrzés alatt”, vagy mint mondják: „jelentette, hogy ellenőrizzék.” Mi történik a többi okiratok papíron - ez ismert, csak az előadó. Ha egy ilyen ellenőrizetlen dokumentum probléma van, már csak azt kell megjavítani, nincs mód, hogy a probléma diagnosztizálását előre, valamint hogy megtalálja az okokat.

Ideális esetben teljesítményének javítására fegyelem általában szükséges összes dokumentáció, hogy ellenőrzés alatt. De ez, persze, nagyon időigényes -, hogy ellenőrizzék az összes dokumentumot. Ezért beszélünk teljesítmény monitoring automatizálási eszközök, mint látjuk a megoldást az átadása munkaigényes ellenőrzési eljárások a vállán egy automatizált rendszer.

Tehát mi a dokumentumok végrehajtását ellenőrző funkciókat szeretnénk automatizálni?

Megalakult a vezérlőkártya

Ellenőrző végrehajtás a dokumentum létrehozásával kezdődik, egy vezérlő kártya számára. Ebben információkat tartalmaz a dokumentum megrendelések, határidők, végrehajtók. Az ellenőrzés során belépett a különböző markerek a végrehajtás. A munka nagyon időigényes. De az elektronikus dokumentumkezelő rendszer a könnyű. Ha a rendszer már rendelkezik elektronikus regisztrációs kártya dokumentumot, mert kezelőszervekkel egészül ki az oldalt „Control” és a „Progress in végrehajtását.” Tehát, adja meg az adatokat a dokumentum már nem szükséges és elegendő ahhoz, hogy jelezze az időzítés és előadók.

Számviteli végrehajtását tekintve dokumentumok

Mi az irányítást a teljesítési időszak a dokumentumot. Először is, az a tény, hogy az előre jelzés és emlékeztetni az előadók és a felügyelők az ő megközelítése. Lehetséges, hogy ez lehetővé teszi számukra a megfelelő időben és a fáradságot, hogy teljesítse a dokumentumot időben. Ha a meghatározott időszakban papír kártya, akkor tájékoztassa az ő megközelítése Executive kell hívni. Célszerű hirdetmény és figyelmeztető funkciók bízott az automatizált rendszer. Ez lesz a sok munka a felügyelő. Ezen túlmenően automata zár, hogy elolvasta az értesítést teszi a munkavállaló nem kétséges, hogy ő most már tudja, hogy mi történik. Másodszor, a kifejezést használják a kontroll lejárt dokumentumokat.

Megalakult a folyóirat „lejárt dokumentumok”

Ha a kifejezés a végrehajtás a dokumentum lejárt, és a dokumentum nem lett végrehajtva, például nem készült választ, a dokumentumot el kell rendelni az állapota „Lejárt”. Tegye meg kézzel a vezérlő kártyák dokumentumok nagyon időigényes művelet. okmányok végrehajtási rendszer automatikusan ki tudja osztani az állapota dokumentumok nem végrehajtott „Lejárt”, és alkotnak egy naplót a lejárt okmányok kártyákat. A jelenléte egy ilyen folyóirat lehetővé teszi a vezetők, hogy gyors intézkedéseket a helyzet orvoslására.

Nyilatkozat dokumentum ellenőrzési

dokumentumok végrehajtás ellenőrzése magában fontos beállításának folyamata okmányok ellenőrzésére. Az eljárás abból áll, hogy az ellenőrző kártya nyilatkozat napján ellenőrzési, felügyeleti és így egy bejegyzést napja ellenőrzött dokumentum ellenőrzési naplót. A nagyszámú ellenőrzött dokumentumok meglehetősen időt tölt aktivitást. Document Management System automatizálja a dokumentum ellenőrzési beállítást. Ha a vizsgálat során a dokumentum a kártya volt a lehetőség „In Control”, miután egy dokumentumot végrehajtani kerülnek az ellenőrzési nyomvonalat, és a kártya fog szerepelni jele nyilatkozatot az ellenőrzés.

Megalakult a magazin „ellenőrzés alatt”

Mint már említettük, a különösen fontos dokumentumok szerinti jellel „In Control”. Tájékoztatás az ilyen dokumentumokat kell beírni manuálisan Controller naplóban. Ez a munka át kell helyezni az automatizált teljesítmény kontroll rendszer. Azt kell aláírni a dokumentumokat „In Control” automatikusan megjelenik a kontroll napló. Bejelentkezés az elektronikus formában nagyon kényelmes, és nagyban megkönnyíti a munkát felügyelő. A kártyák az egyes szabályozott dokumentum alá kell helyezni, a kontroll időpontját. Általános szabály, hogy néhány nappal korábban a teljesítési napot a dokumentumot. Elektronikus audit trail szerint kell csoportosítani a kontroll és három óra. Ez lehetővé teszi, hogy minden résztvevő, hogy a végrehajtás a folyamat dokumentumok, a kifejezés az ellenőrzés, amely jön ma, holnap, jövő héten, a jövő hónapban, stb és hozzon intézkedéseket az időben történő végrehajtását.

Hozzátéve, hogy a dokumentum Benchmarking

Végrehajtása során a dokumentum Controller tájékoztatást kérhetnek a művészek és a teljesítmény, hogy ez a szabályozás kártyák dokumentumokat. Az automatizált rendszer do proscho. Nincs szükség a, keresse meg a személyzet és a „kínzó” őket. Csak képeslapküldés közvetlenül ellenőrzött dokumentumot és a segítőkész személyzet képes lesz válaszolni. A szöveg a válasz egy kommunikációs átvihetők egy külön fejezetet, „referenciaértékek” dokumentumot az elektronikus kártyát. Minden érdekelt személyek a dokumentum megtekintésére kártya és látni a haladást a végrehajtás. Ez lehetővé teszi a valós idejű nyomon követését a végrehajtás dokumentumok, anélkül, hogy összegyűjtse az összes érdekelt fél ugyanabban a szobában.

Ellenőrizze énekesek jelentések

Az alkotók dokumentum jelentést készít, és jön vele egy találkozót, hogy a központi iroda. Néha szükség van, és ez kötelező. De sok kérdés ellenőrizni jelentéseket lehet megszervezni a rendszer teljesítmény-ellenőrzési dokumentumokat. A jelentés állíthatók elő elektronikus formában, szkennelés, csatolni fájlokat a kártyára rend és jelentést küld a csekket. Az automatizált rendszer az első megy előszűrésnek vezérlők, és jóváhagyása után küldött a főnök, ki a felbontást.

Fontos, hogy a dokumentum menedzsment rendszer automatikusan rögzíti az eseményeket. És küld az esemény jelentés rögzíti a dátumot és az időt. Ha a jelentés elutasításra kerül, és visszaküldték a felülvizsgálat időpontja, az esemény kerül rögzítésre is. Fontos, hogy minden érdekelt fél.

Handy jellemző teljesítmény-ellenőrzési rendszer létrehozása a dokumentumok különböző változatait. Ebben az esetben, ha a vállalkozó készített jelentést, és ő viszonozta az ellenőrzéshez, és tud létrehozni egy új változata a jelentést, és azt szétosztja a kifinomultság és a javulást.

Mindezek a jellemzők jelentősen csökkenti a költségeket gyűjtési és ellenőrzési jelentések az előadóművészek, valamint, hogy ez a lépés átlátható az összes érdekelt.

Elszámolása transzferek a végrehajtási időszak

Egy fontos ellenőrzési eljárás felvétele a határozat végrehajtásának elhalasztásáról a dokumentumot. Ezek a tények kell beírni a vezérlőkártya a dokumentumot, és lehetővé teszi, hogy hányszor már halasztás, milyen hosszú a dokumentum kerül végrehajtásra, mint volt esedékes. Ha jegyezze elhalasztása papír scorecard is lehetséges, hogy vegye figyelembe az időkeretet kézzel, a dokumentum - gyakorlatilag lehetetlen. Az automatizált rendszer lehetővé teszi, hogy megoldja ezeket a problémákat, és ennek eredményeként növelik az ellenőrzés hatékonyságának. Amikor ellenőrzi a jelentést, és küldte vissza a felülvizsgálati rendszer figyeli az átfutási idő a dokumentumot, és ha ez letelt, kínál az ellenőrzött személy szerint a népvándorlás. Automatikusan a kártyát egy speciális dokumentum „elszámolása átadásáról a végrehajtási időszak” szakasz rögzíti az esemény: kinek és mikor a kifejezés egy új élet és a régi végrehajtási idő megváltozott.

És persze, nincs semmi gond, hogy nyomon követhesse az idő az automatizált rendszer. Határidők számítása automatikusan történik, és azok megjelennek az elektronikus kártya a dokumentum az oldalon „Control”, mint a „mennyi idő marad, amíg az idő a végrehajtás”, „mennyi idő van végre dokumentum”, „mennyi időt dokumentum lejárt.”

Eltávolítása a dokumentum ellenőrzési

Miután végrehajtásáról szóló jelentések vizsgált dokumentumok és a döntés, hogy a dokumentum teljes és át kell, hogy archiválási, mielőtt el kell távolítani a dokumentumot az ellenőrzés. Ezt az eljárást kell végezni csak olyan dokumentumokat, amelyeket korábban elhelyezett vezérlő. Hogy mi ez a funkció?

Ahhoz, hogy távolítsa el a dokumentumot a vezérlő meg kell találni azt a vezérlés, a kártya, hogy egy megfelelő megjegyzést a lapban, majd ellenőrzik az azonos, hogy egy jel. Úgy tűnik, ez minden. Elvileg az intézkedések a Controller végrehajtani ezt a funkciót egy kicsit, de a nagyszámú dokumentum akkor eltarthat egy ideig. Mi segíthet automatizált megoldás? A dokumentumkezelő rendszer, ez a funkció lehet automatizálni. Ha rákattint a gombra „Remove dokumentum ellenőrzési” ellenőrzött dokumentum kártya automatikusan írva a dátum és az idő eltávolítása a szabályozása, aki eltávolította a dokumentumot az ellenőrzés. De valójában a dokumentum ellenőrzése után teljesítményéről szóló jelentések lehet távolítani a vezérlő automatikusan ha engedélyezve van ez a mód rá. És nem kell megnyomni semmilyen további gombok.

Eltávolítása egy dokumentumot a kontroll vezet az a tény, hogy ez automatikusan megszűnik megjelenik az „In Control” magazin. teljesítmény-ellenőrzési rendszer hozzárendel egy dokumentumot, az állapot „lefut” és a kártya átkerül egy elektronikus dokumentumtár. Azonban az összes információt, hogy a dokumentum volt a kontroll, és hogyan került végrehajtásra, tárolja a kártyát, és ez mindig lehetséges, hogy nézd meg.