Feltételek ülések - ülések produktív
Nem kell feltalálni a saját megközelítését magatartásával ülésein. Minden szükséges eszközök és technikák már találtak és hatékonynak bizonyult. Megpróbálták sok sikeres vállalatok szerte a világon. Ezután nézzük a mérföldköveket, és minden szükséges ajánlásokat azok sikeres végrehajtásához.
A hatékonyság a találkozó során a racionális alkalmazottak ideje: sőt, jönnek össze, hogy készítsen egy konkrét eredmény. Három fő feltételek, amelyek nélkül a találkozó nem lehet hatékony:
1. Meg kell világosan meghatározza az ülés célja az, valamint meg kell határozni annak céljait végrehajtása előtt kezdeményezések javítja az üzleti folyamatokat.
2. Az ülés során, akkor követnie kell bizonyos szabályokat és irányelveket (azaz szabványok).
3. A találkozó eredményes, mindenki jelen aktívan részt kell vennie benne.
Ahhoz, hogy egy találkozót a szervezet produktív, kezelni őket, mint egy üzleti folyamat, hogy dolgozzon ki magatartási szabályokat, és kövesse ezeket a szabályokat.
Az alapvető szabályok az ülések:
- Határozza meg a célját és napirendjét;
- azonosítja a résztvevők és mondani mindenkinek, hogy előre;
- feladatok és kötelezettségek;
- A találkozó követi a szabályokat a jó ízlés;
- Írja be a protokoll és a következtetés az ülés, hogy egy cselekvési tervet;
- Tedd a napirendet a következő ülésre;
- tárgyaló szavazni;
- Osszuk el a jegyzőkönyvet a találkozó résztvevői.
Minden találkozó legyen egyértelmű célokat és menetrendet.
Célkitűzés - ez az, amit szeretne elérni a találkozón.
Agenda - ez hogyan fogja elérni azt.
A célkitűzések legyen tömör és világos. Végén a találkozó résztvevői legyen könnyű azonosítani, elérték céljukat, vagy sem.
A napirend tartalmaznia kell a következő információkat:
- Témakörök (köztük egy rövid leírást minden egyes tétel);
- Előadója minden témában;
- az előírt időn minden téma / Minden hangszórót.
A napirendet általában áll a következő elemeket tartalmazza:
- preambuluma (rövid darab célja az, hogy a figyelmet a közönség egy találkozón);
- egy rövid áttekintést az ülés napirendjét és célkitűzéseit a nap (adja vagy kihúz néhány elem a közölt, hogy vegyenek részt a beszélgetésben);
- töri, ha az ülés tovább tart, mint 90 perc alatt;
- vita a cselekvési tervet;
- értékelő találkozó.
Válassza ki a résztvevőket. Hány ülésre került sor annak hiányában a személy, aki a szervezeten tudta a helyes döntés, függetlenül attól, hogy az emberek, akik jelentős tényeket? Emiatt túl gyakran az ülésen:
- résztvevők várja, hogy valaki a személyzet és vezet a megfelelő személy találkozó (ha megtalálható).
- hozott egy rossz döntés, amelyet ezután törölték.
- A találkozó nem hozott döntést, mert nem ez volt a megfelelő embereket.
Hogy az ülések termékenyek voltak, ők voltak a megfelelő embereket, hogy jelen legyen. Erre a célra szükséges megfogalmazni egyértelműen. Meg kell kérni a vezetők döntési hatóság és a tapasztalat. Fontos az is, hogy az ülésen részt vett alkalmazottak, akik megbízható tényeket a folyamatot.
Szerepköröket és feladatokat. Minden ülésen jelen kell lennie legalább négy ember: projekt menedzser, team / koordinátort a vezető, időmérő és a titkár.
- írja a főbb pontok a találkozó. Ezeket a díjakat nem kell elhelyezni a koordinátor.
A projekt vezetője:
- Folyamatosan részt vesz a projektben, és rendszeresen kommunikál tagjai;
- dönt a kiosztását csapat szükséges forrásokat;
- ellenőrzi, hogy a munka a csapat megfelelnek a stratégiai célok a szervezet;
- kijelöl egy csapatvezető;
- megoldja problémák nem tudja megoldani a vezér;
- Ez támogatást nyújt a csapat nehézségekkel küzd.
Team Leader:
- képes végrehajtani a szükséges változásokat az élet;
- felhatalmazott vezetői vagy vezető munkatársai;
- teljesen érdeklődő és aktívan részt vesz a projektben;
- előkészíti a napirendet az ülés;
- választja új tagjai;
- jól ismeri a szakaszában csapat fejlődését.
Csapat koordinátor:
- gondoskodik erről. hogy a vita nem megy el abba az irányba, a fő téma;
- beavatkozik során az ülés, amikor beszél kezdődik többen;
- gondoskodik arról, hogy senki sem fél nem dominál a többiek;
- elősegíti interakció egymással vannak jelen, és azok aktív részvételét a konferencián;
- Ez hozza a vita, hogy a logikus következtetést.
időmérő:
Készíts egy tervet. Minden találkozás kell végződnie tervek elkészítésekor további intézkedés céljából. Teljesítmény az egyes elemek figyelmeztetni kell, hogy kijelöl egy bizonyos személy és esedékességét.
Tedd a napirendet a következő ülésre. Végén minden ülésen meghatározza azokat a célokat a következő ülésen, és az a „tervezet” napirendet. Csak néhány percet vesz igénybe, és megment egy jelentős mennyiségű időt a felkészülés a következő ülésre.
Értékeld az utolsó találkozón. Az adagolás befejezése után meg kell vizsgálni az egyes ülések, akkor is, ha a többi napirendi hosszabb időt vett igénybe a tervezettnél. Az értékelés során többek között azt kell meghatározni, hogy végezze el a feladatot (és hogy segített vagy fáj, hogy), és eldönteni, mit tegyen, hogy a következő ülésre került sor, hatékonyabban.