Excel 2018 optimalizálja a méret a táblázat, a helyszínen a buhgalterіv költségvetési SET
Hadd kezdjem egy idézet egy levelet az egyik olvasónk, amely a következőképpen szól: „Kedves alkalmazottai„B K »! Mint a legtöbb kollégám, azt használja az MS Excel programmal. Nemrégiben biztonsági másolatok készítése a dokumentumok, észrevettem, hogy egyes fájlok jönnek foglalnak sok helyet. Azaz, kezdetben, azok mennyisége kicsi volt, de idővel, valamilyen oknál fogva, nőtt többször is! Mondd, mi okozta ezt a növekedés és hogyan térjen vissza a méret a MS Excel táblázatkezelő a normális? Mit tudsz mondani erről? Modern technológia, persze, nem ugyanaz, mint tíz évvel ezelőtt. Az összeg a memória, merevlemez kapacitás, sebesség - az előrehaladás ezen a téren nem teheti meg, hogy hatni. De lehet, hogy mivel lehet, mindezeket a forrásokat tudatosan kell felhasználni. És mindenekelőtt - annak biztosítása, hogy képviselje az adatokat, és hogy van-e valami bennük túl sok. Ez különösen fontos egy könyvelő, amely tárolja a rengeteg dokumentum MS Excel formátumban. Hogyan működik a dokumentumot, hogy megakadályozzák ésszerűtlen térfogatának növekedését - lesz szó ebben a cikkben.
Növekedésének okai a fájlok vannak beágyazva egy belső reprezentációja MS Excel dokumentum formátum. Önmagában ez a titokzatos formában. Részletek, hogy fontolja meg, mi, természetesen, nem - nem ez a feladata a számviteli. De a gyakorlati módszerek csökkenése MS Excel fájlokat, azt javasoljuk, hogy lakjanak. A legtöbb esetben ezek a technikák nem csak csökkenti a megszállt terület Excel dokumentumok, hanem, hogy gyorsítsák fel feldolgozásra. És ez - egy fontos tényező, ha dolgozik a nagy adatbázisok, amelyek a számviteli gyakorlatban minden lépésnél. Kezdjük közvetlenül egy táblázatba.
optimalizálása munkalap
1. válás végén a táblázat. Nyomja kombinációja «Ctrl + ↓» (mozog a végén a munkalap). A szabványos MS Excel formátum string száma 65536.
2. Minden sejtvonalak változnak a formátumot. Például válassza ki a cellát, sárga háttérrel.
3. Mentse el a dokumentumot, és nézd meg a lemez tartalmát. fájl mérete nőtt, most 445 KB. Úgy tűnik, hogy egy kicsit. Azonban a növekedés mintegy 21%.
4. Vegye ki a formázást, majd mentse a fájlt. A kötet a dokumentum nem változott - még mindig nagyobb, mint az eredeti.
Fontos! Amikor ment egy Excel fájl tárolja a nem csak igazán töltött sejtek, hanem a korábban használt tartományban. Amikor a tisztítás Excel sejtek nem zárja ki őket ebből a tartományból, és tárolja a fájl több adatot, mint amennyi a dokumentumban valójában.
A probléma megoldására nagyon egyszerű.
Tipp távolítson el minden felesleges (beleértve - üres) sorok és oszlopok jobbra és alatta az asztal, és mentse el újra a dokumentumot. A táblázat kisebb lesz.
1. Válassza ki a blokk sejtek.
2. A film "Home" (ábra. 2), kattintson a "Törlés".
put értékek
ahelyett, hogy a képletek
A másik fontos tényező csökkentése a dokumentum helyett a képleteket az értéküket. Természetesen ez a módszer nem mindig lehetséges. Azonban a valóságban gyakran a helyzet, amikor egy bizonyos ponton a képlet a táblázatban már nincs szükség. De vannak tárolva a dokumentumot. És ne vegyen fel túl sok helyet, hanem lassítja a feldolgozás az asztalra. Ahhoz, hogy megszabaduljon a felesleges képletek, ezt:
1. Jelölje ki a részét a táblázat, ahol lehetőség van, hogy távolítsa el a képlet.
2. Másolja a vágólapra (kombinált «Ctrl + C»).
3. még ki, kattintson a legördülő menü ikon „beillesztés” főmenüben. menü jelenik meg, amint az ábra. 3.
5. Jelölje be a „Beszúrás” ebbe az ablakba az „értékeket”.
6. Kattintson az "OK".
Az összetett táblázatokat akár belegabalyodhatnak lágy könyvelő. Nem is beszélve a helyzeteket, amikor a dokumentum fejleszt egy személy, és használja azt, hogy több. Ezért egy jó munkát stílusban Excel, hogy jegyzeteket a nem egyértelmű a dokumentum egyes részei. Itt is, mint a mondás tartja, minden jó mértékkel. Extra jegyzeteket is sor kerülhet anélkül, hogy az asztal kisebb lesz. Jegyzet törléséhez tegye a következőket:
1. Nyissa meg a dokumentumot tartalmazó cellák egy megjegyzés.
2. Most kattintson a cella jobb gombbal nyissa meg a helyi menüt, ábrán látható. 5.
3. Ebből a menüből válassza ki a „Törlés a jegyzetet.”
méretének csökkentése a
Kimutatás
Összefoglaló táblázatok - az egyik leggyakoribb oka az egyre növekvő méretű fájl MS Excel. Itt a helyzet. Amikor létrehoz egy pivot táblát Excel létrehoz egy külön adatbázisban (úgynevezett „belső cache” vagy „cache Kimutatás”), és tárolja azt a dokumentumot. Tény, hogy a belső gyorsítótár - kialakítására szolgáló alakos zárójelentések a változatos szerkezetű. Ez tárolja információ a rendelkezésre álló mezőket a forrás adatbázis, lehetséges kapcsolatait, részeredmények és egyéb kiszámított tagjai. A fő előnye dolgozik a cache - egy nagy teljesítményű. Amikor beállítja a szerkezete Excel összefoglaló jelentés nem minden a munka a semmiből - a legtöbb információt tart a gyorsítótárból a kész termék. De ez még nem minden. A számviteli gyakorlatban gyakran alkotott több összefoglaló táblázatok ugyanabból a forrásból adatokat. Egy ilyen helyzetben biztosítja a lehetőséget, hogy ugyanazt a cache minden új tábla. Ez nagyon kényelmes. Például az Excel pivot tábla frissítés automatikusan frissíti az összes jelentést épülnek egyetlen cache. Ezen túlmenően, a használata a közös munka alapja jelentősen csökkenti a papír mennyiségét.
A munka azonban a cache megvannak a maga hátrányai. Az a tény, hogy a cache mérete meghaladhatja a hangerőt a jelentés, és egy párszor! És ez vezet megugrott a dokumentumot. Ugyanakkor, a hatalom a modern PC lehetővé teszi, hogy számolni a konszolidált beszámolóban a több tízezer rekordok másodpercek kérdése. Ahhoz, hogy a nyereség felhasználásának cache teljesítmény szempontjából viszonylag kicsi. Ezért sok esetben van értelme, hogy kilépjen dolgozik a cache, és ezáltal csökkenti a dokumentum méretét. Lássuk, mit tehetünk, hogy ne mentse a cache egy összefoglaló táblázatban. Tegye ezt:
1. Nyissa meg a dokumentumot, hogy legyen bármilyen sejt az összefoglaló jelentést.
2. Kattintson a jobb egérgombbal a helyi menü megnyitásához, ábrán látható. 6.
3. Ebben a menüben válassza ki az elemet „Table Options ...”. Nyitható ablak, ábrán látható. 7.
4. Az viszont a fül „Data” és disable zászló „megőrizni az eredeti adatokat a fájlt.”
5. Kattintson az "OK".
Minden most a dokumentum tárolásra kerül csak összefoglaló jelentést. Néhány szó a hatékonyságát ezzel a módszerrel. Az adatbázis ábrán látható. 1, építettem egy összevont végrehajtásáról szóló jelentést az áruk mennyisége a dátumokat. Azaz, egy jelentésben bemutatott három területen: a végrehajtás időpontját, a termék nevét és az összeget. A dokumentum egy összefoglaló táblázatot vett 1489 KB. Miután átépítették a jelentést, és távolítsa el a cache, a dokumentum csökken 982 KB. Ebben az esetben csak egy táblázatot mentjük mintegy 35% -a az összes dokumentumot. A jó eredmény.
Apropó optimalizálás összefoglaló jelentés, szeretném felhívni a figyelmet, hogy ezen a ponton. Fontos szerepet játszott ebben a kérdésben, ahogy a régió szerepel az eredeti adatokat a jelentésben. Például, az alapja ábra. 1 tudok pontosan a részét a munkalap amely forma egy összefoglaló táblázatot. Például, lehet, hogy egy blokk «A1: G5001» (emlékeztetnek arra, hogy 5000-ben hagytam a bázis rekordok, plusz egy sort a cím). De ebben az esetben, ha bejegyzéseket a fő bázis, akkor nem esnek egy összefoglaló jelentést. És ez - egy nyilvánvaló mínusz. Másrészt, ebben a megközelítésben, van is egy pozitívum: az összefoglaló táblázatban kis helyen elfér. A gyakorlatban legtöbbször hogy másként - mint a kiindulási pont az adatok területén a hangszórókat. Például, a bázis ábrán. 1 lehet az oszlop «A: G». Így jött, amikor új sort a táblázatba akkor automatikusan tegye az összefoglaló jelentést. Ebben az esetben az összesítő táblázatban felveszi sokkal több helyet.
És az utolsó pont tekintetében az összefoglaló jelentéseket. Szeretnék visszatérni a témára, amikor egy munkafüzet több összefoglaló táblázatokat és ezek mind épül ugyanazokat a bemeneti adatokat. Ebben az esetben, megadhatja, hogy az összefoglaló táblázatokat (kivéve az első) alapulnak meglévő gyorsítótárat. Ehhez az első lépés a varázsló telepíteni a kapcsoló táblák „Hozzon létre egy táblázatot az adatok alapján, amelyek:” a „másik pivot tábla vagy pivot táblázat” (7. ábra). És akkor MS Excel csak gyorsítótár egy asztal, és más olyan összefoglaló jelentések egyszerűen ezt a gyorsítótárat használja. A nagy számú táblázatok helytakarékosság lehet igazán hatalmas.
Fontos! Fogadása megosztott cache csak akkor használható egy csoportja összefoglaló táblázatok alapján szerkesztett közös forrás adatokat.
Kapcsold ki a gyorsítótárat minden jelentést egy ilyen csoport, az Excel automatikusan kikapcsolja ezt az opciót az összes többi táblázat.
1. Kattintson gyorselérésieszköztár jobb gombbal.
2. A helyi menüben válassza a „megszokott gyorselérésieszköztár ...” (8.). «Az Excel beállításai” ablak, ábrán látható. 9.
3. Kapcsolja „Választható parancsok:” beállítása „Minden csapatnak.”
4. kiemeli a eleme a „Master of összefoglaló táblázatok és diagramok” a parancs listát.
5. Kattintson az "Add >>" (9.).
6. Kattintson az „OK” az ablakon „Excel beállításai”.
ikonra, hogy megjelenjen a Kimutatás varázsló jelenik meg gyorselérésieszköztár.
1. Nyissa meg a dokumentumot, menjen a listán, amelyek a rajzokat.
2. Kattintson az egér kiemelése képet. A főmenüben a program lesz egy további lehetőség a „Kép Tools”, és a szalag jelenik meg, mint az ábrán. 10.
3. A „Change”, kattintson a „Compress képek”. Egy ablak nyílik „tömörítése Képek”, ábrán látható. 11.
5. Ha egy dokumentum több képet tartalmaz, vegye ki a négyzetet „Alkalmazás ez a szám.”
6. Kapcsolja be a négyzetet a „Törlés képen terület rajzokat.” Ebben az esetben minden a kép egy része nem látható a képernyőn, törlődik.
7. Kattintson az "OK" a dobozban "Compress Pictures".
Távolítsuk el a megnevezett tartományok
1. Nyissa meg a dokumentumot, nyomja meg a billentyűkombináció «Ctrl + F3». Egy ablak nyílik „Name Manager”.
2. Ebben az ablakban válassza ki a törölni kívánt elemeket, majd kattintson a „Törlés” gombra.
disable magazin
változás
Önmagában ez a funkció nagyon hasznos, mert ebben az esetben állítsa, és tekintse meg a dokumentumot lehet néhány ember egy időben. Ugyanakkor megosztása okozhat jelentős növekedése a táblázatban. A tény az, hogy a fájlok az általános hozzáférés Excel emlékszik az egész történelem dokumentum változások: ki, mikor és hogyan állítsuk be a sejtek a munkafüzetet. Alapértelmezés szerint ezt az információt tárolja 30 napig. Ezért, ha együttműködik a táblázat térfogata gyorsan növekszik. Az én gyakorlatban például ez volt a tábla körülbelül 8 MB, ami pár héttel nőtt körülbelül 240 MB méretű!
Tipp Ne használjon közös a dokumentumhoz való hozzáférést anélkül kifejezett szükségességét.
Ha megosztási van még szükség, és nem lehet törölni, csökkenti a napok számát tartani az adatokat a naplóban a változások történetében. Foglalkozni a megosztási beállításokat, ezt:
2. A „Control iratbetekintési” letiltja a négyzetet „Hagyjuk változtatni a fájl több felhasználó egyidejűleg ...” (12.). Így kikapcsolja a nyilvános hozzáférést a dokumentumot. Magazine Excel módosítások nem vezetnek. A kötet a dokumentum kevesebb lesz.
Ahhoz, hogy korlátozza a bejegyzések száma, a változás napló, ezt:
2. lépés a lap „Részletek”, és csökkenti a napok számát, hogy a történelem változásainak (12.).
Távolítsuk el a makrók és formák
Egy másik módja, hogy csökkentse a méretét a munkafüzet - távolítsa el a felesleges makrók és formák (!). Felmerül a kérdés: honnan jönnek? Ennek számos oka lehet. A leggyakoribb - létrehozását egy munkafüzetet meglévő sablon vagy dokumentum hol voltak ugyanezek makrók és formák. Mert a munka, akkor teljesen felesleges, azt javaslom, hogy részben ez az „ajándék” megbánás nélkül. Minél több, hogy minden makro - ez egy további forrása a vírus ellen. Ahhoz, hogy távolítsa el a felesleges makrók és formák, használja:
2. nyomja meg a «View → Project Explorer» a főmenüben. Nyílt «Project Explorer» ablak egy listát az összes modul és formák, amelyek léteznek a munkafüzetet.
3. Kattintson a modult vagy képeznek az eltávolítani kívánt.
válassza «Eltávolítás» 4. A helyi menüből.
5. A javaslat exportálni a szöveget modul egy külön fájlban, válassza «No».
1. Nyissa meg a dokumentumot.
2. A „Fájl” menüben válassza a „Mentés másként ...”. Ez megnyitja az Explorer ablakot.
3. Ebben az ablakban kattintson a lehetőséget „fájltípus” opciót, és válassza ki a „Excel Book (* xlsx)» (dokumentum támogatása nélkül makrók).
4. Mentse el a dokumentumot. Mindent! Makrók és formák egy munkafüzetet „meghalni” automatikusan.
Másik lehetőség, hogy tiltsa le a makrókat, amikor a fájl betöltése és újra mentse a dokumentumot.
- «* .xlsm» - egy kibővített változata a formátum «* .xlsx» tárolni a makró;
- «* .xlsb» - egy bináris módon mutatja a dokumentumot. Ez a formátum egy minimális méretű fájlt maximális sebességgel az adatokhoz való hozzáférés. Az egyetlen hátránya, «* .xlsb» formátumban - az inkompatibilitás más alkalmazásokkal. Bár, ha jobban belegondolunk, és mindig szüksége van erre a kompatibilitás? Tehát nyugodtan használja táblázatos formában szerepel a munkájukat, és a dokumentumok mennyisége a számítógépen jelentősen csökken.
ZBEREGTI sobi ON STORINKU