Tudásbázis meg kézzel vagy hogyan lehet növelni a hatékonyságot a „hálózati mappa”

Egy nap, az egyik az ügyfelek dolgoztunk az épület a tudásbázis MS SharePoint platformon. A vállalat vezetése arra kért minket, a lehető leghamarabb, hogy indítsa el a tudásbázis és az időt várni MS SharePoint fejlesztés még nem fejeződött be. Javasoltuk egy átmeneti megoldás -, hogy hozzon létre alapján „egy hálózati mappába» MS Office Tudásbázis.

Később, gondolkodtam rajta, és beszélt sok más ügyfelek, azt találtuk, hogy sok magyar cég egy átmeneti megoldás, hogy egy állandó és létfontosságú.

Ebben a cikkben fogunk beszélni, hogyan lehetne javítani a hatékonyságot a „Hálózati mappa» MS Office és hogyan belőle, hogy egy igazán hasznos eszköz - Corporate Tudásbázis. Ebben a cikkben fogjuk érinteni csak egy technikai része a kérdést, és nem érintette kapcsolatos kérdésekben az „emberi tényező”, mint a motiváció, a vállalati kultúra, a KPI, stb

Reméljük, hogy sok vállalat javára válik ez a tapasztalat.

Bit elkerülhetetlen elmélet

Annak érdekében, hogy egy dolgozó tudásbázis, szükséges, hogy valaki benne van minden tudás formájában információt, és valaki gyorsan és hatékonyan megtalálni a szükséges információt - szükség felhasználók.

Míg korábban csak a hierarchia használt az információk, az úgynevezett ontológia (ha valaki belépett a régi könyvtár, akkor figyeljen a kartoték - ami a klasszikus hierarchia), de most adunk „Címkék”. Képletesen, a különbség a két megközelítés, azt mutatjuk be az alábbi módon. Ha a hierarchia - geometriailag helyesen, hogy aszfalt pályán, a címkék - ez az út által kitaposott emberek, amikor az emberek mennek keresztül rövidebb útvonalon, hanem az út.

A hálózati mappa akkor valóban almappákat. Kívánatos, hogy dolgozzon ki egy keretet előre, hogy koordinálja az összes érdekelt féllel, és elfogadja a magasabb hatóságok.

Fájlok hozzáadása az „hálózati mappa”

Elkerülhetetlen, hogy szükség van, hogy végezzen további műveleteket fájlokat, így könnyen megtalálja őket. Ha ez (korrekció fájlok) végrehajtja a vállalati kultúra és az üzleti folyamatok, akkor egy egyszerű és hasznos szabály, amely egyszerűsíti a keresést, és ez hatékonyabb és gyorsabb.

Minden fájl a Tudásbázis van rendelve egy konkrét paraméterek, amelyek meghatározott a megfelelő metaadat mezőket (lásd. Ábra).

Használt metaadat mező [zárójelben példák értékek]

Szerkesztése címkék keresztül történik fájl tulajdonságai, lap „Részletek” (lásd. A fenti ábrán látható).

Fontos! Címkék hozzáadása csak akkor lehetséges, MS Office fájlokat, és nem tud csinálni egy PDF-fájlt, rajzok. Ebben az esetben javasoljuk, hogy helyezze adatfájlok objektumként MS Office dokumentumok (Word, Excel).

Ha szükséges, akkor beállíthatja az automatikus szinkronizálás a mappák a helyi számítógépen munkavállaló hálózati mappába. Ebben az esetben a hálózati mappa mindig megfelelő fájlok eltűnnek, és az, hogy kézzel kell másolni a fájlokat egy hálózati mappába. Ebben az esetben a helyes megkülönböztetve a hozzáférési jogot a mappák hozhatók létre az egyes alkalmazottak egyéni munka mappák hálózati megosztás nem gondol arra, hogy a munkavállaló nem áll rendelkezésre minden információ elbocsátás.

Keresni a fájlokat a „Hálózati mappa» MSOFFICE

A sorozat megjelenített oszlopok és szélessége állítható a kurzort a „húzással”.

Megtaláljuk a vonatkozó dokumentumokat a tudásbázis

Keresés szükséges adatokat két módja van:

1. A keresőmező a darabjai a fájl neve vagy tartalma metaadatmezőknek
2. a táblázatban a felvétel szűrő

Keresés a keresőmező használatával

Az első változat a keresést a keresőmező ismert meg és használják keresni a fájl nevét. A kereső mezőbe, akkor adja meg a fájl nevét vagy töredékek segítségével szükség esetén az üzemeltetők OR, AND, NOT, feltétlenül nagybetűvel írott. Például egy keresést «NEM Aqualock» ad az összes olyan dokumentumot, kivéve azokat, melyek neve tartalmazza a fragmentum «Aqualock» - a keresés a fájl nevét.

Kérdés a pályán „Kulcsszavak” lépett szóköz nélkül, például a „Kulcsszavak: RIR” (lásd az ábrát).

Ha megadta a megfelelő mező nevét a kérelmet, és tesz egy vastagbél, akkor a lekérdezés betűket festett kék színű, megerősíti, hogy a kiválasztott érték lesz a tartalma alapján a megfelelő metaadatok területeken, hanem a fájl neve.

Hogy megszünteti az összes eredményt, majd egyszerűen nyissa meg a mappát a mappa szerkezet megfelelő ablak bal klikk egyszer a kívánt mappát. Akkor is, kattintson a „x” jellel a keresőmezőbe.

Keresés szűrők

A szűrők használata a táblázat fájlt megjelenítési mód, meg kell mozgatni a kurzort a fejlécre, és kattintson a háromszögre, hogy úgy tűnik, hogy a jogot a neve (lásd a képet).

Következő, csak válassza ki a kívánt adatokat. Munkavégzés a Szűrők mappaablakban ugyanúgy, mint a Microsoft Excel.

Szűrők tartalmazhat több területen, minden egyes alkalommal számának csökkentése a kiválasztott eredményeket.

Visszaállítja az összes szűrője és újra csak annyi, hogy nyissa meg a mappát a mappa szerkezet a bal oldali ablakban, kattintson egyszer a kívánt mappát.

Még egy „hálózati hely» MS Office, akkor egy nagyon jó vállalati tudásbázis, akkor csak a vágy, hogy csinálni, hogy egy kis tudás és erőfeszítés.

Jó szerencse, hogy az üzlet!