Tárolása levéltári dokumentumok, a rendszer megőrzését biztosító dokumentumokat a építési követelmények
Rendszer biztonságának biztosítása dokumentumok intézkedések
az archívumban megóvása dokumentumok végezzük:
· Egy sor intézkedést szervezéséről szóló tároló, amely az anyagi és technikai bázis dokumentum tárolás (épület vagy helyiség raktározás, dokumentum tároló eszköz, azt jelenti, a védelem és a tárolási biztonság, a klíma vezérlő eszköz, azt jelenti, a másolás és a károsodott dokumentumok);
· Egy sor intézkedést, hogy létrehozza és tartsa be az előírásokat a tárolási körülmények (hőmérséklet és páratartalom, fény, higiénikus, védő tárolási módok).
tárolására intézkedések keretében a rendszer biztosítja a megőrzése a dokumentumok és ellenőrzik a fizikai állapot, amikor megkapja a dokumentumokat az archívumban, a tárolás és iratok továbbítása állandó tárolás. Szervezésekor a tárolási és hozzon létre egy tárolási környezetet figyelembe veszik a sajátosságait az fajösszetétel az archív dokumentumok.
Követelmények épületek és helyiségek archív
Ez az archívum részleg található egy speciálisan tárolására építési dokumentumokat. Elhelyezés végeztük az előírt módon után vizsgálatot. A vizsgálatok azt mutatták alkalmasságának helyiségek (tűzállóság, a tartósság, a strukturális szilárdság, műszaki erő), az állam a helyiségek, a jelenléte a fűtés és szellőzés. A vizsgálat által végzett képviselői archív műveleti, tűzvédelmi, biztonsági, egészségügyi és egyéb speciális szolgáltatások. A vizsgálati eredmények adtak ki a cselekmény. Archives épület - egy szobában: adattár tárolására dokumentumok és levéltári műtőben személyzet, valamint a helyiség látogatók fogadására. Adattárak található elszigetelt területeken. Ezek tűzálló, biztonságos árvíz, és van egy vészkijárat. Bekötése rejtve a boltívek, foglalatok - szűk.
Módok bejelentés
Tárolja a dokumentumokat egy olyan környezetben, amely megvédi őket a sérülésektől, a káros környezeti hatások és kizárva az okmányok elvesztése.
Fényviszonyok között. Tartós tárolás dokumentumok végzik a sötétben. Minden működni a birtokában lévő dokumentumok alapján korlátozott megvilágítás szintjét. Világítás tárolás természetes és mesterséges. Természetes megvilágítás: környezeti fény diffúzorok az ablakok és a függönyök vakok. Védelmére használt tárolt dokumentumok a kötéseket, mappák, dobozok, szekrények, polcok a zárt. használt izzólámpák zárt edényben, sima felületű mesterséges világítás.
Hőmérsékleten és páratartalom mellett. Raktári helyiségek, felszerelt légkondicionáló rendszerek fenntartásához optimális hőmérsékleten és páratartalom mellett, figyelembe véve a sajátosságait a dokumentum típusokat. Ez archív tárolt papír dokumentumok, így a hőmérséklet - 17-19 ° C, a relatív páratartalom - 50-55%. Hőmérséklet és páratartalom mellett a tárolási követjük rendszeres mérése paraméterei a levegő, hetente egyszer. Vannak barométerek és hőmérők segítségével figyelemmel kíséri a páratartalom és a hőmérséklet a szobában, akkor helyezzük a fő átjáró a polcokon, távol fűtés és szellőzés. Hőmérséklet és páratartalom mellett a tárolási követjük rendszeres mérése paraméterei a levegő, hetente egyszer. Olvasás rögzíti a naplóban.
Egészségügyi-higiénikus kezelés. archív helyiségek tisztán tartják. A tároló területek által biztosított szabad légáramlást, kiküszöbölve a kialakulását unventilated területek, veszélyes egészségügyi és biológiailag. Megnyitása a melegebb hónapokban, az ablakok védik hálók. A tárolási helyekre tilos itt felsőruházat, nedves és piszkos cipő. A boltozat rutinszerűen elvégzett nedves tisztítás. Évente kétszer, a porzás polcok, szekrények és tárolók; padlók, szegélylécek, párkányok, socle része állványok kezeljük vizes antiszeptikumok (2% -os formalin). Csak évente kétszer (az elején és a végén a fűtési szezon) dokumentumok (opcionális) és a tároló létesítmények vannak kitéve szűrés korai felismerés a rovarok és gombák.
Védelmi rendszer. Védelmi rendszer által nyújtott kiválasztásával archív elhelyezések, műszaki védőeszközökkel, a szervezet biztonsági rendszerek, riasztórendszerek, betartása ellenőrzési intézkedéseket, az eljárás a hozzáférést a tárolóból. Külső ajtók és archív adattárak fémes bélés és tartós zár. A kívülről hozzáférhető beépített ablakok zárható ki kell billenteni fém rács. archív szoba fel van szerelve egy riasztó, munkaidő után lezárt helyiségben. Tárolás a munkaidő van zárva. A hozzáférési jog a boltozat a fej és a személyzet a tárolóból.
Dokumentumok elhelyezése a tárolóban. Dokumentumok tárolására kerülnek annak érdekében, feltéve, hogy a teljes tárolási összhangban nyilvántartást és a valós idejű keresés. Az, hogy a dokumentumok az archívumban meghatározott tervezik azok elhelyezését.
tároló eszköz. Repository felszerelt álló fém polcrendszerek és fém szekrények és széf áll rendelkezésre, ahol a leltár esetek vannak tárolva, található a boltban. Polcok vannak telepítve a falra merőleges a ablaknyílások.
Tároló eszközzel összehangolás szerint elvégzett: a sorok közötti távolság állványok (fő átjáró) - 120 cm; távolság (átjáró) között a polcokon - 75 cm; közötti távolság a külső fal az épület és állványok a fallal párhuzamos - 75 cm; a távolság a fal és a végén a fogasléc (bypass) - 45 cm; a távolság a padló és az alsó polcon a rack (szekrény) - nem kevesebb, mint 15 cm.
Helyezett dokumentumot állványok szekrénybe használatával elsődleges tároló széfenert (dobozok vagy mappa) összhangban típusok, formátumok és más külső jellemzői dokumentumokat: tartós tárolása a papíralapú dokumentumok elhelyezett kartondobozok, mappák, dokumentumok ideiglenes tárolására - a nyaláb;
Topográfiája. Minden archív helyiségek, valamint állványok, szekrények, polcok vannak számlálva. Minden szobában állványok, szekrények, polcok vannak számozva, fentről lefelé, balról jobbra. Annak érdekében, hogy megszilárdítsa a tárolási hely a dokumentumok tárolására állnak postellazhnye felmérés markerek. Lapjai postellazhnogo topográfiai mutató írva minden állvány és elrendezni, hogy a számok állványok minden egyes különálló szoba (6. függelék). Kártyák alap topográfiai index összeállítását az egyes alapok és vannak rendezve számsorrendben alapok (7. melléklet).
Ellenőrizze a meglétét és állapotát a dokumentumok végezzük megállapítása érdekében ténylegesen rendelkezésre álló tároló, valamint a megfelelőségi összeg által kiszámított feljegyzések, dokumentumok azonosítása érdekében, hogy helyreállítása és megelőző kezelést.
Az ellenőrzés végezzük:
· A létesítmény a ténylegesen rendelkezésre álló dokumentumok, amelyeket az archívumban tárolt;
· Azonosítása és megszüntetése hiányosságai számviteli dokumentumok;
· Azonosítási a hiányzó dokumentumok és a szervezet a vizsgálatot;
· Azonosítási és nyilvántartási dokumentumok szüksége helyreállítása, megőrzése, a megelőző és a technikai feldolgozás.
Ellenőrizze a meglétét és állapotát a dokumentumok egyszer végezzük 5 éven belül. A munka megkezdése előtt a meglétének ellenőrzése és állapotának tanulmányozott dokumentumok korábbi vizsgálatok ellenőrzött helyességét a számozás esetekben az egyes részekben az éves összevont leltár, megfelelő számozás ügyek összesítés a készletek és információs lapok alapok. Elérhetőségének ellenőrzése és állapotának a megbékélés által végzett leíró leltár cikk, amelyek az esetek a fedelet (titkosító eredeti tulajdonos nevét és szerkezeti egységek, irodai indexek esetek esetek dátumok, lapszám). Sheet rendelkezésre állásának és állapotának az alap közvetlenül az ellenőrzés során; ellenőrző lapok vannak számozva, hogy a számok az egyes alapok ellenőrzését és aláírt előadóművész. Ellenőrzését követően az Alap tartalmazza az ellenőrzést abban az esetben, ez az alap. Ha az ellenőrzés hiányosságokat talált, ellenőrizze a listát, ha az alap nem tartalmazza. Miután ellenőrizte a rendelkezésre állás és dokumentumok státuszának minden leltár végén a leltár belépés után megbízhatósági feliratot „ellenőrzött”, dátummal audit; jegyzőkönyvet kell aláírnia az alkalmazottak, hogy ellenőrzéseket végezzenek a helyükön. Ha a vizsgálat megállapította, hogy hiányzik a fájlok és dokumentumok, majd rendezi őket akarta. Wanted ajánlott az év során befejezése után check esetben.