Szervezése üzleti utak mind a költségek csökkentése 30% -kal

Ebben a cikkben olvasható:

Szervezése az üzleti utak és költségmegtakarítás

Alkalmazottak jelentési ellenőrizni eszközök

Hatékony módja, hogy mentse a minőség romlása nélkül

Szervezése üzleti utak - fontos lépés, amelyet meg kell megközelíteni bölcsen. Földrajz utazás vezetőink igen kiterjedt. Látogatnak vásárlók szerte Oroszországban, a FÁK-országok, külföldön. Gyakran a Krasznojarszk terület, a Jamal-félszigeten és az Urál, Kazahsztán és Fehéroroszország. És sokat utazik: az elmúlt évben - több mint 300, és ebben az évben - már több mint 150 Minden évben az üzleti utazások száma egyre növekszik, mivel a vállalkozás fejlődik, a termelési kapacitás növelése, a bővülő ügyfélkör, egyre több kellékek és tárgyalások.

Értékesítési személyzet utazik, hogy az üzleti kapcsolatot az ügyfelekkel, tárgyalások, részvétel a pályázatok és kiállítások. Sok utazási szervizmérnökei a telepítés és üzembe a kész berendezés. És a kisebb részét utazási kell tanulni más városokban - az alkalmazottak számára az összes osztályok. Általánosságban azt mondhatjuk, hogy bizalommal a megfelelően felépített szervezet utak hatékonyságán múlik a cég.

Szervezése az üzleti utak és meghatározása stratégiai iránymutatások

Véleményem a legfontosabb dolog -, hogy a legtöbbet hozza ki a tartózkodás a misszió vezetői. A prioritások vagyunk: produktív work-out, és a gyors visszatérést az irodába. Ezért például, mi inkább a légi közlekedés a vasúti, ha van ilyen alternatív ellenére bo`lshie költségeket. A vonat alkalmazottak jegyet csak a fülkében, hogy az emberek jól érzik magukat, és így növeli a költségeket üzleti utak, de növeli a hatást és a menedzsment.

Be kell előre meghatározni az alapvető terveit a vezetők az üzleti utak és azokat olyan gazdag, mint lehetséges. Kiszámítja az útvonalat úgy, hogy egy út, minden munkavállaló fejlődött, mint sok kapcsolatot, amennyire csak lehetséges. Cégünk segít az alkalmazottaknak, hogy ez maradjon egy üzleti útra hatékonyabb, nem csupán a vállalati mobil kommunikáció, hanem a mobil internet. Erre a célra egy speciális „utazás” lemez, amely csatlakozik az összes szükséges szolgáltatás, sőt belüli ICQ.

• Szakmai képzés értékesítési vezetők 3 fokozatban

Egy másik fontos tény, hogy a munkafolyamatok nem érheti, míg a munkavállaló távol van. Van, hogy fájdalommentesen építeni a közös tervek, bevezette a „menetrend távollét” a vállalati e-portálon. Ez megjeleníti az összes tervezett út legalább egy hétre előre: név, dátum és hely hiányában az utazás. Azt javaslom, hogy fogadja el: a menetrend lehetővé teszi, hogy mentse a vállalat szokásos munkatempót.

Virtuális tárgyalások olyan módon, hogy csökkentsék az utazási költségek

Ha nincs szükség a fizikai jelenlét a vezető a tárgyalások, például egy másik országban, vagy ha a költségvetést, akkor használja a virtuális tárgyalásokat. Ma ez létre a hatékonyabb technológiák, különösen az állami TelePresence 1. Mivel az ilyen fejlesztések szervezése üzleti úton az elmúlt, a megoldás az üzleti problémák sok tekintetben már nem függ az államhatárok, a távolságok és a tarifák a légi közlekedésben. Rendszer lehetővé teszi, hogy bármikor kommunikálni külföldi kollégái és partnerei a teljes értelemben vett személyes jelenlét a kerek asztalnál. Szétszórva a világ számos köz- és privát szobák „virtuális telepresence”, amelyet fel lehet használni, például bizonyítani egy új termék vagy bemutató. A végső döntést arról, hogy a menedzser kell menni egy utazás, vagy nem időt és pénzt, hogy megfeleljen szinte elviszi. Adataink szerint, most kifejezés az ilyen technológiák több mint 62% -át az üzleti utazási piac.

Forrás: Business Travel Association

Rendeljen felelősséget a szervezet üzleti utak

Szervezi a kirándulásokat ajánlunk felelős irodavezető. Azt tervezi, utazás, kiválaszt egy indulási időt, elrendeli a leggazdaságosabb jegyek és a szállodai (például akkor gyakran előnyös a könyv egy drágább hotel, amely közelebb van az üzleti találkozó, mint fizetni a taxi a városban), a vízumok.

Magát alkalmazottja felkészülés az utazás nem függesztik. Ha azt tervezi, egy üzleti útra, egy másik országban vagy egy nagyon távoli régiójában Oroszországban, a menedzser maga felfedezi, mi van előrejelzett időjárási tanul a helyi sajátosságok, előkészítése térképek és vándorlási útvonalait. Ez lehetővé teszi, hogy ellenőrizzék a helyzetet a helyszínen, és úgy érzi, sokkal kényelmesebb.

• Hogyan adja meg az új piac: a szervezet a kiállítás 5 lépésben

Szervezése üzleti utak - ez nem egy gyors folyamat. Tervezésekor utak a legfontosabb dolog - a lehető leghamarabb értesíti az irodavezető a javasolt út, és egy rendelés. Meg kell alkalmazni a vállalati e-mail portálon.

Készítsünk előre. Az optimális időszak alkalmazása az üzleti utazás - két héttel az utazás. Néha képesek vagyunk megfigyelni, de gyakran az eltérő vis maior, például egy találkozót egy stratégiailag fontos ügyfél, akkor szükséges alkalmazni egy pár nappal az indulás előtt. És ebben az esetben, a jelenléte egy ember, akinek teljes körű tájékoztatást és minden kapcsolat szervezni az üzleti út egy nagy előnye. Ez lehetővé teszi, hogy megfelelően előkészítse az útra, még egy nagyon rövid idő alatt.

Határozza meg a határ kiadások hivatalos utazási

Cégünk tűzte a következő határértékeket az utazás Oroszországba. Napi - 1500 rubel. a költségek a hotel - 5000 rubel. naponta. Mivel a gyakorlat azt mutatja, ez az átlagos költsége egy üzleti út, amely lehetővé teszi a vezetők, hogy jól érzik magukat, és milyen meghaladják. Ezen felül, akkor kompenzálja a költségek egy taxi, ha a személyzet utazik csomagokkal. Külföldi kirándulásokra nyújtott juttatás 2500 rubel.

Ezen információk alapján és a szám a szükséges üzleti utak, kialakult a vállalat költségvetését az utazáshoz. Mi nem csorbítja az utak száma - több mint szükséges. Az elmúlt évben az üzleti utazások költött mintegy 0,2% -a az éves forgalma 1,6 milliárd rubelt.

Ahhoz, hogy a költségek kézben üzleti utak, akkor használja a virtuális bankkártyák, amelyek nem rendelkeznek anyagi hordozót és célja, hogy az interneten keresztül történő vásárlásának. Ezek köthető egyetlen vállalati fiókot és központilag irányított. Ezek segítségével könnyedén beállíthatja külön költségvetése egy üzleti út, és azonosítani a szolgáltatók.

Irányítsd a költségek az utazás és a magatartási jelentési

Te, mint vezető, figyelemmel kell kísérnie a személyzet utazási költségek és érvényességét. Menedzserek kell, hogy mit dokumentumok szükségesek, hogy adja át az út jelentést. Meg kell rögzíteni a helyére került a misszió, amely meghatározza a határértékeket az utazási és az egész eljárást a regisztráció. Három napon belül az utazás az alkalmazottak kötelesek dokumentumok benyújtására (jegyek, számlák) irodavezető. Mi nem megy az az elv, hogy ha hirtelen valami dokumentum, amely igazolja a munkavállaló nem működik, így a beérkezés taxi, ami nem mindig képes biztosítani, - hisz a szó.

Az eredmények szerint az értékesítési vezetők utazási át előrehaladási jelentést, amely részletesen leírja az eredményeket a találkozók és tárgyalások. „Servisniki”, azaz mérnökök, akik a karbantartás elvégzéséhez a mi szállított berendezéseket meg kell felelnie a törvény a nyújtott szolgáltatásokat, valamint az, hogy a tanszék a műszaki ellenőrzés. De azok, akik részt vettek a képzésben, biztosítja bejelentésére az igazolás másolatát.

Eredményeit követően az utazási költségelszámolást számviteli, ez sokkal megbízhatóbb. Bátorítsa azokat, akik nem az idő, hogy dokumentálják, az alábbiak szerint: míg nem adja át a jelentést az út, nem kap díjat a következő kirándulás. Mivel sok munkavállaló megy, fegyelmezi.

Írja be a szolgáltatás színvonalát hozzáférhető

Yuliya Kutina, ügyvezető igazgató, Business Travel Association

Úgy vélem, hogy a hatékony megszervezése üzleti utak nélkül lehetetlen az utazási politika, illetve, hogy egy ismerős terminológiát az orosz üzleti, a rendelkezések hivatalos küldetések.

Csak akkor, ha a szolgáltatás színvonalát osztályok szabályozzák dokumentumokat, képes lesz meggyőzően megmagyarázni, hogy a munkavállaló üzleti utazók, miért, például legyek turistaosztályon, és marad a hotel „három csillagos” szinten.

Nézd meg, hogyan kell a költségek megtakarítása üzleti utak

Megtakarítási értünk el különböző módokon. Először is, annak a ténynek köszönhető, hogy a sorrendben jegyek és szállodák összpontosul egy kézben. Így felhalmozódnak pontokat légitársaságok és ügynökségek költünk személyzet küldetések.

Másodszor, az előre tervezés utazni légi közlekedés, például akkor akár 50%. Különösen, az ár egy repülőjegy különbség két nappal az indulás előtt 14 napon belül akár 10 000 rubelt. és így tovább.

• Üzleti válságban: 8 fontos lépéseket, amelyeket meg kell tenni során stagnálás

A harmadik tényező érinti részvétel kiállításokon és konferenciákon. Általános szabály, hogy megkapjuk a szervezők a kupon ajánlat a szállás. Mi és ők maguk voltak a tapasztalatok vevőegységektői látogatók a többi ország és régió, Oroszország, amikor nemzetközi konferenciát rendeztünk a vállalat beszállítói. Azt is fizetett saját szállást Jaroszlavl szállodában, és van egy 5% -os kedvezményt a szerződést vele.

Végül a lehető legkevesebb utazás, nem a profit, és nem célja, hogy a fejlesztés a cég. Például az utazási költségek munkatársaink az ügyfelek elvégzéséhez üzembe munka általában tartalmazza a berendezés költségét. Az utazás vezetők tárgyalásokat követően is vissza kell fizetni. Ez egészen más dolog - utazás esetén a garanciális javítás. Számukra fizetünk magunkat ezeket a költségeket, persze, nem érdekli. Számunkra ez további ösztönzést, hogy kizárja annak lehetőségét, hogy a kibocsátás a berendezések meghibásodása.

Üzleti Turisztikai Egyesület - egy független szövetsége vállalati utazási szolgáltatást igénybe vevő ügyfelek. Partner a Szövetség vállalati menedzserek üzleti utak (ACTE) és a német Business Travel Association (VDR). Együttműködik a vezető szolgáltató az üzleti utazási szolgáltatások. Hivatalos oldal -www.businesstravelrussia.ru

Olvassa el a következő kérdés a „Kereskedelmi igazgató”