Hogyan kell tárolni és dokumentumok megsemmisítésére, valamint, hogy mit kell tenni, ha azok elvesznek
Minden, kivétel nélkül, a szervezetek a folyamat halmozódása dokumentumok - primer cella nyilvántartások, számviteli, beszámolási. Ezek a vállalatok meg kell tartani egy bizonyos ideig, és különleges módon.
Megmondom, hogyan kell tárolni a dokumentumot, mit kell tenni, ha azok elvesztek, és hogyan kell elpusztítani őket. Arra koncentrálunk, milyen formában kell kiállítani az ilyen esetekben.
Az első kérdés, hogy a felmerülő minden könyvelő: hol és hogyan kell tárolni az elsődleges és egyéb dokumentumok? Itt minden egyszerű, és nehéz egyidejűleg.
Hogy megteremtse a szükséges feltételeket a tárolás, a számviteli dokumentumok a cég, szervezi az archívumban. Attól függően, hogy a dokumentumok mennyisége lehet önálló szerkezeti egység a szervezet és az osztály egy része az irodai élet. Megőrzési szabályokat tanácsot explicit bármely belső szabályzatok a cég. Például, lehet, hogy egy pozíciót az archív (lásd az alábbi példát - .. Megjegyzés Ed ..).
Fogok kiemelni néhány fontos pontot. szigorú jelentési formák Vault, fém szekrények vagy speciális felszerelés lehetővé teszi számukra, hogy a biztonság érdekében. Pénzbevételek, kiadási jelentések, banki kimutatások a kapcsolódó dokumentumokat gyűjtött, időrendi sorrendben, és varrni.
A dokumentumok jelölt „üzleti titok” tartják a biztonságos. Ami a többi dokumentumot, ezért tartsa külön helyiségekben, vagy zárt szekrényben felelőssége mellett a felhatalmazott személyek főkönyvelő.
Számlák beiratkozik a napló időrendi sorrendben. És naplózni legalább négy évig az utolsó lépésének időpontjától beléjük.
Workshop résztvevő
- Mi történik, ha nem felelnek meg az eljárást a dokumentumok tárolására?
- Nagyon valószínű, hogy az ellenőrök finom a cég. Tehát, ha a számviteli dokumentumok hiányoznak, úgy vélik, egy durva megsértése a számvitel a bevételek és ráfordítások. Mert negostatey 120 NK Magyarország biztosítja adókötelezettségek összege legfeljebb 30 ezer. Dörzsöljük.
Ezen kívül minden unaccorded kérésére az adó dokumentum cég fizeti a 200 rubelt. (Art. 126. adótörvény).
De ez még nem minden. A bíróság kérésére az ellenőrök szabhat tisztviselőire büntetés megsérti a rend és a tárolás szempontjából a dokumentumok ütemben 2-3000. Dörzsöljük. (Ch. 1, v. 23,1, p. 15.11 Törvénytárra).
De bizonyos esetekben, a papír kell majd tárolni. Például dokumentumokat az állóeszközök beszerzésére kell a cég időszakban, amíg az objektum be van jegyezve a fiókban. És ez lehet 10-15 év, és hosszú ideig.
Ha egy vállalat nyilatkozik a veszteséget, akkor meg kell tartani az összes igazoló dokumentumokat a térfogatuk. Ezt kell tenni a teljes időszak alatt, amíg a szervezet folytat negatív pénzügyi eredmény a jövőben (4. o. Az Art. 283. adótörvény).
Papír veszteség az elsődleges és egyéb dokumentumok
Most tegyük fel, hogy a dokumentumok megerősítik a tranzakciók rögzítése, elvesztek. Ebben az esetben biztos, hogy tegyen lépéseket, hogy vizsgálja meg a káreseményként és helyreállítás.
Az első dolog, alkalmazottja fedezte fel a veszteséget, hogy írjon egy feljegyzést szabad formában.
Ennek alapján a memo sorrendjét úgy írta alá a fejét a kinevezését a bizottság a vizsgálat az eltűnése. Itt egy példaértékű modell egy ilyen dokumentum (lásd. Az alábbiakban. -Primech. Szerk.).
Végül, az eredmények a Bizottság gondoskodjon jogszabály (lásd alábbi mintában - .. Megjegyzés Ed ..).
Mi van, ha közben az Európai Bizottság munkáját igényelné az adó dokumentumok elvesztek? A kimenet egy ilyen ragadós helyzet van. Csak kérni az ellenőrök, hogy növelje a beadási határidő a dokumentumok. Így csináljuk a 3. bekezdés 93. cikkének adótörvény. Legyen óvatos: írni egy kérelmet dokumentumokat kell elküldeni később a vizsgálat a következő nap után kapott egy hívást az IRS.
Annak megállapítása érdekében, egy vizsgálóbizottságot, és a cselekmény hiányzó dokumentumokat dokumentált indoklást. És addig kér egy másolatot az ügyfél értékpapír.
De nem kizárt, hogy a kereskedelmi partnerek nem lesz képes, hogy az Ön számára a dokumentumokat. Például, a szervezet már nem létezik, ami azt jelenti, hogy a dokumentumok nem kér senki.
Ebben az esetben, akkor sajnos nem lesz képes megerősíteni a könyvelési adatokat. Ez biztosan vezet adókivetés.
Iratmegsemmisítésben törvény
Előbb vagy utóbb meg kell semmisítenie a dokumentumot. Ez nem csak azokra értékpapír, amely korlátlan ideig tárolható. Lássuk, hogyan kell rendezni a megsemmisítését a szabályokat, amelyek által biztosított a jelenlegi szabályozás.
Ehhez hozzon létre egy külön törvény, amely elfogadja a szervezet vezetője (lásd alábbi mintában - .. Megjegyzés Ed ..). A cselekmény a megsemmisülés feltétlenül részletesen festeni részleteit papírokat.
Mi papírok feltételezzük, hogy homogén, a cég a jogot, hogy döntsön saját. Például, lehet, hogy a dokumentumokat az azonos nevet.
Mappák dokumentumokat meg kell semmisíteni, meg kell átadni a feldolgozás (recycling) egy erre szakosodott cég. Alkalmazza az átadása a számla vagy aktus. Ez adja meg az átadás időpontjától, a dokumentumok száma és súlya.
Töltés és eltávolítását, újrahasznosításra szánt papír szükségszerűen ellenőrizni tisztviselő biztosítja a megőrzése a dokumentumokat a szervezet.
A gyakorlatban azonban a vállalatok gyakran alkalmasak a megsemmisítése dokumentumok könnyebb. Ez azt jelenti, használjon egy iratmegsemmisítő, égetni őket, vagy egyszerűen eldobjuk.
De légy óvatos, itt: a jogosulatlan égő - sérti a környezetvédelmi jogszabályokat. Dobja felesleges dokumentáció is kockázatos.
Például szerint az Mt. a munkáltató köteles biztosítani a munkavállalók védelmének a személyes adatok. Ezen túlmenően, az üzleti papír is érdekes lehet a versenytársak.
Irina Mamina - főigazgatója LLC "Audit-Consulting Partner Mamina" ekspertzhurnala "Szeminárium könyvelők"