levéltári szervezetek útlevél, asszisztens személyzetis
archív útlevél a vállalkozás, intézmény vagy szervezet az LC (a továbbiakban - az archívum a szervezet) a teljes számla esetben állandó, hosszú távú (10 év) tárolására és személyi ügyeit, amelyeket az archívumban tárolt szervezet. Ezen túlmenően, az útlevél információkat tartalmaz az archív helyiségek és munkások.
Az útlevél fájlt készített magyarázó megjegyzés, amely meghatározza a számát és nevét a pénzeszközök az archívumban szervezet (és alapok a szervezet, a menedzser a dokumentumokat, amelyekre az is), extrém időpontban. Is rögzített információ a változások a neve, munkahelye, szervezeti és jogi helyzetét a szervezet, a változások okait a teljesítmény az előző útlevél nevét és mennyiségét az alapok, az esetek száma a szélsőséges esetben a dátumok, tárolási körülmények között. A magyarázó megjegyzés vezetője által aláírt, az archívum (a felelős személy archív).
Könyvelési adatok eljutnak a tároló egység. Korrekciók az útlevélben, hogy nem tilos.
Az eljárás töltéséhez az útlevél fájl
„1. § Információk a dokumentumok”
Ez az elem nevét jelöli és az eszközök számát az archívumban tárolt.
Alapok, függetlenül attól, hogy milyen típusú dokumentumokat (közigazgatási vagy személyi) jelzi az útlevélben összesen.
Ezen a ponton teljes számát mutatja tároló egységek állandó, hosszú távú (10 év alatt) a tárolás és a személyzet tárolt archív szervezet (amely, és belépett a leltár), valamint az extrém időpontban. Abban az esetben, dokumentumok megadott években nem rendelték, van számuk szerint összesen nómenklatúrában ügyek.
2.1. - „ügyek állandó tárolás”
Ezen a ponton megmutatja az összes esetek száma, valamint állandó tárolás (beleértve, amelyek nem tartoznak a nyilvántartás), extrém időpontban.
2.1.1. - „ügyek állandó tárolás, szerepel a leltár által jóváhagyott EPA”
Ezen a ponton számát jelzi csak azokat a tételeket, amelyek szerepelnek a jegyzékben által jóváhagyott EPA, akkor dátumokat.
2.1.2. - „ügyek állandó tárolás, melyek felett tároljuk határidők”
Számát mutatja archív elemek, amelyek tárolják az archív szervezet felett a megállapított határidők átmeneti tárolás és időpontjai.
Határidők átmeneti tárolására, a Levéltári dokumentumok Alap esetében eltérőek:
1) dokumentumok által irányított szervezet;
2) dokumentumokat a szervezet tevékenységét.
2.2. - „Ügyek személyzet”
Ezen a ponton, a teljes mennyiség elemek személyzet (beleértve, amelyek nem tartoznak a nyilvántartás), extrém időpontban.
2.2.1. - „Ügyek személyzet a leltárban foglalt, az EPA egyeztetett”
Ezen a ponton számát jelzi azokat az eseteket, csak a személyzet, amely rögzíti egy leltár, az EPA megállapodtak, extrém időpontban.
2.3. - "hosszú Affairs (több mint 10 év) storage"
Ezen a ponton megmutatja az összes esetek száma a hosszú tárolás (beleértve, amelyek nem tartoznak a nyilvántartás), extrém időpontban.
2.3.1. - „ügyek hosszú távú (10 év alatt) tároló tartalmazza a leltár,
Ezen a ponton számát jelzi csak azok az esetek hosszú távú tárolás, amelyek szerepelnek a jegyzékben által jóváhagyott CEC, EC, extrém időpontban.
„II. Információk a szoba "
Kell kitölteni jelenlétében egy külön szobában. Ez a rész a következőképpen rendelkezik:
1) A terület (m 2) (Archives területet képlettel számítottuk ki:
S = a • b, ahol S - területe, egy - hossza, b - szélesség);
2) a kihasználtsági foka (%) - kitöltésével a tároló berendezések és a bejelentés szekrények (foka torlódás Az állványrendszer számítjuk: esetek száma tárolt archív szaporodnak 100%, és osztva a kapacitás = fokú archívumok torlódás Például: 5000 × 100 .. 9000 = 55,55%. archív kapacitás alapján kerül kiszámításra 75 letéti egység 1 méter. például, ha a hossza a tároló berendezések 120 lm archiválja a letéti egység kapacitása 9000 ( 120 x 75 = 9000);
3) rövid leírása archívum:
betartása hőmérséklet és páratartalom (maximum és minimum hőmérséklet és páratartalom egész évben)
jelenti a tüzet (tűzjelző rendszer, tűzoltó rendszer, a szám a tűzoltó készülékek),
védelmi rendszer (a jelenléte a poszt az állami védelem, riasztó archívum)
rendelkezésre álló állványok, szekrények;
4) a rendelkezésre álló munka szoba, olvasóterem.
Ennek hiányában egy külön szoba a magyarázó megjegyzés a tanúsítvány meghatározza a tárolási körülmények levéltári dokumentumok szerkezeti megosztottság a szervezet. Ha több archívum jelzi a számát, elhelyezkedését és jellemzőit minden szobában külön-külön.
Ez a rész számát mutatja a teljes munkaidőben alkalmazottak a szervezet az archívum, ha az archívum egy önálló egység, és a helyzet a fejét a archív hozott személyzeti, vezetéknév, keresztnév, oktatás, különlegesség, éves tapasztalattal rendelkezik az archívumban.
Ha a szervezet nem rendelkezik a megfelelő szerkezeti egységet vagy külön személyzet egység, a harmadik oszlopban „számú főállású alkalmazott,” az az időpont és a megrendelés számát, amelyre egy személy fenntartásáért felelős az archívumban.
Az útlevél alá kell írnia a fejét az archív (az a személy, fenntartásáért felelős az archív (jelezve a pozíció neve).