Jelentés az ellenőrzések
A jelentés tartalmaz nem csak a felkészülés a végső jelentést a felülvizsgálat lefolytatásához. Elszámoltathatóság azt jelenti, a teljes kommunikációs folyamat az ellenőrzés eredményeit. Mint már ismert szereplőkkel, ellenőrök folyamatosan arról számolnak be észrevételeiket, mind írásban, mind szóban. Ezek nem csak a auditált jelentések a feltárt hiányosságokat, hanem közvetlenül jelenteni észrevételeiket. Szóló jelentést könyvvizsgáló végzett időszakos találkozók vezetésével az érintett fél és az utolsó találkozó. Ezeken a találkozókon, mind szóban, mind írásban, minden esetben jelentik az ellenőrzés eredménye.
Könyvvizsgálói mindig emlékezni, hogy azok várhatóan beszámol egy átfogó ellenőrzés, ezért a jelentés nem korlátozódik csak a felsorolt ellentmondások. Szükséges, hogy tükrözze mind pozitív, mind negatív eredményt hozott. Ne felejtsük el, hogy ha pont a javításának lehetőségét a minőségbiztosítási rendszer ellenőrzött szervezet jelentésében, ez ad, hogy hozzáadott értéket képvisel.
A jelentés nem létezik semmilyen speciális szabályok; eljárásokat, hogy a jelentési folyamat, a különböző szervezetek nagymértékben változhat. Ezért az ellenőrt írásbeli és szóbeli beszámolók eljárásrendet kell követnie a szervezet végezte az ellenőrzést.
Tett megfigyelések az ellenőrzés során, rendelkezésre állnak orális formában:
# 149; Ez azonnal ellenőrizni személyeket, akik képviselik a különböző szervezeti szinten;
# 149; Képviselői az irányítás és különböző tagjai az ellenőrzött szervezet irányítási rendszeres találkozóin keresztül;
# 149; Management áttekinti a szervezet, beleértve a felső vezetés, az utolsó találkozón.
# 149; Közvetlenül tesztelhető személyek;
# 149; Kezelése a vizsgált jogalany;
# 149; A belső ellenőrök a vizsgált jogalany;
# 149; A vezetés végző szervezet ellenőrzés;
# 149; Könyvvizsgálói résztvevő további ellenőrzések a szervezetben;
# 149; Könyvvizsgálói az akkreditációs testületek (abban az esetben akkreditált tanúsító).
Mindezek az embereknek szükségük van tényszerű információk ellenőrzés eredményeit. Hatékony ellenőrzéséről szóló jelentés, mind a szóbeli és írásbeli kell felelnie több feltételeket. Az ilyen feltételek a két csoportra oszthatók, a tartalom és a forma:
# 149; tények alapján
# 149; Clarity, érthetősége
# 149; Tiszta és érthet
Alapján ellenőrzési jelentések vezetés fontos döntéseket. Management áttekinti a szervezet kell eldönteni, hogy az elérhető műveletek kielégítő minőségi rendszert vagy akár igényel némi változás. Ha ellenőrzés a második és a harmadik fél, a vezetés végző szervezet ellenőrzés alapján a jelentést és ajánlásokat a csapat vezetője dönt a szerződés megkötését, a szállító jóváhagyó vagy tanúsító rendszer. Annak érdekében, hogy a vezetés vehet hatékony megoldás, hogy ellenőrzési jelentések kell lennie:
Jelentések egyértelműen közli az érdekelt munkavállalók minden szintjén az eredményeket a vizsgálat, valamint tájékoztatást ad teljes megfelelőségi ellenőrzési kritériumokat.
állítmány
Nagyon fontos, hogy a könyvvizsgálói jelentés a tényszerű információkra és objektív bizonyítékok. Csak a tényeket, nem a könyvvizsgáló véleménye is szolgálhatnak alapul a döntéshozatal.
A jelentés tükröznie kell a vizsgálati eredmények érdekében, hogy irányítsák a teljes szükséges információkat döntéshozatalban. Ez arra utal, hogy a pozitív és a negatív eredményt.
jelentést tett megfigyelések az ellenőrzés során pontosan meg kell állapítani és világos.
Jelentéseket kell a lehető legtömörebb, de ugyanakkor átfogó. Amikor olvas vagy hall jelentések hosszú nehéz megtartani a koncentrációt.
Tiszta és érthet
Ha a jelentés elérhető kézirat formájában, győződjön meg róla, könnyen olvasható. Ha olvashatatlan kézírás jobb levelet nagybetűvel.
A jelentés bemutatásakor nyomtatott formában, kiválasztja az optimális betűméretet. A betűméret 11-nél kisebb érzékelik nehezen. Ügyeljen arra, hogy a távolság a sorok között. Egy sortávolság nehezen olvasható; alkalmazása előnyös tartományban 1,25 vagy 1,5.
Amikor szóbeli jelentések szerint a szavak teljesen és világosan. Nem „lenyelni” a végén. Fenntartani a megfelelő szünet szavak között, így azok nem olvadnak össze beszédet. Szünet valamivel hosszabb a mondatok és bekezdések jobban észrevehető és között az átmenetet a következő téma.
Nagyon fontos formája a jelentés; A szöveget kell osztani bekezdések vagy szakaszok. Egységes adatszolgáltatási stílus lehet menteni, ha követi egy stílust dokumentációt.
Tiszta és érthet
Ahhoz, hogy a jelentés érthető, szükség van kifejezni világosan megfogalmazott gondolatokat. Ha az olvasó vagy a hallgató számára nyilvánvaló, hogy valamilyen más módon, akkor lehet, hogy rossz döntést.
Segítségével hosszú, elavult és ritka szavak és hosszú mondatokat nehezen érthető. Nagyon sok módja van, hogy értékelje a szöveg érthetőségét. Az egyik legegyszerűbb - ez az úgynevezett „Clarity Index”.
Ez a módszer a következő:
1. Vegyünk egy tetszőleges darabot szöveg körülbelül 200 szó. A járat kell kezdeni a teljes ajánlatot, és a végén ugyanúgy. Ne fejléceket. Számolja a szavak száma a kiválasztott folyosón.
2. Számolja meg a nagy írásjelek (pont, kérdő, felkiáltó és karakter).
3. Osszuk el a szavak száma száma alap írásjelek. Lesz kap az átlagos szó per mondat. Írja le ezt a számot.
4. Számolja szavak száma három vagy több szótagból (hosszú szó). Nem tartalmaznak tulajdonneveket és szavak, amelyek hozzá egy szótag segítségével előtagokat, utótagokat vagy végződések: felesleges rendelt, stb
5. A százalékos hosszú szavak a szövegben. Jegyezzük fel az eredményt.
6. A „Clarity Index”, hozzáadjuk a mutató az átlagos szavak száma per mondat és a százalékos hosszú szavak a szövegben.
Ha az eredmény meghaladja a 40-, a szöveg nehéz lehet elolvasni és megérteni. Ha az eredmény kevesebb, mint 20, a szöveg valószínűleg áll túl hirtelen mondatokat.
Ennek során a normális beszélgetés emberek tudat alatt tartsák kitalálni 30; mediánja újságcikkek a napi kiadások és körülbelül 30.
Vannak korlátozások használatát illetően ez a mutató. Kezdjük azzal a ténnyel, hogy az csak az angol nyelvet, és nem lehet olyan hatékony, más nyelveken. Azonban, ez lehetővé teszi, hogy gyorsan és könnyen értékeli a szöveg érthetősége angolul.
Általában minden nap során az ellenőrzés, azt olvassuk, ellenőrizze és erősítse húzott minket nem megfelelőség jelentéseket. Az egyik cél ebben az esetben - arról, hogy a jelentés egyértelművé teszi. Ha be van jelölve, nem lesz képes megérteni, akkor senki nem lesz képes megérteni egy ilyen jelentés!
Tippek írás stílusa
A központozás fontos szerepet játszik a bemutató, és befolyásolja a felfogása a szöveget. Hosszú mondatokat érzékelik nehezen és gyakran okoz az olvasónak a gondolat. Mondatok és bekezdések legyen a lehető legrövidebb. Általános szabály, hogy érdemes bemutatni egy nyilatkozatot egy mondat és egy témát egy bekezdésben.
A pontos szavak használata nagyon fontos. Használja szavak és mondatok, amelyek egy meghatározott értéket, kerülje a szavak és mondatok, amelynek jelentése lehet többféleképpen értelmezték.
Van egy erős tendencia, hogy használjon rövidítéseket, monogram és mozaikszavak. Ezek könnyen félreérthető vagy megtévesztő. Ha lehetséges, kerülje a gyakori használat a szövegben. Ha szükségessé válik, hogy használjon rövidítéseket, kezdőbetűit és mozaikszavak, egyértelműen meghatározzák azokat az előszóban. Egyél rövidítések és mozaikszavak csak azokban az esetekben, amikor ezek mindenki által ismert.
Lehetőleg ne késleltesse a jelentések elkészítéséhez a „később” - amennyire csak lehetséges, hogy minden a nyilatkozatok során az ellenőrzés. Gyakran van egy vágy, hogy ezt a jelentést, ha nem lesz több szabad idő, de a szabad idő lehet, aminek következtében, hogy tartja a rekordot, ami nagymértékben csökkenti a hatékonyságot és a pontosságot. Nem számít, mennyire pontosak, vagy volt a felvétel, nem helyettesíthetik időben jelentést a helyzetről - jelentés által összeállított memória kevésbé lesz hatékony. Az azonosító ellentmondások a az audit során meg kell határozni azonnal egyetértenek a részt vevő munkatársak a megfelelő folyamatot. Természetesen jobb, ha azonnal jelentést készít, és azt benyújtja előtt az utolsó találkozó. A jelentés elkészítése során át lehet egy későbbi időpontban, ha feltétlenül szükséges. Vonat magát az időben jelentések készítése és látni fogja, hogy az ellenőrzés a megfelelőségét és sebessége korrekciós intézkedések végrehajtásának jelentősen javul.
A hivatalos és végleges jelentés természetesen lényeges része az ellenőrzés. A különböző cégek különböző elfogadott számviteli rendszerek - az egyszerű set jelentések eltérések a tényleges átfogó jelentést az ellenőrzés; míg a jelentés leírását is tartalmazhatja az azonosított következetlenségek vagy nem megfelelőség jelentések kapcsolódnak ehhez a jelentéshez.
A jelentés az ellenőrzés tartalmaznia kell a következő információkat:
# 149; körét és ellenőrzési célok;
# 149; részletes ellenőrzési tervet, információk könyvvizsgálók és a képviselő a vizsgált fél, az ellenőrzés időpontját;
# 149; ellenőrzési kritériumokat (minőségbiztosítási rendszer szabvány menedzsment az ellenőrzött fél minőségi feltételeit a szerződés, a program minősége, stb)
# 149; véleménye az ellenőrzési csoport a minőségbiztosítási rendszer szerint az ellenőrzési kritériumokat;
# 149; azonosított eltérések;
# 149; képességeit a rendszer céljai eléréséhez;
# 149; levelezési listán.
A zárójelentés az alábbiak lehetnek:
# 149; általános jelentést;
# 149; kitöltött ellenőrző listákat;
# 149; megjegyzi ellenőr;
# 149; nem megfelelőség jelentések;